Wat is IFTA en hoe werkt IFTA-rapportage?

Het indienen van brandstofbelastingen kan een vervelende klus zijn, maar de International Fuel Tax Agreement (IFTA) vereenvoudigt dat proces. Het is een overeenkomst tussen de 48 aaneengesloten Amerikaanse staten en alle 10 Canadese provincies die het proces van brandstofrapportage stroomlijnt voor vervoerders, vrachtwagens en voertuigen die in meerdere rechtsgebieden actief zijn.

IFTA werd in 1983 opgericht en vereenvoudigt het proces van het innen en verdelen van brandstofbelastingen tussen deelnemende rechtsgebieden.

In dit artikel gaan we dieper in op de details van IFTA en hoe u het proces van het maken van IFTA-rapporten kunt automatiseren met fleetmanagementsoftware zoals CalAmp.

Korte geschiedenis van IFTA

Vóór IFTA moesten vrachtwagenchauffeurs een aparte brandstofvergunning uitgeven voor elke staat of provincie waar ze naartoe reisden. Dus wanneer ze een nieuw rechtsgebied in de VS of Canada binnenkwamen, moesten ze stoppen om een ​​brandstofbelastingvergunning te krijgen.

Elke staat of provincie had zijn eigen procedures, rapportagerichtlijnen, indieningsdata en beleid. Dit zou het proces van het indienen van brandstofbelastingen ingewikkeld maken en vrachtwagenchauffeurs zouden vaak veel tijd verspillen aan al het papierwerk. Bovendien waren er verschillende nalevingsproblemen omdat elke jurisdictie zijn eigen regelgeving had.

IFTA is opgericht om dit proces makkelijker te maken. Chauffeurs hoefden niet langer zoveel stops te maken en dit loste ook de verwarring rondom compliance issues op.

Nu moeten alle Amerikaanse en Canadese vrachtwagenbedrijven zich registreren bij IFTA. Zodra ze hun licentie hebben ontvangen, moeten ze een set stickers van de relevante autoriteit op elke kant van hun voertuig plakken. De licentie staat vrachtwagens toe om vrij te rijden binnen de VS en Canada.

Hoe werkt IFTA?

Volgens de IFTA-wetgeving zijn motorvervoerders verplicht zich te registreren en een IFTA-vergunning te verkrijgen van hun basisjurisdictie . De basisstaat of -provincie is de staat of provincie waar uw voertuig en bedrijf geregistreerd staan.

Als u voertuigen in meer dan één staat of provincie hebt, kunt u contact opnemen met het relevante lokale kantoor. Als u het niet zeker weet, kunt u zoeken naar "IFTA [jurisdictienaam] aanvraag" en de resultaten doorlezen.

U moet ervoor zorgen dat uw voertuig voldoet aan de registratievereisten (we noemen ze hieronder).

Zodra u zeker weet dat uw voertuig voldoet aan de opgegeven vereisten, is het tijd om een ​​licentie aan te vragen. Als u zich registreert voor meerdere voertuigen, heeft elk voertuig een aparte aanvraag nodig. De meeste aanvragen gebeuren online.

Bij uw aanvraag dient u de volgende gegevens bij de hand te hebben:

• Burgerservicenummer
• Federaal werkgeversidentificatienummer (FEI) voor bedrijfseenheden
• Kentekenplaatnummer (het voertuig moet een goedgekeurde kentekenplaat van het International Registration Plan hebben, of een toegewezen kentekenplaat die in alle staten en Canadese provincies wordt geaccepteerd)
• Nummer van het Amerikaanse ministerie van Transport (USDOT) (waarmee u toestemming krijgt om passagiers of vracht te vervoeren voor interstatelijke handel)
• Bewijs van legaal verblijf

Het is verplicht om uw licenties elk jaar te vernieuwen. IFTA stuurt u herinneringen en formulieren voor vernieuwing. Met de licentie kunt u in alle aangesloten jurisdicties opereren en hun brandstofverbruik en kilometerstand voor elke jurisdictie rapporteren.

Voor brandstofbelastingrapportage moeten bedrijven elk kwartaal rapporten indienen. U moet belasting betalen voor alle gekwalificeerde voertuigen. Vrachtwagenchauffeurs moeten belasting betalen, zelfs als het gekwalificeerde voertuig dat kwartaal niet in gebruik was.

Motortransporteurs moeten gedetailleerde en nauwkeurige gegevens bijhouden van hun gekochte gallons en gereden kilometers voor elk voertuig. Deze informatie bepaalt of u belasting verschuldigd bent of dat u moet worden terugbetaald. Het IFTA-kantoor in uw thuisstaat verstrekt de schuld of de terugbetaling.

Zo kunt u het totale aantal kilometers en het totale brandstofverbruik berekenen:

Totaal aantal kilometers: Het totaal aantal kilometers dat elk gekwalificeerd voertuig heeft afgelegd gedurende de rapportageperiode.

Totaal aantal gallons of liters: Het totaal aantal gallons of liters brandstof dat u in de brandstoftank van elk in aanmerking komend voertuig hebt getankt gedurende de rapportageperiode.

Het is belangrijk dat u de brandstofbonnen en facturen bewaart. Het aankoopbewijs vereist details zoals het aantal gekochte gallons, de aankoopdatum, het type gekochte brandstof, de prijs per gallon, de naam en het adres van de verkoper en de naam van de koper.

Tot slot moet u ook gegevens over uw voertuig invoeren, zoals het vrachtwagennummer, de naam van het wagenpark, het brandstoftype, het bruto voertuigtype, het merk, het model en ritrapporten.

Voor de reisverslagen zijn de volgende gegevens vereist:

• Begin- en einddatum van uw reis
• Reisherkomst en bestemming
• Totale afstand
• Afgelegde afstand per rechtsgebied
• Reisroutes
• Begin- en eindstand kilometerteller
• Naam van de registrant
• Voertuigidentificatienummer en vlootnummer

Kwalificatie voor IFTA-licentie

Als u een gekwalificeerd motorvoertuig bestuurt in een staat of provincie die lid is van de IFTA-overeenkomst, komt u in aanmerking voor een IFTA-licentie.

Een motorvoertuig wordt als gekwalificeerd beschouwd als het:

• Heeft drie of meer assen; of
• Heeft twee assen en een bruto voertuiggewicht van meer dan 26,000 pond of 11,797 kilogram; of
• Weegt 26,000 pond of 11,797 kilogram in combinatie met motorvoertuigen.

Als u een voertuig uitsluitend voor persoonlijke doeleinden gebruikt (bijvoorbeeld een pick-up met een camper), dan komen deze voertuigen niet in aanmerking voor een IFTA-rijbewijs.

Daarnaast moet u binnen de reikwijdte van IFTA functioneren, fysiek aanwezig zijn in hun basisrechtsgebied, uw gekwalificeerde motorvoertuigen registreren, een minimale afstand afleggen in elk lidrechtsgebied tijdens de rapportageperiode en een gedetailleerde registratie bijhouden van brandstofaankopen.

Zodra uw IFTA-licentieaanvraag is geaccepteerd en verwerkt, ontvangt u twee IFTA-stickers van de IFTA-autoriteit van uw staat of provincie.

Dit geldt voor elk voertuig met een kenteken voor het huidige jaar. U dient ze aan beide kanten van uw kentekenplaathouder te plakken.

Voordelen van registratie voor IFTA

Interstate motorvoertuigen die in twee of meer lidstaten of provincies opereren, kunnen profiteren van de vele voordelen van IFTA. Bijvoorbeeld:

• U moet één IFTA-lidstaat of -provincie selecteren als 'basisjurisdictie' en niet met meerdere locaties werken.
• U hoeft slechts één belastingaangifte per kwartaal in te dienen bij de geselecteerde basisjurisdictie, waarin u uw brandstofverbruik en kilometerstand voor alle IFTA-lidstaten en -provincies vermeldt.
• Als u over meerdere in aanmerking komende voertuigen beschikt, ontvangt u één brandstofaccijnsvergunning voor al deze voertuigen, waarmee u in alle IFTA-rechtsgebieden kunt reizen.
• U hoeft alleen door uw thuisbasisrechtsgebied controles uit te voeren op uw brandstofbelastinggegevens.

Plaatsen waar IFTA-referenties geldig zijn

Je vindt hier een lijst van alle staten en provincies die lid zijn van IFTA . De meeste Canadese provincies en Amerikaanse staten staan ​​op de lijst. Hier is echter een lijst van rechtsgebieden waar IFTA niet van toepassing is:

• Canada: Noordwestelijke Territoria, Nunavit en Yukon Territorium
• Verenigde Staten: Alaska, Hawaï en het District of Columbia
• Mexico: alle staten en het Federaal District

U dient contact op te nemen met de bevoegde autoriteiten in hun rechtsgebied voor het opgeven van brandstofbelastingen als u naar locaties wilt reizen waar IFTA niet wordt geaccepteerd.

Belastingen en soorten brandstoffen

IFTA is alleen van toepassing op brandstofbelastingen en omvat geen kilometerbelastingen, wegenbelastingen of andere belastingen die specifiek zijn voor een bepaald rechtsgebied.

In de overeenkomst over brandstofbelasting staat ook dat u uw belastinggegevens minimaal vier jaar moet bewaren, zodat accountants deze kunnen inzien.

U hoeft bij uw aanvraag geen waarborgsom te storten, maar u kunt later wel een waarborgsom aanvragen als:

• U heeft het indienen van uw brandstofbelastingaangifte uitgesteld
• Er is een probleem met de belastingaangifte bij een audit

U moet rapporteren over alle brandstoffen die u gebruikt, maar rapportage kan per rechtsgebied verschillen. Enkele soorten brandstoffen waarover u kunt rapporteren zijn:

• Vloeibaar aardgas (LNG)
• Vloeibaar petroleumgas (LPG) of propaan
• Dimethylether-vloeibaar petroleumgasmengsel (DME-LPG-mengsel)
• Kerosine, kachelolie of destillaat
• Gecomprimeerd aardgas (CNG)
• Dimethylether (DME)
• Alcoholbrandstoffen (d.w.z. ethanol en methanol)
• Gemengde alcoholbrandstoffen met maximaal 15% benzine of dieselbrandstof

Voor wagenparkeigenaren met een opslagfaciliteit voor bulkbrandstof, kunt u een belastingkrediet krijgen voor betaalde belasting op opgenomen brandstof. U moet echter de volgende informatie en documenten bij u hebben:

• Brandstoftype
• Datum van intrekking
• Gallons of liters opgenomen
• Eenheidsnummer van het voertuig waarin de brandstof is getankt
• Aankoopfacturen en voorraadgegevens als bewijs dat er belasting is betaald over uw bulkbrandstofaankopen

Wanneer zijn de IFTA-rapportageperiodes?

De rapportageperiode voor IFTA is als volgt:

• Voor de Januari maart rapportageperiode is de vervaldatum April 30
• Voor de April-juni rapportageperiode is de vervaldatum Juli 31
• Voor de Juli-september rapportageperiode is de vervaldatum Oktober 31
• Voor de Oktober-december rapportageperiode is de vervaldatum Januari 31

IFTA-rapporten worden per kwartaal ingediend. Als u de aangiften online invult, moet het verschuldigde bedrag vóór 12 uur (middernacht) op de vervaldatum worden betaald om als tijdig te worden beschouwd. U ontvangt een bevestiging zodra u de aangifte indient.

De uiterste betaaldatum wordt verlengd tot de eerstvolgende dag als de uiterste betaaldatum in het weekend of op een nationale feestdag valt.

Als u de belasting te laat betaalt, de belasting niet indient of te weinig betaalt, wordt u een boete van $ 50 of tien procent van het nettobelastingbedrag aangerekend, afhankelijk van welk bedrag het hoogst is.

Bij te late betaling van belastingen wordt er ook rente in rekening gebracht . Deze rente wordt berekend vanaf de vervaldatum van de belasting tot de betaling, voor elke maand of gedeelte van een maand.

Intrekking van IFTA-licentie

Staats- en provincie-instanties kunnen uw IFTA-licentie intrekken als u:

• Volg de bepalingen van IFTA en de belastingwetten en -regelgeving van de afzonderlijke staten en provincies
• Dien een kwartaalaangifte voor brandstofbelasting in
• Betaal de verschuldigde belastingen aan alle aangesloten rechtsgebieden
• Betaal het verschuldigde bedrag op een auditfactuur of vraag binnen de vastgestelde termijn geen heroverweging aan
• Interstate reizen

Fouten te vermijden

Om ervoor te zorgen dat u de IFTA-rapportage goed bijhoudt, zijn hier een paar dingen waar u op moet letten, zodat u geen boetes krijgt.

1. Dien uw belastingaangifte op tijd en elk kwartaal in.
2. Vergeet niet om persoonlijke kilometers te registreren. Als u deze niet hebt opgeslagen, kunnen er fouten in uw berekeningen zitten die kunnen leiden tot discrepanties die kunnen leiden tot een audit.
3. Bereken brandstof en kilometers correct om controles en boetes te voorkomen.
4. Ook als u niet in een bepaald kwartaal actief bent, bent u verplicht een IFTA-rapport in te dienen.
5. Controleer of uw kilometerteller nauwkeurige metingen geeft. Foutieve kilometerstandgegevens kunnen uw belastingberekeningen verstoren.

Audits

Jaarlijks wordt 3% van de vergunninghouders gecontroleerd, zelfs als u alle richtlijnen perfect naleeft.

De melding van een audit komt via de post of een telefoontje van de belastingdienst van uw basisstaat. Uw bedrijf wordt ten minste 30 dagen van tevoren op de hoogte gesteld van de audit en u ontvangt ook richtlijnen over de tijd en datum van de audit en de soorten documenten die gereed moeten worden gehouden voor de audit.

De auditor die aan uw bedrijf is toegewezen, kan ook contact opnemen met een vertegenwoordiger om de activiteiten van uw bedrijf, auditprocedures, de reikwijdte van de audit en het brandstofboekhoudsysteem te bespreken.

Controles kunnen leiden tot forse boetes en intrekking van rijbewijzen als er sprake is van onjuiste gegevens of te late belastingaangiftes.

De kans op fouten kan afnemen als u een telematica-oplossing gebruikt. Laten we eens kijken wat telematica is en hoe het kan helpen bij IFTA-rapportage.

Telematica en ELD's voor IFTA-rapportage en -naleving

Elektronische logboekapparaten (ELD's) en software voor wagenparkbeheer kunnen helpen bij het oplossen van nalevingsproblemen. Zo werkt het.

Fleetmanagementsystemen gebruiken telematica om gegevens zoals GPS-locatie, snelheid, brandstofverbruik en motorprestaties van voertuigen te verzamelen.

Deze systemen bieden ook Electronic Logging Devices (ELD's) die in commerciële voertuigen worden geïnstalleerd en automatisch de motoruren, rijtijd, brandstofverbruik, kilometerstand en andere gegevens registreren die nodig zijn om te voldoen aan federale wetten. Dit beperkt fouten tot een minimum en vereenvoudigt het rapportageproces.

CalAmp ELD helpt bij geautomatiseerde IFTA-rapportage en zorgt voor volledige naleving van de Amerikaanse, Canadese Schedule 1-, Ontario- en Quebec-regelgeving.

Onze ELD is een tablet die u op uw vrachtwagen of cabine kunt monteren. Hij maakt verbinding met de motor van het voertuig of met een telematica-apparaat dat gegevens importeert van de Engine Control Unit (ECU) van de vervoerder om automatisch gegevens te registreren. Vervolgens geeft hij deze informatie duidelijk weer aan de chauffeur of de wagenparkbeheerder.

Het heeft een volledig aanpasbare portal en is eenvoudig te navigeren. Met ELD kunt u eenvoudig gegevens over brandstofaankopen, brandstofverbruik en kilometerstand registreren en ervoor zorgen dat u op tijd belastingaangifte doet, dure boetes vermijdt en auditrisico's minimaliseert.

Bovendien kunt u al deze informatie in één rapport opnemen en hoeft u niet langer meerdere documenten te beheren.

Daarnaast beschikt CalAmp over de volgende kenmerken:

1. Realtime volgen: CalAmp biedt realtime-informatie over de locatie en status van voertuigen.
2. Onderhoudsplanningssysteem: Met deze functie worden regelmatige onderhoudstaken, zoals olieverversingen en bandencontroles, bijgehouden, zodat uw voertuig niet stilstaat.
3. Monitoren van rijgedrag: Vlootbeheerders kunnen het gedrag van bestuurders bijhouden, zoals hard remmen, accelereren, te hard rijden, te dicht op de voorganger rijden en zwenken. Zo kunnen managers verbeterpunten identificeren en de veiligheid van bestuurders en wagenparken verbeteren.
4. Brandstofbeheersysteem: CalAmp houdt het brandstofverbruik, de stationair draaiende tijd en het brandstofverbruik bij, waardoor u brandstofkosten kunt verlagen.
5. Geofencing: Met de Geofencing-functie kunt u virtuele geografische grenzen instellen. Wanneer voertuigen die grens binnengaan of verlaten, krijgt de wagenparkbeheerder een waarschuwing en kan hij de status van het wagenpark te allen tijde in de gaten houden.
6. integraties: CalAmp integreert met software van derden, zoals dispatch-oplossingen of tankkaarten om informatie te centraliseren.

Stroomlijn uw activiteiten en vereenvoudig IFTA-naleving

IFTA is nuttig voor chauffeurs en wagenparkbeheerders omdat:

• Het vermindert de administratieve last die gepaard gaat met het naleven van meerdere brandstofbelastingwetten in verschillende rechtsgebieden.
• Het bevordert fiscale eerlijkheid en uniformiteit.
• Het vereenvoudigt het IFTA-rapportageproces.
• Het helpt voertuigen hoge boetes, straffen en ingewikkelde juridische problemen te vermijden.

Het gebruik van fleetmanagementsoftware is een van de eenvoudigste manieren om uw IFTA-rapportageproces probleemloos te laten verlopen. Naast het genereren van IFTA-rapporten kan de software ook routes in realtime optimaliseren, onderhoudsschema's bewaken, waarschuwingen voor preventief onderhoud versturen en de vlootactiviteiten optimaliseren.

Om te ontdekken hoe CalAmp u kan helpen met de naleving van IFTA-regelgeving, kunt u een demo aanvragen.