Het beheren van één bedrijfsvoertuig is eenvoudig genoeg. Maar naarmate uw activiteiten uitbreiden en uw wagenpark groeit, ontstaan er nieuwe uitdagingen: optimale routes plannen, uw voertuigen onderhouden, voldoen aan nalevingsvereisten, etc.
Effectief beheer van uw wagenpark is essentieel voor het minimaliseren van operationele kosten en het maximaliseren van de productiviteit van chauffeurs. Maar hoe pakt u de uitdagingen van een groeiend wagenpark aan?
Hier komt wagenparkbeheersoftware om de hoek kijken.
Hieronder wordt gekeken naar wat fleet management software is, de kernfuncties die het biedt en hoe het uw bedrijf ten goede komt. We zullen ook kijken naar hoe u fleet management software kunt implementeren.
Wat is wagenparkbeheersoftware?
Fleet management software is een technologie waarmee bedrijven hun voertuigen en activa in realtime kunnen volgen. Hiermee kunt u uw vloot beheren, de efficiëntie ervan optimaliseren en de operationele en onderhoudskosten verlagen — allemaal vanuit één applicatie.
Vlootbeheersoftware is afhankelijk van telematica apparaten die de gegevens verzamelen, verwerken en verzenden via een cloudserver. Deze apparaten worden rechtstreeks aangesloten op de diagnostische poorten van een voertuig, die een stroom aan informatie leveren zoals:
- Voertuig locatie
- Voertuig snelheid
- brandstofverbruik
- Afgelegde tijd en afstand
- Stationair draaiende motor
- rijgedrag
Deze informatie wordt naar een cloudserver gestuurd en is toegankelijk via wagenparkbeheersoftware zoals CalAmp-vloottelematicaVlootbeheerders kunnen direct vanaf het dashboard on-demand rapporten genereren, historische trends bekijken en hun vloot in de gaten houden.
Algemene kenmerken van wagenparkbeheersoftware
Of u nu een handvol vrachtwagens of honderden bedrijfsvoertuigen in uw wagenpark hebt, goed wagenparkbeheer is een must. Maar proberen uw wagenpark te beheren met spreadsheets of papier is niet praktisch.
Hieronder staan enkele van de belangrijkste functies die software voor wagenparkbeheer biedt.
GPS-tracking
Global Positioning System (GPS) tracking is een van de kernfuncties van fleet management software. Deze systemen helpen u uw fleet te monitoren en uw assets in realtime te volgen.
In combinatie met telematica kunt u ook zaken bijhouden zoals voertuigsnelheid, motorprestaties, brandstofverbruik en meer. Deze inzichten kunnen u helpen uw activiteiten te stroomlijnen en de prestaties van chauffeurs te bewaken.
Routeplanning en optimalisatie
Of het nu gaat om het bezorgen van goederen of het ontmoeten van klanten, u wilt dat uw chauffeurs de meest efficiënte routes nemen. Anders brengen ze meer tijd op de weg door en verbruiken ze meer brandstof.
Een andere functie van fleet management software is de mogelijkheid om routes van tevoren te plannen en optimaliseren, rekening houdend met tankstops en pauzes. Routeoptimalisatie kan besparen op brandstofkosten en levertijden verbeteren.
Geofencing of regiobewaking
Geofencing is het proces van het creëren van virtuele grenzen. Hiermee kunt u de beweging van uw vloot tot specifieke regio's monitoren en beperken.
Met geofencing kunt u meldingen instellen wanneer bestuurders aangewezen gebieden betreden of verlaten. Handig, want u kunt uw klanten realtime updates geven. U kunt ook meldingen ontvangen als bestuurders zonder toestemming afwijken van aangewezen grenzen.
Onderhoudsplanning
Fleet management software bevat functies waarmee u op de hoogte blijft van regelmatig onderhoud, zoals olieverversingen, wieluitlijningen en meer. Het kan u ook herinneren wanneer bepaalde services nodig zijn op basis van motorgegevens zoals kilometerstand.
Door uw wagenpark in topconditie te houden, kunt u de uitvaltijd minimaliseren, de levensduur van uw apparatuur verlengen en de veiligheid van de chauffeurs verbeteren.
Gedetailleerde rapportage
Software voor wagenparkbeheer biedt een schat aan informatie die wagenparkbeheerders kunnen gebruiken om routes te plannen, de efficiëntie van het wagenpark te verbeteren en waardevolle activa te beschermen.
Deze omvatten:
- Gereden afstand
- Stationair draaiende motor
- Aantal haltes
- Gemiddelde tijd ter plaatse
- Snelheidsovertredingen
Met deze informatie kunnen wagenparkbeheerders stappen ondernemen om het gebruik van voertuigen te maximaliseren en de veiligheid van de bestuurder te verbeteren. Als ze bijvoorbeeld merken dat de motor te lang stationair draait, kunnen ze het belang van het uitschakelen van motoren benadrukken.
Voordelen van wagenparkbeheersoftware
Het beheren van een vloot kan een uitdaging zijn. Daarom vertrouwen steeds meer vlootbeheerders op vlootbeheersoftware om een holistischer beeld van hun vloot te krijgen.
Hieronder staan enkele van de belangrijkste voordelen van het implementeren van wagenparkbeheersoftware.
Verbeter de veiligheid van de bestuurder en bewaak de prestaties
De veiligheid van de bestuurder is van het grootste belang.
Fleet management software beschikt over telematica die in uw voertuigen is ingebouwd en die gegevens via onboard sensoren in realtime doorgeeft. Fleet managers kunnen gegevens zoals motortoerental, stationair draaien, locatie en andere belangrijke voertuigdiagnostische gegevens bewaken.
Agressief rijgedrag zoals te hard rijden en hard remmen kan de operationele kosten verhogen door kostbare lading te beschadigen, de kans op een ongeluk te vergroten en het aansprakelijkheidsrisico voor de wagenparkbeheerder te vergroten. Wagenparkbeheerders kunnen realtime waarschuwingen instellen voor dit soort gedrag.
Bovendien kunnen wagenparkbeheerders toegang krijgen tot feeds via dashboardvideocamera's om incidenten te beoordelen. Door rijgedrag te monitoren, kunt u stappen ondernemen om de veiligheid van de bestuurder te verbeteren. Voorbeelden hiervan zijn het updaten van uw training en het maken van programma's om veilig rijden te belonen.
Plan preventief onderhoud en verminder ongeplande uitvaltijd
Stilstand van een voertuig kan kosten van tussen de $ 488 tot $ 760 tot $ 760 per voertuig per dag, en dat is exclusief de kosten van reparaties. Preventief onderhoud uitvoeren kan ongeplande downtime tot een minimum beperken. Voorbeelden hiervan zijn het uitvoeren van regelmatige olieverversingen, het controleren van bougies en het vervangen van remblokken.
Natuurlijk is het bijhouden van routineonderhoud voor een groeiende vloot niet eenvoudig. Fleet management software zoals CalAmp Fleet Telematics helpt u kleine problemen te identificeren voordat ze uitgroeien tot grotere problemen.
Met CalAmp Fleet Telematics kunt u ook geplande herinneringen maken op basis van kilometerstand en gebruik. Dit helpt u om onderhoudsschema's voor te blijven, waardoor uw wagenpark efficiënt blijft draaien en uw chauffeurs veilig zijn.
Lager brandstofverbruik
Het ministerie van Energie schat dat zware vrachtwagens ongeveer 0.8 liter brandstof per uur wanneer hun motoren stationair draaien. De American Trucking Association schat dat stationair draaien de slijtage van de motor verdubbelt door een ophoping van koolstofresten, wat extra kost $2,000 per vrachtwagen per jaar voor onderhoud.
Fleet management software kan helpen het brandstofverbruik te verlagen. Een manier om dit te doen is door de stationair draaiende motortijd te monitoren. Fleet managers kunnen deze data gebruiken en helpen bij het vaststellen van best practices om onnodig stationair draaien van de motor te verminderen.
Handhaaf ELD-naleving
Sinds december 2017 moeten de meeste bedrijfsvoertuigen (CMV's) een elektronisch registratieapparaat (ELD) hebben geïnstalleerd volgens de Federal Motor Carrier Safety Administration van de Verenigde Staten (FMCSA).
Het mandaat is bedoeld om de veiligheid van de bestuurder te verbeteren en vermoeide bestuurders van de weg te houden. Voertuigbestuurders moeten hun Hours of Service (HOS) elektronisch registreren. De HOS-regel stelt dat vrachtwagenchauffeurs maximaal 11 uur mogen rijden in een dienst van 14 uur.
CalAmp is een partnerschap aangegaan met verzekerde telematica om een uitgebreide ELD-oplossing te leveren waarmee u aan de regelgeving kunt voldoen. De Apollo ELD van secured Telematics is goedgekeurd door de FMCSA en stelt chauffeurs in staat om eenvoudig hun HOS-logboeken te beheren, voertuiginspecties te rapporteren en meer.
Voorkom fraudegevallen
Een realiteit waar wagenparkbeheerders mee te maken hebben is fraude. Enkele voorbeelden zijn chauffeurs die tankpassen gebruiken voor persoonlijke uitgaven of zelfs bedrijfsmaterialen gebruiken voor nevenactiviteiten.
Vlootbeheersoftware gecombineerd met een trackingoplossing zoals CalAmp-tags houdt u overzicht op uw waardevolle bezittingen.
In een geval vermoedde een verwarmings- en airconditioningbedrijf dat werknemers Freon, gekocht door het bedrijf, gebruikten voor niet-zakelijke doeleinden. Dit kostte het bedrijf honderden dollars per week.
Met een CalAmp Tag bevestigd aan Freon-bussen en ingesteld om regelmatig scans uit te voeren, kon de eigenaar zijn vermoedens bevestigen. Lees hoe de HVAC-bedrijf gebruikte CalAmp Tags om bedrijfsmiddelen te traceren en fraude te voorkomen.
Als u deze belangrijke voordelen in gedachten houdt, is het duidelijk dat wagenparkbeheersoftware een positieve impact kan hebben op uw bedrijf.
Wie gebruikt wagenparkbeheersoftware?
Vrijwel elk bedrijf dat bedrijfsvoertuigen exploiteert, vertrouwt in zekere mate op fleetmanagement. Hier leest u hoe werknemers in verschillende sectoren fleetmanagementsoftware gebruiken om alles soepel te laten verlopen.
Wagenparkbeheerders
Vlootbeheerders houden toezicht op de vlootactiviteiten. Hun taken omvatten het plannen van voertuigonderhoud, het monitoren van het gedrag van de bestuurder en het bepalen hoeveel en welk type voertuigen er nodig zijn om efficiënt te kunnen werken.
Met software voor wagenparkbeheer krijgen wagenparkbeheerders realtime inzicht in hun gehele wagenpark, zodat ze slimmere en betere zakelijke beslissingen kunnen nemen.
Project managers
Projectmanagers zijn verantwoordelijk voor het op tijd en binnen budget opleveren van projecten. Een deel van hun verantwoordelijkheden omvat het plannen en organiseren van alle benodigde middelen.
Projectmanagers op een bouwplaats kunnen bijvoorbeeld software voor wagenparkbeheer gebruiken om ervoor te zorgen dat de apparatuur en het gereedschap op het juiste moment op de juiste plaats zijn.
Onderhoudsmanagers
Fleet maintenance managers zijn verantwoordelijk voor het coördineren van onderhoud en reparaties. Hun taak is om ongeplande downtime te minimaliseren en voertuigen in optimale conditie te houden.
Met wagenparkbeheersoftware kunnen onderhoudsmanagers de algemene 'gezondheid' van elk voertuig bewaken en waarschuwingen ontvangen wanneer bepaalde motorcodes worden geactiveerd.
Logistiek managers
Logistiek managers coördineren de opslag en distributie van goederen. Ze kunnen fleet management software gebruiken om real-time inzicht te krijgen in vracht en de supply chains van het bedrijf efficiënt te laten verlopen.
Veiligheidsmanagers
Veiligheidsmanagers spelen een cruciale rol in wagenparkbeheer. Met wagenparkbeheersoftware kunnen ze het gedrag van bestuurders monitoren, voertuigongelukken beoordelen en nieuw beleid opstellen om soortgelijke voorvallen te voorkomen.
Compliance-managers
Elk bedrijf dat een wagenpark exploiteert, moet voldoen aan de voorschriften van het Department of Transportation (DOT) en de FMCSA. Het niet naleven hiervan kan leiden tot zware boetes of uitdienststelling.
Compliancemanagers kunnen software voor wagenparkbeheer gebruiken om ervoor te zorgen dat chauffeurs hun HOS registreren en verifiëren of voertuigen de vereiste inspecties hebben ondergaan.
drivers
Uiteraard kunnen chauffeurs via een interface gebruikmaken van wagenparkbeheersoftware om toegang te krijgen tot klantgegevens, hun dagelijkse schema's bij te houden, handtekeningen te verzamelen en nog veel meer.
Dit zijn slechts enkele van de vele manieren waarop werknemers in uw organisatie fleet management software kunnen gebruiken. Andere voorbeelden zijn senior executives die key performance indicators bijhouden om verbeterpunten te identificeren.
Een stapsgewijze handleiding voor het implementeren van wagenparkbeheersoftware
Een efficiëntere vloot heeft uiteindelijk een positievere impact op uw bottom line. Maar u hebt de juiste tools nodig om uw activiteiten te beheren en te stroomlijnen.
Volg deze stappen om wagenparkbeheersoftware in uw organisatie te implementeren.
1. Zorg voor buy-in van het leiderschap
Het implementeren van wagenparkbeheersoftware is een enorme onderneming. Daarom is het belangrijk dat u de steun krijgt van de belangrijkste belanghebbenden.
De eerste stap om draagvlak te creëren, is het overwegen van de impact van de implementatie (bijvoorbeeld voor wagenparkbeheerders, technici, chauffeurs, enz.). Laat vervolgens zien hoe software voor wagenparkbeheer elke groep ten goede komt.
Als ongeplande downtime bijvoorbeeld voor hoofdpijn zorgt bij wagenparkbeheerders, kunt u laten zien hoe het gebruik van software hen kan helpen om op de hoogte te blijven van onderhoudsschema's. Geef gegevens en statistieken om ondersteuning te krijgen voor uw visie.
Zorg ervoor dat u ook feedback krijgt van belangrijke stakeholders. Uw team zal ontvankelijker zijn voor verandering als ze het gevoel hebben dat ze een rol spelen in de implementatie.
2. Definieer uw behoeften op het gebied van wagenparkbeheer
Voordat u op zoek gaat naar fleet management software, moet u bepalen wat uw behoeften zijn. Een goede plek om te beginnen is om eventuele problemen of uitdagingen op te schrijven waar uw team mee te maken heeft.
Veelvoorkomende uitdagingen voor wagenparkbeheerders zijn onder meer:
- Voertuigen in optimale conditie houden
- Beheersing van brandstof- en onderhoudskosten
- Beheren van leveringsschema's
- Informatie-overload vermijden
- Voldoen aan compliance-eisen
Het definiëren van uw fleet management behoeften zal u helpen de juiste oplossing te vinden. Het zal u ook helpen bepalen wat de belangrijkste features voor uw organisatie zijn.
3. Stel uw doelstellingen voor wagenparkbeheer vast
De volgende stap is het stellen van doelen voor de implementatie van fleet management software. Dit stelt u in staat om baselines vast te stellen en de voortgang te meten.
Enkele voorbeelden van doelen die u kunt stellen, zijn:
- Verbeter levertijden met x%
- Verminder het aantal verkeersincidenten met x%
- Verlaag brandstof- en bedrijfskosten met x%
- Verminder de gemiddelde tijd op de site met x%
Door deze statistieken voor en na te vergelijken, kunt u de impact van uw gekozen wagenparkbeheerplatform meten.
4. Kies software voor wagenparkbeheer
Het kiezen van de juiste fleet management software is niet eenvoudig, aangezien er geen tekort is aan opties. Hier zijn een aantal dingen om te overwegen om u te helpen uw keuzes te beperken:
- Kenmerken: Denk na over uw vlootbeheerbehoeften om te bepalen welke functies belangrijk voor u zijn. Als brandstofbeheer bijvoorbeeld een van uw topprioriteiten is, wilt u op zoek naar software die de stationaire tijd van de motor markeert en het brandstofverbruik bewaakt.
- Gebruiksgemak: Het doel van het gebruik van fleet management software is om uw activiteiten te stroomlijnen. De oplossing die u kiest, moet een intuïtieve interface hebben die uw hele team direct kan gebruiken met minimale training.
- schaalbaarheid: U hebt misschien maar een paar voertuigen in uw wagenpark, maar dat aantal kan snel groeien naarmate uw activiteiten zich uitbreiden. De beste software voor wagenparkbeheer kan moeiteloos meegroeien met uw behoeften.
- Installatie: Telematica-apparaten stellen u in staat om uw voertuigen te volgen met behulp van GPS. Een belangrijke overweging is echter hoe gemakkelijk (of moeilijk) het is om deze apparaten te installeren.
- Klantenondersteuning: Technische problemen kunnen onnodige vertragingen in uw activiteiten veroorzaken. Zorg ervoor dat u met een provider in zee gaat die uitstekende klantenservice biedt. Als u hulp nodig hebt, weet u dat u die kunt krijgen.
Stel een lijst samen met verschillende aanbieders en vergelijk elke optie met uw behoeftenlijst. Als een fleetmanagementoplossing niet een functie heeft die u nodig hebt, schrap deze dan van uw lijst. Overweeg om een softwareselectieteam samen te stellen om u te helpen met deze stap.
5. Maak een implementatieplan
Het is over het algemeen geen goed idee om grote veranderingen in één keer door te voeren. In plaats daarvan wilt u een implementatieplan maken dat het proces opsplitst in kleinere stappen. Dit zal uw team helpen om zich geleidelijk aan te passen aan de nieuwe veranderingen.
Nomineer een projectleider om toezicht te houden op de uitrol van uw implementatieplan. Deze persoon zal samenwerken met personen die toezicht houden op verschillende aspecten van uw vlootoperaties — onderhoud, naleving, etc. Ze zullen bijvoorbeeld samenwerken met vlootmanagers om ervoor te zorgen dat voertuigen klaar zijn voor installatie.
Zorg ervoor dat u met uw team communiceert terwijl u uw plan implementeert. Organisatorische veranderingen zijn 6.3 keer hebben meer kans op succes als leiders open zijn over de veranderingen die ze doorvoeren in de organisatie.
6. Onderwijs en train uw team
Of u nu voor het eerst aan de slag gaat met fleet management software of van oplossing verandert, zorg ervoor dat u voldoende training biedt. Het laatste wat u wilt, is dat uw chauffeurs in het veld zijn en niet begrijpen hoe bepaalde functies werken.
Houd trainingssessies op locatie om uw chauffeurs te helpen vertrouwd te raken met de fleet management software die u kiest en moedig vragen aan. Iedereen die het platform gaat gebruiken, zoals fleet managers en technici, zou ook training moeten krijgen.
Vergeet ten slotte niet dat training een doorlopend proces is. Als u wijzigingen aanbrengt in het wagenparkbeleid van uw bedrijf, laat uw team dan de relevante secties opnieuw doornemen.
Conclusie
Er bestaat geen twijfel over dat technologie uw activiteiten efficiënter kan maken. Met fleet management software kunt u de efficiëntie van chauffeurs verbeteren, ongeplande downtime verminderen en de levensduur van uw apparatuur verlengen.
CalAmp-vloottelematica Fleetmanagementsoftware biedt alles wat u nodig hebt om uw wagenpark te beheren: volg uw voertuigen en activa in realtime, genereer aangepaste rapporten, plan onderhoudswerkzaamheden en meer.
Vraag vandaag nog een demo aan om onze software voor wagenparkbeheer in actie te zien, of neem contact op met ons team als u op zoek bent naar iets specifiekers.