Of een wagenparkbeheerder nu 10 of 100 voertuigen beheert, hij of zij moet ervoor zorgen dat alle voertuigen op tijd zijn, de chauffeurs veilig zijn en er geen verlies, schade of diefstal plaatsvindt.
Handmatig vlootbeheer met behulp van Excel-spreadsheets en constante telefoontjes behoren tot het verleden. Vloottrackingsoftware is alomtegenwoordig, maar zelfs dan moeten operators en managers de juiste technologie en tools kiezen.
Als u een trackingsoftware kiest die te eenvoudig is, blijft u hangen aan de telefoon en moet u voortdurend contact opnemen met chauffeurs en personeel op de bouwplaats om er zeker van te zijn dat alles op tijd wordt afgerond.
Aan de andere kant kan een dynamisch GPS-vlootvolgsysteem managers en exploitanten helpen om de activiteiten van hun volledige vloot in realtime te volgen, analyseren en optimaliseren.
In dit artikel bespreken we wagenparkbeheer, wat het is, waarom u wagenparkbeheersoftware nodig hebt en welke functies deze software moet hebben.
Wat is wagenparkbeheer?
Fleet tracking is een systeem dat wordt gebruikt om fleetvoertuigen en activa, zoals chauffeurs, werknemers en apparatuur, te monitoren en beheren. Global Positioning System of GPS-tracking is de primaire methode die in dit systeem wordt gebruikt.
Andere termen die worden gebruikt om dit proces te beschrijven zijn Automatische Voertuiglocatie (AVL) en voertuigtracking.
Wagenparkbeheerders en bedrijfseigenaren gebruiken trackingsoftware, zoals de CalAmp Fleet Telematics-oplossing, om in realtime te zien waar elk voertuig zich bevindt, algemene voertuigstatistieken in te zien en te controleren hoe chauffeurs met hun voertuigen omgaan.
Geavanceerde GPS-software voor wagenparkbeheer kan uitgebreidere informatie bieden, zoals onderhoudsmeldingen, realtime kilometerstand en gebruik, en meldingen met betrekking tot de veiligheid van de bestuurder en het voertuig.
Waarom vlootvolgsoftware gebruiken?
Wagenparkbeheerders, veiligheidsmanagers, projectmanagers, onderhoudspersoneel en logistiek medewerkers waarderen allemaal een goede GPS-trackingtool voor wagenparkbeheer vanwege deze acht voordelen:
#1. Lagere onderhoudskosten en risico's op storingen
Fleetmanagementsoftware kan operators, bedrijfseigenaren en managers helpen onderhoudskosten te verlagen. Dit is hoe:
- Software zoals CalAmp Fleet Telematics houdt de diagnose van uw voertuig voor u bij. Deze automatische monitoring betekent dat u kleine onderhoudsproblemen direct kunt identificeren zodra ze zich voordoen.
- Beheerders of operators ontvangen meldingen over dergelijke problemen en kunnen voertuigen laten repareren voordat een klein probleem uitgroeit tot grote kosten.
- Omdat u al uw voertuigen in real-time op een dashboard kunt zien, kunt u betere planningen maken.
- Vlootbeheerders kunnen ook voertuigen toevoegen ter dekking van voertuigen die gerepareerd moeten worden, of ze kunnen voertuigen verwijderen die als overbodig worden beschouwd.
- Exploitanten kunnen ook herinneringen voor onderhoud instellen op basis van kilometerstanden of gebruiksrapporten, die in realtime beschikbaar zijn.
- Vlooteigenaren kunnen zien welke voertuigen voortdurend onderhoud nodig hebben en deze vervangen door volledig functionele voertuigen.
Dankzij deze functies kunt u de onderhoudskosten voor uw wagenpark verlagen en de levensduur ervan verlengen.
#2. Creëer efficiëntere routes en optimaliseer werkopdrachten
Met behulp van GPS-tracking kunnen operators routes bedenken die hun vloot productiever laten werken. Een overzicht van alle activiteiten kan helpen om een verspreide en ongeorganiseerde vloot te veranderen in een vloot die meer werk in minder tijd gedaan krijgt.
Sommige fleet tracking software helpt operators om specifieke routes voor elk voertuig in te stellen. Routeopties kunnen worden gebruikt om de efficiëntie te maximaliseren.
Ze verbeteren ook uw vlootplanningsmogelijkheden. Omdat managers de aangewezen route van een voertuig kunnen zien en kunnen inschatten hoe lang het duurt om deze te voltooien, kunnen ze schema's en werkopdrachten maken die aansluiten bij verschillende routeopties.
Wanneer u weet dat “vrachtwagen A” naar een specifiek gebied gaat als onderdeel van “Route 1”, kunt u extra werkopdrachten binnen die route plannen, zodat de vrachtwagen meer taken kan voltooien.
Dit vermindert de behoefte aan extra vlootvoertuigen en personeel. In essentie kan er meer werk worden voltooid met minder vlootbronnen die worden gebruikt.
#3. Brandstofkosten verlagen
Zonder een samenhangend wagenparkbeheersysteem worden voertuigen op routes en taken ingepland op basis van verschillende, niet-concrete factoren.
Zo kunnen wagenparkbeheerders bijvoorbeeld meerdere keren per dag leveringen in hetzelfde gebied toewijzen, op basis van het moment waarop klanten hun bestelling plaatsen.
Door deze herhaaldelijke leveringen moet uw wagenpark steeds heen en weer rijden, waardoor er veel brandstof verloren gaat.
Met een tool voor wagenparkbeheer kunt u nauwkeurige gegevens verzamelen en het wagenparkgebruik en de toewijzingen optimaliseren om brandstofkosten te verlagen.
Als we hetzelfde voorbeeld als hierboven gebruiken, kunnen wagenparkbeheerders de software nu gebruiken om alle leveringen in een gebied in te plannen, zodat ze in één ochtend- en avonddienst worden uitgevoerd, in plaats van dat ze lukraak voertuigen over de dag heen sturen.
Veranderingen als deze lijken in eerste instantie ingewikkeld. Maar wanneer u gedetailleerde, nauwkeurige gegevens tot uw beschikking hebt, kan het bedenken en implementeren van veranderingen eenvoudiger zijn.
#4. Op tijd verzenden
Iedereen kent het frustrerende gevoel van de hele dag wachten op een levering, alleen om het de volgende dag of zelfs later te zien aankomen. Het is hetzelfde als wanneer je vrij neemt van je werk omdat een elektricien je apparaat komt repareren, maar niet op tijd komt opdagen.
Deze ervaringen irriteren klanten en leiden tot negatieve beoordelingen voor de verkoper/dienstverlener en het logistieke bedrijf.
Afhankelijk van de omvang van het incident, kan het ervoor zorgen dat uw klant aarzelt om ooit nog gebruik te maken van uw vlootdiensten. Daarom zijn tijdige verzending en levering van vitaal belang.
( Afbeeldingsbron )
GPS-vlootvolgsoftware helpt producten en diensten op tijd te verzenden, wat leidt tot hogere klanttevredenheid. Dit komt doordat vlootbeheerders hun schema's kunnen optimaliseren voor hoge prestaties.
Met fleet management software kunt u de efficiëntie verhogen en wagenparkschema's dagen van tevoren ontwerpen. Eventuele vertragingen worden zichtbaar en kunnen worden opgelost zonder dat dit gevolgen heeft voor de klant.
#5. Verbeter de beveiliging en veiligheid
Met vloottracking kunnen operators en managers de veiligheid van hun voertuigen, activa en chauffeurs garanderen. Enkele belangrijke mogelijkheden zijn:
- Voorkom diefstal van uw voertuig en ongeoorloofd gebruik: Elk voertuig wordt in realtime gevolgd, dus elke potentieel gevaarlijke activiteit is direct herkenbaar. U kunt ook geofences maken die toewijzen en monitoren waar voertuigen zich kunnen verplaatsen. Tracking kan ook helpen bij het terughalen van gestolen activa door rechtshandhaving.
- Visuele monitoring: Een volledig geïntegreerde videotelematica-oplossing zoals CalAmp videogebaseerde veiligheid kan videofeeds of beelden van de bestuurder en de weg leveren. Deze video's kunnen helpen om bestuurders in toom te houden en dienen ook als ondersteunend materiaal in geval van een verkeersincident.
- Waarschuwingen: Operators kunnen waarschuwingen instellen voor incidenten met betrekking tot te hard rijden. Ze kunnen de huidige rijsnelheid vergelijken met de aangegeven maximumsnelheid op een specifieke locatie.
- Tags: CalAmp-tag oplossingen stellen operators in staat om traceerbare, slimme nabijheidssensoren op hun activa te plaatsen, zodat dure apparatuur nooit verloren gaat of wordt achtergelaten.
Met deze functies voor wagenparkbeheer kunnen exploitanten en eigenaren ervoor zorgen dat de veiligheid en beveiliging nooit in het geding komen.
#6. Beheer van uw wagenpark op afstand
De meeste online wagenparkbeheersystemen werken op meerdere apparaten, zodat wagenparkbeheerders hun voertuigen en activa overal kunnen beheren.
Dit geeft de vrijheid om vanaf verschillende locaties te werken en meerdere wagenparklocaties te beheren, zoals een bouwplaats of magazijn.
Alle benodigde functies zijn beschikbaar op dynamische software die werkt op een telefoon, desktop, laptop of tablet. Dit is essentieel voor mobiel vlootbeheer.
Met extern wagenparkbeheer worden bovendien de administratieve werkuren verminderd, omdat beheerders hun wagenpark vanaf een handige locatie, zoals kantoor, kunnen monitoren, optimaliseren en feedback over het wagenpark kunnen verzamelen in plaats van naar afzonderlijke werkplekken te moeten reizen.
#7. Moderniseer uw tijdkaarten
Geofences zijn digitale grenzen die het handmatig invoeren van locaties op bouwplaatsen, bij tankstations en meer overbodig maken.
Wanneer een bedrijf een geofence instelt , wordt elk voertuig uit het wagenpark dat de grens overschrijdt automatisch in het systeem geregistreerd. Dit kan tevens dienen als urenregistratie voor de chauffeur.
Voertuigen die de geofence verlaten, worden automatisch uitgeklokt.
Al deze informatie wordt opgeslagen op een dashboard en kan worden gebruikt om het payrollproces te vereenvoudigen. Geen handmatig verzamelen en verplaatsen van data meer. Alle data staat precies waar u het nodig hebt. U hoeft het alleen maar in te voeren bij uw payrollprovider.
#8. Bespaar tijd en geld
Dankzij bovenstaande functies kunnen wagenparkbeheerders geld en tijd besparen en tegelijkertijd de veiligheid van chauffeurs waarborgen.
Ze besparen niet alleen uren en verlagen het brandstofverbruik door vlootoptimalisatie, maar de software helpt u ook actief geld te besparen.
Voertuigdiagnostiek in realtime helpt operators bijvoorbeeld te begrijpen of voertuigen rijden zoals ze zouden moeten. Onderhoudsmeldingen moedigen vroege actie aan, wat leidt tot geld- en tijdbesparing.
Hoe vlootvolgsystemen werken
Een wagenparkvolgsysteem bestaat uit drie hoofdonderdelen:
- Het apparaat in het voertuig
- Servers
- Apps of software
Bij het gebruik van CalAmp Fleet Telematics is elk voertuig uitgerust met een GPS-apparaat dat de locatie bijhoudt, diagnostiek en andere gegevens in realtime registreert. Door CalAmp Tags en Video-Based Safety-oplossingen toe te voegen, ontstaat een uitgebreide en regelmatig bijgewerkte catalogus met gegevens, video en locatie van activa.
Al deze informatie wordt vervolgens naar ons cloudplatform gestuurd. Daar worden de gegevens geïnterpreteerd en naar uw mobiele apparaat of desktop verzonden.
In de CalAmp Fleet Telematics-software ziet u realtime trackingupdates en gegevens van de videocamera en tags op de activa.
Vlootvolgoplossingen voor verschillende industrieën
Zo heeft CalAmp wagenparkbeheerders in diverse branches geholpen:
Voertuigtracking - OEMS van de Commonwealth of Virginia
De medewerkers van de OEMS in Virginia reizen door de 42,774 vierkante mijl van de staat om ervoor te zorgen dat de opleiding, certificeringen en kwalificaties van medisch noodpersoneel actueel zijn.
OEMS-werknemers delen vaak poolvoertuigen als ze op inspectie gaan. Om beter bij te houden hoe elke agent een voertuig gebruikte, werkte de staat samen met CalAmp om individuele staatsidentificatiekaartlezers in hun gedeelde auto's te installeren.
Deze oplossing verbeterde de manier waarop de reis van elke inspecteur werd bijgehouden enorm. Het elimineerde de noodzaak van eerder gebruikte handmatige maandelijkse, wekelijkse en dagelijkse reisrapporten, maakte automatische tolpoortlogs via geofences mogelijk en hielp beheerders om betere ondersteuning te bieden aan inspecteurs die in het veld met voertuigproblemen te maken kregen.
Vermogensbeheer - Restauratiedienstenbedrijf
De eigenaar van een restauratiebedrijf had problemen met werknemers die hun zaklampen van $200 per stuk achterlieten op de werklocaties. Technici konden niet werken totdat ze de zaklamp hadden gevonden of vervangen. Dit leidde tot vertragingen en hogere arbeidskosten.
CalAmp-dealer en serviceprovider ArgoTrak hielp de eigenaar door CalAmp-tags op elke zaklamp te installeren. Elke keer dat een zaklamp zich buiten de nabijheid van het voertuig bevond, werden er waarschuwingen naar de eigenaar en de CalAmp-telematica-apparaten aan boord gestuurd, wat hielp bij een snel herstel.
Hierdoor kon de eigenaar in de eerste week van gebruik zijn budget aanzienlijk verhogen.
Brandstofkostenverlaging - Openbare Werken van Florida County
Florida County heeft GPS-trackers van CalAmp geïnstalleerd op 556 bedrijfsvoertuigen om beter te kunnen reageren op klachten vanuit de gemeenschap en de planning van het wagenpark te verbeteren.
Dit verbeterde het beheer van werkorders en leidde tot beter chauffeursgedrag, omdat automatische gegevens naar het hoofdkantoor werden gestuurd. Hierdoor hoefden ze niet langer te vertrouwen op ongefundeerde informatie en konden ze hun gemeenschap bedienen met behulp van betrouwbare gegevens.
Dankzij realtimegegevens konden betere werkbeslissingen worden genomen en bespaarde Florida County in 150,000 ongeveer $ 2020 aan jaarlijkse brandstofkosten.
Waar moet u op letten bij het kiezen van wagenparkbeheersoftware?
Uw GPS-vlootvolgsysteem moet de volgende kenmerken hebben:
#1. Realtimebewaking
De meest basale functie van elke fleet management software is de mogelijkheid om voertuigen en activa in real-time te volgen. Door de locatie van elke auto, vrachtwagen, trailer of voertuig in een vloot te kennen, kunnen operators hun activiteiten effectief beheren.
CalAmp Fleet Telematics biedt bijvoorbeeld realtime updates over voertuiglocatie, activalocatie, status, motordiagnostiek, gebruik en meer. Al deze gegevens worden direct bijgewerkt en zijn eenvoudig te bekijken op één scherm.
Het verzamelen van deze gegevens maakt vlootoptimalisatie mogelijk via betere planning, routering en voertuigbeheer. Vlootbeheerders kunnen snel identificeren wat vertragingen of andere problemen veroorzaakt en deze direct vanaf hun telefoon, desktop of tablet aanpakken.
#2. Intuïtieve dashboards
Natuurlijk wil je niet dat je fleet tracking systeem een constante stroom van getallen en data is die je handmatig moet ontcijferen. Dit verslaat het hele doel en is slechts iets minder tijdrovend dan contact houden met chauffeurs via de telefoon.
Uw GPS-vlootvolgsoftware moet bruikbare gegevens leveren die in één oogopslag te begrijpen zijn. Complexe getallen of locatiegegevens worden opgesplitst in visuele, dynamische content.
Met de CalAmp Fleet Telematics-software kunt u bijvoorbeeld in real-time zien waar een voertuig zich bevindt, in plaats van alleen de algemene locatie.
Uw dashboard gaat niet alleen over locatietracking. Het moet ook een snel overzicht geven van alles wat met uw wagenpark te maken heeft, inclusief incidenten en statistieken.
#3. Aangepaste waarschuwingen
Wanneer er meerdere voertuigen in een vloot zitten, moeten operators snel kunnen handelen om ondersteuning te bieden of chauffeurs te corrigeren. Uw fleet tracking systeem speelt hierbij een grote rol.
Regelmatige meldingen zijn essentieel voor fleetmanagement. CalAmp Fleet Telematics stuurt u bijvoorbeeld regelmatig onderhoudsmeldingen, zodat u elk klein probleem kunt laten oplossen voordat het een groot probleem wordt.
( Afbeeldingsbron )
Bovendien kunt u aangepaste waarschuwingen maken voor meerdere scenario's, waaronder bestuurdersgedrag, motorstoringscodes, brandstofverbruik en stationair draaiende motor. Deze factoren veroorzaken rechtstreeks vertragingen in leveringen of services, verhogen de kosten en kunnen leiden tot juridische problemen.
Operators kunnen bijvoorbeeld de CrashBoxx -service van CalAmp, die risicobeheer voor voertuigen biedt, gebruiken om aangepaste waarschuwingen voor aanrijdingen in te stellen. Als er een aanrijding plaatsvindt, ontvangen operators, verzekeraars en de door de bestuurder aangewezen contactpersoon direct een melding. U ontvangt ook cruciale gegevens over de aanrijding vrijwel in realtime, samen met rapportages van de fabrikant.
CrashBoxx kan ook helpen het ongeluk te reconstrueren via gedetailleerde gegevens over wat er voor, tijdens en na de crash gebeurde. Dit helpt onderzoekers en kan de bestuurder vrijpleiten. Software als deze kan incidentrapporten automatiseren en het claimproces aanzienlijk versnellen.
#4. Scorecard voor rijgedrag
GPS-tracking is een goed begin voor wagenparkbeheer, maar data is niet altijd voldoende. Soms heb je ogen nodig voor de situatie. Daarom gebruiken goede fleet tracking tools videotelematica.
Videotelematica-oplossingen zoals CalAmp Video-Based Safety maken gebruik van AI-gestuurde camera's die op de weg en de bestuurder zijn gericht, zodat wagenparkbeheerders hun chauffeurs, voertuigen en activa continu in de gaten kunnen houden.
Videocamera's helpen bestuurders en wagenparkbeheerders. Managers kunnen ze bijvoorbeeld gebruiken om het gedrag van bestuurders te controleren en hen te corrigeren wanneer ze zich schuldig maken aan schadelijk gedrag zoals te hard rijden, te dicht op de voorganger rijden, scherpe bochten nemen of remmen.
Deze zachte coaching in real-time kan effectiever zijn dan een e-mail of telefoontje achteraf. Het vergroot ook het zelfvertrouwen van de bestuurder en bouwt vertrouwen op.
Chauffeurs worden beschermd tegen juridische problemen en problemen op de werkvloer, omdat ze video's hebben die hun gedrag bewijzen.
#5. Ondersteuning voor meerdere apparaten
Uw wagenparkbeheersysteem moet werken op alle belangrijke platforms, waaronder telefoons, desktops, laptops en tablets.
( Afbeeldingsbron )
Het nadeel van slechte compatibiliteit tussen platforms is dat meldingen, incidenten en waarschuwingen worden gemist.
Als uw software bijvoorbeeld alleen op een desktop werkt, worden alle meldingen na werktijd gemist en pas de volgende werkdag gecontroleerd. Dit kan ertoe leiden dat urgente meldingen worden genegeerd en dat er problemen ontstaan over de hele linie, van chauffeurs tot leveringen.
Wanneer uw beheerplatform op al uw apparaten werkt, kunnen u en uw personeel uw wagenpark op afstand beheren en de tijd die u besteedt aan repetitieve administratieve taken, zoals individuele reislogboeken en rapporten die u op pen en papier schrijft, verminderen.
#6. Geofencing
Met Geofencing kunnen wagenparkbeheerders een straal rond een werklocatie, bezorgroutes, magazijn of andere locatie creëren. Deze geofence registreert automatisch wanneer voertuigen het gebied in- of uitrijden, zodat chauffeurs niet meer handmatig hoeven in- of uit te klokken.
Deze CalAmp Fleet Telematics- functie stelt wagenparkbeheerders ook in staat om de aankomst- en vertrektijden van hun voertuigen te monitoren, waardoor mogelijke vertragingen of fouten aan het licht kunnen komen.
Als er bijvoorbeeld consistente klantrapporten zijn over te late leveringen voor één voertuig of in één gebied, kunt u locatie- en geofencegegevens verzamelen om te zien waar de vertraging daadwerkelijk wordt veroorzaakt.
#7. Extra functies
Zodra u uw wagenparkvolgsoftware hebt geïnstalleerd, beseft u dat u veel meer kunt doen via integraties en add-ons.
Met CalAmp kunt u diensten zoals CalAmp Tag of CrashBoxx toevoegen om een completer beeld te krijgen van uw voertuig en bezittingen.
U kunt ook grootschalige integraties met Supply Chain Visibility en onze andere oplossingen realiseren om uw wagenparkactiviteiten en uw volledige workflow te visualiseren.
App-gebaseerde vloottracking versus “black box”
Een GPS- of telematica-apparaat wordt vaak een "black box" genoemd die in uw wagenparkvoertuigen is geïnstalleerd. Dit apparaat verzendt gegevens over de vrachtwagen, trailer en chauffeur naar de cloud, die vervolgens realtime-informatie over uw wagenpark weergeeft in een gebruiksvriendelijke wagenparkbeheerapplicatie, zoals CalAmp Fleet Telematics.
Andere bedrijven gebruiken smartphone-gebaseerde tracking, waarbij er geen GPS-apparaat in het voertuig is geïnstalleerd. In plaats daarvan volgen wagenparkbeheerders alleen de telefoon van de bestuurder om hun locatie te bepalen.
Bij app-gebaseerde wagenparkregistratie vertrouwen wagenparkbeheerders erop dat chauffeurs de tracking-app installeren en handmatig alle informatie verstrekken die de app niet kan verstrekken.
Als de app bijvoorbeeld een eenvoudige locatietracker is, moeten bestuurders zelf factoren als kilometerstand, brandstofverbruik en motordiagnoses bijhouden.
Wat als hun gegevens onjuist zijn? Of nog erger, wat als ze de app verwijderen wanneer ze dat willen, zodat ze niet meer gevolgd kunnen worden?
Om dit soort scenario's te voorkomen, kunnen wagenparkbeheerders kiezen voor een complete wagenparkbeheeroplossing zoals CalAmp Fleet Telematics, die het telematica-apparaat, cloudplatform en applicatie omvat. Dit type wagenparkvolgsysteem heeft functies die helpen bij het onderhoud en het verbeteren van de veiligheid van de bestuurder. Bovendien kan er niet mee worden geknoeid.
Conclusie
Fleet tracking is cruciaal voor klant- en cliënttevredenheid. U wilt dat leveringen of diensten op tijd en efficiënt worden geleverd, en logistiek is de ruggengraat hiervan.
Met een efficiënt GPS-vlootvolgsysteem zoals CalAmp Fleet Telematics kunnen vlootbeheerders hun voertuigen en chauffeurs monitoren en tegelijkertijd bruikbare gegevens en waardevolle inzichten verzamelen om beter onderbouwde beslissingen te nemen die de efficiëntie en veiligheid van hun vloot kunnen verbeteren.
Vraag vandaag nog een demo aan om te zien hoe onze fleet tracking-software u kan helpen, of neem contact op met ons team voor meer informatie.