Gestire un singolo veicolo aziendale è abbastanza semplice. Ma man mano che le tue operazioni si espandono e la tua flotta cresce, iniziano a emergere nuove sfide: pianificare percorsi ottimali, mantenere i tuoi veicoli, soddisfare i requisiti di conformità, ecc.
Gestire efficacemente la tua flotta è fondamentale per ridurre al minimo i costi operativi e massimizzare la produttività dei conducenti. Ma come affronti le sfide di una flotta in espansione?
È qui che entra in gioco il software di gestione della flotta.
Di seguito esamineremo cos'è un software di gestione della flotta, le funzioni principali che offre e come può apportare benefici alla tua azienda. Vedremo anche come puoi implementare un software di gestione della flotta.
Cos'è il software di gestione della flotta?
Il software di gestione della flotta è una tecnologia che consente alle aziende di tracciare i propri veicoli e asset in tempo reale. Ti consente di gestire la tua flotta, ottimizzarne l'efficienza e ridurre i costi operativi e di manutenzione, il tutto da un'unica applicazione.
Il software di gestione della flotta si basa su telematica dispositivi che raccolgono, elaborano e trasmettono i dati tramite un server cloud. Questi dispositivi si collegano direttamente alle porte diagnostiche di un veicolo, che forniscono un flusso di informazioni come:
- Posizione del veicolo
- Velocità del veicolo
- Consumo di carburante
- Tempo e distanza percorsa
- Tempo di minimo del motore
- Comportamento alla guida
Queste informazioni vengono inviate a un server cloud e accessibili tramite software di gestione della flotta come Telematica della flotta CalAmpI gestori di flotte possono generare report su richiesta, visualizzare trend storici e monitorare la propria flotta direttamente dalla dashboard.
Caratteristiche comuni del software di gestione della flotta
Che tu abbia una manciata di camion o centinaia di veicoli commerciali nella tua flotta, una buona gestione della flotta è un must. Ma cercare di gestire la tua flotta con fogli di calcolo o carta non è pratico.
Ecco alcune delle principali funzionalità offerte dal software di gestione della flotta di veicoli.
tracciamento GPS
Il tracciamento tramite Global Positioning System (GPS) è una delle funzionalità principali del software di gestione della flotta. Questi sistemi ti aiutano a monitorare la tua flotta e a tracciare i tuoi asset in tempo reale.
In abbinamento alla telematica, puoi anche tracciare cose come la velocità del veicolo, le prestazioni del motore, il consumo di carburante e altro ancora. Queste informazioni possono aiutarti a semplificare le tue operazioni e monitorare le prestazioni del conducente.
Pianificazione e ottimizzazione del percorso
Che si tratti di consegnare merci o di incontrare clienti, vuoi che i tuoi autisti seguano i percorsi più efficienti. Altrimenti, trascorreranno più tempo sulla strada e consumeranno più carburante.
Un'altra caratteristica del software di gestione della flotta è la capacità di pianificare e ottimizzare i percorsi in anticipo, tenendo conto delle soste e delle pause per il rifornimento di carburante. L'ottimizzazione del percorso può far risparmiare sui costi del carburante e migliorare i tempi di consegna.
Geofencing o monitoraggio della regione
geofencing è il processo di creazione di confini virtuali. Ti consente di monitorare e limitare il movimento della tua flotta a regioni specifiche.
Con il geofencing, puoi impostare avvisi quando i conducenti entrano o escono da aree designate, utile perché puoi fornire aggiornamenti in tempo reale ai tuoi clienti. Puoi anche ricevere notifiche se i conducenti deviano dai confini designati senza autorizzazione.
Pianificazione della manutenzione
Il software di gestione della flotta include funzionalità che ti consentono di rimanere aggiornato sulla manutenzione ordinaria, come cambi dell'olio, allineamenti delle ruote e altro ancora. Può anche ricordarti quando sono dovuti determinati servizi in base ai dati del motore, come il chilometraggio.
Mantenere la flotta in condizioni ottimali può contribuire a ridurre al minimo i tempi di fermo, prolungare la durata delle attrezzature e migliorare la sicurezza dei conducenti.
Reportistica dettagliata
Il software di gestione della flotta fornisce una grande quantità di informazioni che i gestori della flotta possono utilizzare per pianificare i percorsi, migliorare l'efficienza della flotta e proteggere le risorse di valore.
Questi includono:
- Distanza percorsa
- Tempo di inattività del motore
- Numero di fermate
- Tempo medio sul sito
- Eventi di eccesso di velocità
Con queste informazioni, i gestori di flotte possono adottare misure per massimizzare l'utilizzo dei veicoli e migliorare la sicurezza del conducente. Ad esempio, se notano un tempo di minimo eccessivo del motore, possono ribadire l'importanza di spegnere i motori.
Vantaggi del software di gestione della flotta
Gestire una flotta può essere impegnativo. Ecco perché sempre più gestori di flotte si affidano al software di gestione della flotta per ottenere una visione più olistica della propria flotta.
Ecco alcuni dei principali vantaggi derivanti dall'implementazione di un software di gestione della flotta.
Migliorare la sicurezza del conducente e monitorare le prestazioni
La sicurezza del conducente è della massima importanza.
Il software di gestione della flotta è dotato di telematica integrata nei veicoli, che trasmette i dati tramite sensori di bordo in tempo reale. I gestori della flotta possono monitorare dati come velocità del motore, tempo di inattività, posizione e altri dati diagnostici chiave del veicolo.
Comportamenti di guida aggressivi come eccesso di velocità e brusche frenate possono aumentare i costi operativi danneggiando carichi preziosi, aumentando il rischio di incidenti e aumentando il rischio di responsabilità per l'operatore della flotta. I gestori della flotta possono impostare avvisi in tempo reale per questi tipi di comportamenti.
Inoltre, i gestori di flotte possono accedere ai feed tramite le videocamere del cruscotto per esaminare gli incidenti. Monitorando il comportamento di guida, puoi adottare misure per migliorare la sicurezza del conducente. Esempi includono l'aggiornamento della formazione e la creazione di programmi per premiare la guida sicura.
Pianificare la manutenzione preventiva e ridurre i tempi di fermo non programmati
I tempi di fermo del veicolo possono costare ovunque da 488 $ a $ 760 a $ 760 al giorno per veicolo, e questo non include nemmeno il costo delle riparazioni. Eseguire la manutenzione preventiva può ridurre al minimo i tempi di fermo non programmati. Esempi includono l'esecuzione di regolari cambi d'olio, il controllo delle candele e la sostituzione delle pastiglie dei freni.
Naturalmente, tenere traccia della manutenzione di routine per una flotta in espansione non è facile. Un software di gestione della flotta come CalAmp Fleet Telematics ti aiuta a identificare piccoli problemi prima che si trasformino in problemi più grandi.
Con CalAmp Fleet Telematics, puoi anche creare promemoria programmati in base al chilometraggio e all'utilizzo. Questo ti aiuta a rimanere al passo con i programmi di manutenzione, il che mantiene la tua flotta efficiente e i tuoi conducenti al sicuro.
Minor consumo di carburante
Il Dipartimento dell'Energia stima che i camion pesanti consumino circa galloni 0.8 di carburante all'ora quando i loro motori sono al minimo. L'American Trucking Association stima che il minimo raddoppia l'usura del motore a causa di un accumulo di residui di carbonio, con un costo aggiuntivo $2,000 per camion all'anno per la manutenzione.
Il software di gestione della flotta può aiutare a ridurre il consumo di carburante. Un modo in cui lo fa è monitorando il tempo di minimo del motore. I gestori della flotta possono prendere questi dati e aiutare a stabilire le best practice per ridurre il minimo non necessario del motore.
Mantenere la conformità ELD
A partire da dicembre 2017, la maggior parte dei veicoli commerciali (CMV) deve essere dotata di un dispositivo di registrazione elettronico (ELD) installato secondo la Federal Motor Carrier Safety Administration degli Stati Uniti (FMCSA).
L'obbligo è volto a migliorare la sicurezza dei conducenti e a tenere lontani dalla strada i conducenti affaticati. Gli operatori dei veicoli devono registrare elettronicamente le proprie ore di servizio (HOS). La norma HOS stabilisce che i conducenti di camion possono guidare solo per un massimo di 11 ore in un turno di 14 ore.
CalAmp ha stretto una partnership con Telematica assicurata per fornire una soluzione ELD completa che ti aiuti a mantenere la conformità. Apollo ELD di assured Telematics è stato approvato dalla FMCSA e consente ai conducenti di gestire facilmente i propri registri HOS, segnalare le ispezioni dei veicoli e altro ancora.
Prevenire i casi di frode
Una realtà con cui i gestori di flotte devono fare i conti è la frode. Alcuni esempi includono i conducenti che usano carte carburante per spese personali o persino che usano materiali aziendali per attività collaterali.
Software di gestione della flotta combinato con una soluzione di tracciamento come Tag CalAmp ti consente di tenere sotto controllo i beni di valore.
In un caso, un'azienda di riscaldamento e aria condizionata sospettava che i dipendenti utilizzassero il freon acquistato dall'azienda per attività non commerciali, con un costo per l'azienda di centinaia di dollari ogni settimana.
Con un CalAmp Tag fissato ai contenitori di Freon e impostato per eseguire scansioni regolari, il proprietario è stato in grado di confermare i suoi sospetti. Leggi come azienda HVAC ha utilizzato i tag CalAmp per tracciare le risorse aziendali e prevenire le frodi.
Considerando questi vantaggi chiave, è chiaro che il software di gestione della flotta può avere un impatto positivo sulla tua attività.
Chi utilizza il software di gestione della flotta?
Quasi ogni azienda che gestisce veicoli commerciali si affida in una certa misura alla gestione della flotta. Ecco come i dipendenti di diversi settori utilizzano il software di gestione della flotta per far sì che tutto funzioni senza intoppi.
Gestori di flotte
I fleet manager supervisionano le operazioni della flotta. I loro compiti includono la programmazione della manutenzione dei veicoli, il monitoraggio del comportamento dei conducenti e la determinazione di quanti e quali tipi di veicoli sono necessari per operare in modo efficiente.
Il software di gestione della flotta aiuta i gestori a ottenere una visione in tempo reale dell'intera flotta, in modo da poter prendere decisioni aziendali più intelligenti e migliori.
Capi progetto
I project manager sono responsabili della consegna dei progetti in tempo e nel rispetto del budget. Parte delle loro responsabilità include la pianificazione e l'organizzazione di tutte le risorse necessarie.
Ad esempio, i project manager di un cantiere edile possono utilizzare un software di gestione della flotta per garantire che le attrezzature e gli utensili siano nel posto giusto al momento giusto.
Responsabili della manutenzione
I responsabili della manutenzione della flotta sono responsabili del coordinamento della manutenzione e delle riparazioni. Il loro compito è ridurre al minimo i tempi di fermo non programmati e mantenere i veicoli in condizioni ottimali.
Grazie al software di gestione della flotta, i responsabili della manutenzione possono monitorare lo "stato di salute" complessivo di ciascun veicolo e ricevere avvisi quando vengono attivati determinati codici motore.
Responsabili della logistica
I responsabili della logistica coordinano lo stoccaggio e la distribuzione delle merci. Possono utilizzare software di gestione della flotta per ottenere visibilità in tempo reale del carico e mantenere le catene di fornitura aziendali in funzione in modo efficiente.
Responsabili della sicurezza
I responsabili della sicurezza svolgono un ruolo fondamentale nella gestione della flotta. Con il software di gestione della flotta, possono monitorare il comportamento dei conducenti, esaminare gli incidenti dei veicoli e stabilire nuove policy per prevenire simili eventi.
Responsabili della conformità
Ogni azienda che gestisce una flotta deve rispettare le normative del Department of Transportation (DOT) e della FMCSA. La mancata osservanza può comportare pesanti sanzioni o la messa fuori servizio.
I responsabili della conformità possono utilizzare un software di gestione della flotta per garantire che i conducenti registrino i propri HOS e verifichino che i veicoli abbiano completato le ispezioni necessarie.
Drivers
Naturalmente, gli autisti possono utilizzare il software di gestione della flotta tramite un'interfaccia per accedere alle informazioni dei clienti, monitorare i loro programmi giornalieri, raccogliere firme e altro ancora.
Questi sono solo alcuni dei tanti modi in cui i dipendenti della tua organizzazione possono utilizzare il software di gestione della flotta. Altri esempi includono dirigenti senior che monitorano gli indicatori di performance chiave per identificare aree di miglioramento.
Una guida passo passo all'implementazione del software di gestione della flotta
Una flotta più efficiente ha in definitiva un impatto più positivo sui tuoi profitti. Ma hai bisogno degli strumenti giusti per gestire e semplificare le tue operazioni.
Per implementare il software di gestione della flotta nella tua organizzazione, segui questi passaggi.
1. Ottieni il consenso della leadership
L'implementazione di un software per la gestione della flotta è un'impresa imponente, motivo per cui è importante ottenere il consenso delle principali parti interessate.
Il primo passo per ottenere l'adesione è considerare l'impatto dell'implementazione (ad esempio, gestori di flotte, tecnici, conducenti, ecc.). Quindi mostrare come il software di tracciamento della flotta avvantaggerà ciascun gruppo.
Ad esempio, se i tempi di inattività non programmati stanno causando grattacapi ai gestori di flotte, puoi mostrare come l'uso del software può aiutarli a rimanere al passo con i programmi di manutenzione. Fornisci dati e metriche per ottenere supporto per la tua visione.
Assicurati di ricevere feedback anche dagli stakeholder chiave. Il tuo team sarà più ricettivo al cambiamento se sente di avere una parte nell'implementazione.
2. Definisci le tue esigenze di gestione della flotta
Prima di iniziare a cercare un software di gestione della flotta, devi stabilire quali sono le tue esigenze. Un buon punto di partenza è scrivere eventuali problemi o sfide che il tuo team deve affrontare.
Le sfide più comuni che i gestori di flotte devono affrontare includono:
- Mantenere i veicoli in condizioni ottimali
- Controllo dei costi di carburante e manutenzione
- Gestione dei programmi di consegna
- Evitare il sovraccarico di informazioni
- Soddisfare i requisiti di conformità
Definire le tue esigenze di gestione della flotta ti aiuterà a trovare la soluzione giusta. Ti aiuterà anche a determinare le funzionalità più importanti per la tua organizzazione.
3. Definisci gli obiettivi di gestione della flotta
Il passo successivo è stabilire obiettivi per l'implementazione del software di gestione della flotta. Ciò ti consentirà di stabilire linee di base e misurare i progressi.
Ecco alcuni esempi di obiettivi che puoi prefissarti:
- Migliora i tempi di consegna del x%
- Ridurre il numero di incidenti stradali del x%
- Ridurre i costi di carburante e operativi del x%
- Ridurre il tempo medio sul sito di x%
Confrontando queste metriche prima e dopo potrai misurare l'impatto della piattaforma di gestione della flotta scelta.
4. Scegli un software di gestione della flotta
Scegliere il software di gestione della flotta giusto non è facile, perché non mancano le opzioni disponibili. Ecco alcune cose da considerare per aiutarti a restringere le tue scelte:
- Caratteristiche: Considera le tue esigenze di gestione della flotta per determinare quali funzionalità sono importanti per te. Ad esempio, se la gestione del carburante è una delle tue massime priorità, vorrai cercare un software che evidenzi il tempo di inattività del motore e monitori il consumo di carburante.
- Facilità d'uso: L'obiettivo dell'utilizzo di un software di gestione della flotta è semplificare le operazioni. La soluzione scelta dovrebbe avere un'interfaccia intuitiva che l'intero team può iniziare a utilizzare subito con una formazione minima.
- Scalabilità: Potresti avere solo pochi veicoli nella tua flotta, ma quel numero può crescere rapidamente man mano che le tue operazioni si espandono. Il miglior software di gestione della flotta di veicoli sarà in grado di adattarsi alle tue esigenze senza sforzo.
- Installazione: I dispositivi telematici consentono di tracciare i veicoli tramite GPS. Tuttavia, una considerazione importante è quanto sia facile (o difficile) installare questi dispositivi.
- Servizio Clienti: I problemi tecnici possono causare inutili ritardi alle tue operazioni. Assicurati di rivolgerti a un provider che offre un eccellente servizio clienti. Se hai bisogno di aiuto, sai che sarai in grado di ottenerlo.
Compila un elenco di diversi provider e confronta ogni opzione con il tuo elenco di esigenze. Se una soluzione di gestione della flotta non ha una funzionalità di cui hai bisogno, cancellala dall'elenco. Valuta la possibilità di creare un team di selezione software per aiutarti in questo passaggio.
5. Creare un piano di implementazione
In genere, implementare cambiamenti significativi tutti in una volta non è una buona idea. Invece, dovresti creare un piano di implementazione che suddivida il processo in passaggi più piccoli. Ciò aiuterà il tuo team ad adattarsi gradualmente ai nuovi cambiamenti.
Nomina un project lead per supervisionare il lancio del tuo piano di implementazione. Questa persona lavorerà con individui che supervisionano diversi aspetti delle operazioni della tua flotta: manutenzione, conformità, ecc. Ad esempio, si coordineranno con i fleet manager per garantire che i veicoli siano pronti per le installazioni.
Mentre implementi il tuo piano, assicurati di comunicare con il tuo team. I cambiamenti organizzativi sono volte 6.3 maggiori probabilità di successo quando i leader sono trasparenti riguardo agli sforzi di cambiamento con il resto dell'organizzazione.
6. Forma e addestra il tuo team
Che tu stia iniziando per la prima volta a usare un software di gestione della flotta o che tu stia cambiando soluzione, assicurati di fornire una formazione adeguata. L'ultima cosa che vuoi è che i tuoi conducenti siano sul campo e non capiscano come funzionano certe funzionalità.
Organizza sessioni di formazione in loco per aiutare i tuoi conducenti a familiarizzare con il software di gestione della flotta che hai scelto e incoraggia le domande. Chiunque utilizzi la piattaforma, come i responsabili della flotta e i tecnici, dovrebbe ricevere anche una formazione.
Infine, ricorda che la formazione è un processo continuo. Se apporti modifiche alla policy della flotta aziendale, fai in modo che il tuo team esamini nuovamente le sezioni pertinenti.
Conclusione
Non c'è dubbio che la tecnologia possa rendere le tue operazioni più efficienti. Con il software di gestione della flotta, puoi migliorare l'efficienza dei conducenti, ridurre i tempi di fermo non programmati e prolungare la durata della tua attrezzatura.
Telematica della flotta CalAmp Il software di gestione della flotta include tutto ciò di cui hai bisogno per gestire la tua flotta: monitora i tuoi veicoli e beni in tempo reale, genera report personalizzati, programma interventi di manutenzione e molto altro ancora.
Richiedi una demo oggi per vedere il nostro software di gestione della flotta in azione, oppure contatta il nostro team se stai cercando qualcosa di più specifico.