Was ist IFTA und wie funktioniert die IFTA-Berichterstattung?

Die Anmeldung von Kraftstoffsteuern kann mühsam sein, doch das Internationale Kraftstoffsteuerabkommen (IFTA) vereinfacht diesen Prozess. Es handelt sich um ein Abkommen zwischen den 48 angrenzenden US-Bundesstaaten und allen zehn kanadischen Provinzen, das die Kraftstoffberichterstattung für Transportunternehmen, Lkw und Fahrzeuge, die in verschiedenen Rechtsräumen operieren, vereinfacht.

Die IFTA wurde 1983 gegründet und vereinfacht den Prozess der Erhebung und Verteilung von Kraftstoffsteuern zwischen den teilnehmenden Gerichtsbarkeiten.

In diesem Artikel gehen wir detailliert auf IFTA ein und zeigen Ihnen, wie Sie den Prozess der Erstellung von IFTA-Berichten mit einer Flottenmanagement-Software wie CalAmp automatisieren können.

Kurze Geschichte der IFTA

Vor dem IFTA mussten Lkw-Fahrer für jeden Bundesstaat oder jede Provinz, die sie bereisten, eine separate Kraftstoffgenehmigung beantragen. Daher mussten sie bei jeder Einreise in ein neues Gebiet in den USA oder Kanada einen Zwischenstopp einlegen, um eine Kraftstoffsteuergenehmigung zu erhalten.

Jeder Bundesstaat oder jede Provinz hatte eigene Verfahren, Melderichtlinien, Abgabefristen und Richtlinien. Dies erschwerte die Einreichung der Kraftstoffsteuer, und Lkw-Fahrer verschwendeten oft viel Zeit mit dem Papierkram. Darüber hinaus gab es verschiedene Compliance-Probleme, da jeder Bundesstaat seine eigenen Vorschriften hatte.

IFTA wurde geschaffen, um diesen Prozess zu vereinfachen. Fahrer mussten nicht mehr so ​​oft anhalten, und dies beseitigte auch die Verwirrung hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften.

Ab sofort müssen sich alle US-amerikanischen und kanadischen Speditionen bei der IFTA registrieren. Sobald sie die Lizenz erhalten haben, müssen sie an beiden Seiten ihres Fahrzeugs Aufkleber der zuständigen Behörde anbringen. Die Lizenz berechtigt Lkw zur freien Fahrt innerhalb der USA und Kanadas.

Wie funktioniert IFTA?

Gemäß IFTA müssen sich Transportunternehmen bei ihrem Sitzstaat oder ihrer Sitzprovinz registrieren und eine IFTA-Lizenz beantragen . Der Sitzstaat oder die Sitzprovinz ist der Ort, an dem Ihr Fahrzeug und Ihr Unternehmen registriert sind.

Wenn Sie Fahrzeuge in mehreren Bundesstaaten oder Provinzen besitzen, können Sie sich an die zuständige lokale Niederlassung wenden. Im Zweifelsfall können Sie nach „IFTA [Name des Zuständigkeitsbereichs]-Antrag“ suchen und die Ergebnisse durchlesen.

Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Fahrzeug die Zulassungsvoraussetzungen erfüllt (diese sind unten aufgeführt).

Sobald Sie sicher sind, dass Ihr Fahrzeug die angegebenen Anforderungen erfüllt, können Sie eine Lizenz beantragen. Bei der Zulassung mehrerer Fahrzeuge ist für jedes Fahrzeug ein separater Antrag erforderlich. Die meisten Anträge erfolgen online.

Mit Ihrer Bewerbung müssen Sie folgende Informationen bereithalten:

• Sozialversicherungsnummer
• Federal Employer Identification (FEI)-Nummer für Unternehmen
• Kennzeichen (das Fahrzeug muss über ein zugelassenes Kennzeichen des International Registration Plan oder ein zugeteiltes Kennzeichen verfügen, das in allen Bundesstaaten und kanadischen Provinzen anerkannt wird)
• Nummer des US-Verkehrsministeriums (USDOT) (berechtigt Sie zum Transport von Passagieren oder Fracht im zwischenstaatlichen Handel)
• Nachweis des rechtmäßigen Wohnsitzes

Die jährliche Erneuerung Ihrer Lizenzen ist obligatorisch. Die IFTA sendet Ihnen Erneuerungserinnerungen und Formulare. Mit der Lizenz können Sie in allen Mitgliedsländern tätig sein und Ihren Kraftstoffverbrauch und Kilometerstand für jedes Land melden.

Für die Kraftstoffsteuererklärung müssen Unternehmen vierteljährlich Berichte einreichen. Sie müssen für alle qualifizierten Fahrzeuge Steuern zahlen. Lkw-Fahrer müssen Steuern zahlen, auch wenn das qualifizierte Fahrzeug im jeweiligen Quartal nicht genutzt wurde.

Speditionen sind verpflichtet, detaillierte und genaue Aufzeichnungen über den Verbrauch und die gefahrenen Kilometer jedes Fahrzeugs zu führen. Diese Informationen bestimmen, ob Sie Steuern schulden oder eine Rückerstattung benötigen. Die IFTA-Stelle in Ihrem Heimatstaat stellt die Steuerschuld bzw. die Rückerstattung aus.

So können Sie die Gesamtkilometerzahl und den Gesamtkraftstoffverbrauch berechnen:

Gesamtkilometer: Die Summe aller Meilen oder Kilometer, die jedes qualifizierte Fahrzeug während des Berichtszeitraums zurücklegt.

Gesamtmenge in Gallonen oder Litern: Die Gesamtmenge an Kraftstoff in Gallonen oder Litern, die Sie während des Berichtszeitraums in den Kraftstofftank jedes qualifizierten Fahrzeugs füllen.

Es ist wichtig, dass Sie die Tankquittungen und Rechnungen aufbewahren. Als Kaufnachweis benötigen Sie Angaben wie die Anzahl der gekauften Gallonen, das Kaufdatum, die gekaufte Kraftstoffart, den Preis pro Gallone, den Namen und die Adresse des Verkäufers sowie den Namen des Käufers.

Abschließend müssen Sie auch Angaben zu Ihrem Fahrzeug machen, wie etwa LKW-Nummer, Flottenname, Kraftstoffart, zulässiges Gesamtgewicht, Marke, Modell und Fahrtenberichte.

Die Reiseberichte erfordern folgende Angaben:

• Start- und Enddatum Ihrer Reise
• Reiseausgangs- und -ziel
• Gesamtentfernung
• Entfernung der einzelnen Gerichtsbarkeiten
• Reiserouten
• Start- und Endkilometerzählerstand
• Name des Registranten
• Fahrzeugidentifikationsnummer und Flottennummer

Qualifikation für die IFTA-Lizenz

Wenn Sie ein zugelassenes Kraftfahrzeug in einem Staat oder einer Provinz betreiben, die Mitglied des IFTA-Abkommens ist, haben Sie Anspruch auf eine IFTA-Lizenz.

Ein Kraftfahrzeug gilt als qualifiziert, wenn es:

• Hat drei oder mehr Achsen; oder
• Hat zwei Achsen und ein zulässiges Gesamtgewicht von mehr als 26,000 Pfund oder 11,797 Kilogramm; oder
• Wiegt 26,000 Pfund oder 11,797 Kilogramm in der Kombination der Kraftfahrzeuge.

Wenn Sie ein Fahrzeug ausschließlich für persönliche Zwecke nutzen (z. B. einen Pickup mit Wohnmobil), sind diese Fahrzeuge nicht für eine IFTA-Lizenz qualifiziert.

Darüber hinaus müssen Sie im Rahmen der IFTA tätig sein, in deren Zuständigkeitsbereich physisch präsent sein, Ihre qualifizierten Kraftfahrzeuge anmelden, während des Berichtszeitraums in jedem Mitgliedsgerichtshof eine Mindeststrecke zurücklegen und detaillierte Aufzeichnungen über Ihre Kraftstoffkäufe führen.

Sobald Ihr IFTA-Lizenzantrag angenommen und bearbeitet wurde, erhalten Sie von Ihrer staatlichen oder provinziellen IFTA-Behörde zwei IFTA-Aufkleber.

Dies gilt für jedes zugelassene Fahrzeug des aktuellen Jahres und Sie müssen es auf jede Seite Ihres Trägers kleben.

Vorteile der Registrierung bei IFTA

Fahrzeuge, die zwischen zwei oder mehr Mitgliedsstaaten oder Provinzen verkehren, profitieren von den zahlreichen Vorteilen der IFTA. Zum Beispiel:

• Sie müssen einen IFTA-Mitgliedsstaat oder eine IFTA-Provinz als „Basisgerichtsbarkeit“ auswählen und dürfen nicht mit mehreren Standorten arbeiten.
• Sie müssen jedes Quartal nur eine Steuererklärung bei der ausgewählten Basisgerichtsbarkeit einreichen und darin Ihren Kraftstoffverbrauch und Ihre Kilometerleistung für alle IFTA-Mitgliedsstaaten und -Provinzen angeben.
• Wenn Sie über viele qualifizierte Fahrzeuge verfügen, erhalten Sie für diese eine einzige Kraftstoffsteuerlizenz, mit der Sie in allen IFTA-Gerichtsbarkeiten fahren können.
• Sie müssen sich nur von Ihrer Basisgerichtsbarkeit einer Prüfung Ihrer Kraftstoffsteuerunterlagen unterziehen.

Orte, an denen IFTA-Anmeldeinformationen gültig sind

Sie finden hier eine Liste aller Staaten und Provinzen, die IFTA-Mitglieder sind . Die meisten kanadischen Provinzen und US-Bundesstaaten sind in dieser Liste enthalten. Hier ist jedoch eine Liste der Gebiete, in denen IFTA nicht gilt:

• Kanada: Nordwest-Territorien, Nunavit und Yukon-Territorium
• Vereinigte Staaten: Alaska, Hawaii und der District of Columbia
• Mexiko: Alle Bundesstaaten und der Bundesdistrikt

Wenn Sie an Orte reisen möchten, an denen IFTA nicht akzeptiert wird, müssen Sie sich zur Meldung der Kraftstoffsteuer an die zuständigen Behörden in Ihrem Zuständigkeitsbereich wenden.

Steuern und Kraftstoffarten

IFTA gilt nur für Kraftstoffsteuern und umfasst keine Gewichtsmeilensteuern, Straßensteuern oder andere landesspezifische Steuern.

Das Mineralölsteuerabkommen sieht außerdem vor, dass Sie Ihre Steuerunterlagen mindestens vier Jahre lang aufbewahren müssen, falls Betriebsprüfer darauf zugreifen müssen.

Sie müssen mit Ihrem Antrag keine Kaution hinterlegen, können aber später eine Kaution beantragen, wenn:

• Sie haben die Abgabe Ihrer Kraftstoffsteuererklärungen verspätet
• Bei einer Prüfung gibt es ein Problem mit der Steuerberichterstattung

Sie müssen alle von Ihnen verwendeten Kraftstoffe melden. Die Meldepflicht kann jedoch je nach Rechtsraum unterschiedlich sein. Zu den Kraftstoffarten, über die Sie berichten können, gehören unter anderem:

• Flüssigerdgas (LNG)
• Flüssiggas (LPG) oder Propan
• Dimethylether-Flüssiggas-Gemisch (DME-LPG-Gemisch)
• Kerosin, Heizöl oder Destillat
• Komprimiertes Erdgas (CNG)
• Dimethylether (DME)
• Alkoholkraftstoffe (z. B. Ethanol und Methanol)
• Gemischte Alkoholkraftstoffe mit höchstens 15 % Benzin oder Dieselkraftstoff

Flottenbesitzer mit einem Tanklager können sich die gezahlte Steuer auf entnommenen Kraftstoff gutschreiben lassen. Sie benötigen jedoch folgende Informationen und Unterlagen:

• Kraftstoffart
• Datum des Widerrufs
• Entnommene Gallonen oder Liter
• Einheitsnummer des Fahrzeugs, in das der Kraftstoff getankt wurde
• Kaufrechnungen und Inventaraufzeichnungen als Nachweis dafür, dass für Ihre Großkäufe von Kraftstoff Steuern bezahlt wurden

Wann sind die IFTA-Berichtszeiträume?

Der Berichtszeitraum für IFTA ist wie folgt:

• Bei der Januar März Berichtszeitraum ist der Fälligkeitstermin April 30
• Bei der April-Juni Berichtszeitraum ist der Fälligkeitstermin Juli 31
• Bei der Juli September Berichtszeitraum ist der Fälligkeitstermin Oktober 31
• Bei der Oktober-Dezember Berichtszeitraum ist der Fälligkeitstermin Januar 31

IFTA-Berichte werden vierteljährlich eingereicht. Wenn Sie die Steuererklärung online einreichen, muss der fällige Betrag bis 12:XNUMX Uhr (Mitternacht) am Fälligkeitstag bezahlt sein, damit er als fristgerecht gilt. Sie erhalten eine Bestätigung, sobald Sie die Steuererklärung eingereicht haben.

Fällt der Fälligkeitstermin auf ein Wochenende oder einen gesetzlichen Feiertag, verlängert sich dieser auf den nächsten Tag.

Wenn Sie die Steuer zu spät zahlen, die Steuererklärung nicht einreichen oder zu wenig bezahlen, müssen Sie eine Strafe in Höhe von 50 US-Dollar oder zehn Prozent des Nettosteuerbetrags zahlen, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Bei verspäteter Zahlung der Steuer fallen außerdem Zinsen an , die ab dem Fälligkeitsdatum der Steuer für jeden Monat oder Bruchteil eines Monats bis zur vollständigen Zahlung berechnet werden.

Widerruf der IFTA-Lizenz

Die Gerichtsbarkeiten der Bundesstaaten und Provinzen können Ihre IFTA-Lizenz widerrufen, wenn Sie Folgendes nicht tun:

• Befolgen Sie die Bestimmungen der IFTA sowie die Steuergesetze und -vorschriften der einzelnen Bundesstaaten und Provinzen
• Reichen Sie eine vierteljährliche Kraftstoffsteuererklärung ein
• Zahlen Sie die fälligen Steuern in allen Mitgliedsländern
• Bezahlen Sie den fälligen Betrag einer Prüfungsrechnung oder beantragen Sie nicht innerhalb der festgelegten Frist eine erneute Prüfung.
• Reisen zwischen den Staaten

Fehler zu vermeiden

Damit Sie bei der Erstellung des IFTA-Berichts den Überblick behalten, müssen Sie einige Dinge beachten, damit Ihnen keine Strafen drohen.

1. Reichen Sie Ihre Steuern pünktlich und vierteljährlich ein.
2. Vergessen Sie nicht, Ihre persönlichen Kilometer aufzuzeichnen. Andernfalls können Fehler in Ihren Berechnungen auftreten, die zu Unstimmigkeiten führen und eine Betriebsprüfung nach sich ziehen können.
3. Berechnen Sie Kraftstoff und Kilometerstand richtig, um Prüfungen und Bußgelder zu vermeiden.
4. Auch wenn Sie in einem bestimmten Quartal nicht tätig sind, ist die Einreichung eines IFTA-Berichts obligatorisch.
5. Überprüfen Sie, ob Ihr Kilometerzähler korrekte Werte anzeigt. Fehlerhafte Kilometerangaben können Ihre Steuerberechnungen durcheinanderbringen.

Audits

Jährlich werden 3 % der Lizenznehmer geprüft, selbst wenn alle Richtlinien perfekt eingehalten werden.

Die Benachrichtigung über eine Betriebsprüfung erfolgt per Post oder telefonisch von der Steuerbehörde Ihres Heimatstaates. Ihr Unternehmen wird mindestens 30 Tage im Voraus über die Betriebsprüfung informiert und erhält Richtlinien zu Datum und Uhrzeit der Betriebsprüfung sowie zu den für die Betriebsprüfung bereitzuhaltenden Unterlagen.

Der für Ihr Unternehmen zuständige Wirtschaftsprüfer kann sich auch mit einem Vertreter in Verbindung setzen, um die Geschäftstätigkeit, die Prüfungsverfahren, den Prüfungsumfang und das Kraftstoffbuchhaltungssystem Ihres Unternehmens zu besprechen.

Bei Betriebsprüfungen können hohe Geldstrafen und Führerscheinentzug drohen, wenn die Daten fehlerhaft sind oder die Steuererklärung verspätet eingereicht wird.

Mit einer Telematiklösung verringern Sie die Fehlerwahrscheinlichkeit. Sehen wir uns an, was Telematik ist und wie sie bei der IFTA-Berichterstattung helfen kann.

Telematik und ELDs für IFTA-Berichte und -Compliance

Elektronische Fahrtenbuchgeräte (ELDs) und Flottenmanagement-Software können zur Lösung von Compliance-Problemen beitragen. So funktioniert es.

Flottensoftwaresysteme nutzen Telematik , um Daten wie GPS-Position, Geschwindigkeit, Kraftstoffverbrauch und Motorleistung von Fahrzeugen zu erfassen.

Diese Systeme umfassen auch elektronische Aufzeichnungsgeräte (ELDs), die in Nutzfahrzeugen installiert werden und automatisch die Motorbetriebsstunden, die Fahrzeit, den Kraftstoffverbrauch, den Kilometerstand und weitere Daten eines Fahrzeugs erfassen, die zur Einhaltung der Bundesgesetze erforderlich sind. Dies minimiert Fehler und vereinfacht den Berichtsprozess.

CalAmp ELD hilft bei der automatisierten IFTA-Berichterstattung und gewährleistet die vollständige Einhaltung der Vorschriften der US-amerikanischen und kanadischen Schedule 1 sowie der Vorschriften von Ontario und Quebec.

Unser ELD ist ein Tablet, das Sie an Ihrem Lkw oder Fahrerhaus montieren können. Es verbindet sich mit dem Fahrzeugmotor oder einem Telematikgerät, das Daten vom Motorsteuergerät (ECU) des Transportunternehmens importiert und automatisch aufzeichnet. Anschließend werden diese Informationen dem Fahrer oder Flottenmanager übersichtlich angezeigt.

Das Portal ist vollständig anpassbar und leicht zu navigieren. Mit ELD erfassen Sie problemlos Daten zu Kraftstoffkäufen, Kraftstoffverbrauch und Kilometerstand und stellen sicher, dass Sie Ihre Steuern rechtzeitig einreichen, teure Bußgelder vermeiden und Prüfungsrisiken minimieren.

Darüber hinaus können Sie alle diese Informationen in einem einzigen Bericht zusammenfassen und sich so den Aufwand ersparen, mehrere Dokumente verwalten zu müssen.

Abgesehen davon bietet CalAmp auch die folgenden Funktionen:

1. Echtzeit-Tracking: CalAmp liefert Echtzeitinformationen zum Standort und Status von Fahrzeugen.
2. Wartungsplanungssystem: Diese Funktion überwacht regelmäßige Wartungsaufgaben wie Ölwechsel und Reifenprüfungen, sodass es bei Ihnen nicht zu Fahrzeugausfallzeiten kommt.
3. Überwachung des Fahrerverhaltens: Flottenmanager können Fahrerverhalten wie starkes Bremsen, Beschleunigen, Geschwindigkeitsüberschreitungen, zu dichtes Auffahren und Schwenken verfolgen. So können Manager Verbesserungspotenziale identifizieren und die Sicherheit von Fahrern und Flotte verbessern.
4. Kraftstoffmanagementsystem: CalAmp verfolgt die Kraftstoffeffizienz, Leerlaufzeit und den Kraftstoffverbrauch und trägt so zur Reduzierung der Kraftstoffkosten bei.
5. Geofencing: Mit der Geofencing-Funktion können Sie virtuelle geografische Grenzen einrichten. Sobald Fahrzeuge diese Grenze betreten oder verlassen, erhält der Flottenmanager eine Benachrichtigung und kann den Status der Flotte jederzeit überwachen.
6. Integrationen: CalAmp integriert sich mit Software von Drittanbietern wie Dispatch-Lösungen oder Tankkarten um Informationen zu zentralisieren.

Optimieren Sie Ihre Abläufe und vereinfachen Sie die IFTA-Konformität

IFTA ist für Fahrer und Flottenbetreiber nützlich, weil:

• Es verringert den Verwaltungsaufwand, der durch die Einhaltung mehrerer Kraftstoffsteuergesetze in unterschiedlichen Rechtsräumen entsteht.
• Es fördert Steuergerechtigkeit und -einheitlichkeit.
• Es vereinfacht den IFTA-Berichtsprozess.
• Es hilft Fahrzeugen, hohe Bußgelder, Strafen und komplexe rechtliche Probleme zu vermeiden.

Die Nutzung einer Flottenmanagement-Software ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihren IFTA-Berichtsprozess zu vereinfachen . Neben der Unterstützung bei IFTA-Berichten kann sie auch Routen in Echtzeit optimieren, Wartungspläne überwachen, Benachrichtigungen für vorbeugende Wartungsarbeiten versenden und den Flottenbetrieb optimieren.

Um herauszufinden, wie CalAmp Sie bei der Einhaltung der IFTA-Vorschriften unterstützen kann, fordern Sie eine Demo an.