Die Verwaltung eines einzelnen Firmenfahrzeugs ist recht einfach. Doch mit der Expansion Ihres Unternehmens und dem Wachstum Ihres Fuhrparks ergeben sich neue Herausforderungen: optimale Routenplanung, Fahrzeugwartung, Einhaltung von Compliance-Anforderungen usw.
Effektives Flottenmanagement ist der Schlüssel zur Minimierung der Betriebskosten und zur Maximierung der Fahrerproduktivität. Doch wie begegnen Sie den Herausforderungen einer wachsenden Flotte?
Hier kommt Flottenmanagement-Software ins Spiel.
Im Folgenden erfahren Sie, was Flottenmanagement-Software ist, welche Kernfunktionen sie bietet und welche Vorteile sie Ihrem Unternehmen bietet. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Flottenmanagement-Software implementieren können.
Was ist Flottenmanagement-Software?
Flottenmanagement-Software ist eine Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Fahrzeuge und Anlagen in Echtzeit zu verfolgen. Sie ermöglicht Ihnen, Ihre Flotte zu verwalten, ihre Effizienz zu optimieren und Betriebs- und Wartungskosten zu senken – alles mit einer einzigen Anwendung.
Flottenmanagement-Software basiert auf Telematik Geräte, die die Daten über einen Cloud-Server erfassen, verarbeiten und übertragen. Diese Geräte werden direkt an die Diagnoseanschlüsse des Fahrzeugs angeschlossen und liefern Informationen wie:
- Fahrzeugortung
- Fahrzeuggeschwindigkeit
- Kraftstoffverbrauch
- Zeit und zurückgelegte Strecke
- Leerlaufzeit des Motors
- Fahrverhalten
Diese Informationen werden an einen Cloud-Server gesendet und sind über Flottenmanagementsoftware wie CalAmp Flottentelematik. Flottenmanager können On-Demand-Berichte erstellen, historische Trends anzeigen und ihre Flotte direkt vom Dashboard aus überwachen.
Gemeinsame Funktionen von Flottenmanagement-Software
Egal, ob Sie nur wenige Lkw oder Hunderte Nutzfahrzeuge in Ihrem Fuhrpark haben – ein gutes Flottenmanagement ist unerlässlich. Die Verwaltung Ihres Fuhrparks mit Tabellen oder Papier ist jedoch nicht praktikabel.
Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, die eine Software zur Fahrzeugflottenverwaltung bietet.
GPS-Tracking
Die GPS-Ortung (Global Positioning System) ist eine der Kernfunktionen von Flottenmanagement-Software. Diese Systeme helfen Ihnen, Ihre Flotte zu überwachen und Ihre Anlagen in Echtzeit zu verfolgen.
In Verbindung mit Telematik können Sie auch Daten wie Fahrzeuggeschwindigkeit, Motorleistung, Kraftstoffverbrauch und mehr erfassen. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, Ihre Abläufe zu optimieren und die Fahrerleistung zu überwachen.
Routenplanung und -optimierung
Ob bei der Warenlieferung oder bei Kundenterminen: Ihre Fahrer sollten die effizientesten Routen wählen. Andernfalls verbringen sie mehr Zeit auf der Straße und verbrauchen mehr Kraftstoff.
Ein weiteres Feature von Flottenmanagement-Software ist die Möglichkeit, Routen im Voraus zu planen und zu optimieren und dabei Tankstopps und Pausen zu berücksichtigen. Durch die Routenoptimierung können Kraftstoffkosten gespart und Lieferzeiten verbessert werden.
Geofencing oder Regionsüberwachung
Geofencing ist der Prozess der Erstellung virtueller Grenzen. Damit können Sie die Bewegung Ihrer Flotte überwachen und auf bestimmte Regionen beschränken.
Mit Geofencing können Sie Benachrichtigungen einrichten, wenn Fahrer bestimmte Bereiche betreten oder verlassen. So können Sie Ihren Kunden Echtzeit-Updates bereitstellen. Sie können auch Benachrichtigungen erhalten, wenn Fahrer die festgelegten Grenzen unbefugt verlassen.
Wartungsplanung
Flottenmanagement-Software bietet Funktionen, mit denen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten wie Ölwechsel, Achsvermessung und mehr im Blick behalten. Sie kann Sie außerdem anhand von Motordaten wie dem Kilometerstand an fällige Wartungstermine erinnern.
Wenn Sie Ihren Fuhrpark in einem Topzustand halten, können Sie Ausfallzeiten minimieren, die Lebensdauer Ihrer Ausrüstung verlängern und die Sicherheit der Fahrer verbessern.
Detaillierte Berichterstattung
Flottenmanagementsoftware bietet eine Fülle von Informationen, die Flottenmanager zur Unterstützung bei der Routenplanung, zur Verbesserung der Flotteneffizienz und zum Schutz wertvoller Vermögenswerte nutzen können.
Diese umfassen:
- Gefahrene Strecke
- Leerlaufzeit des Motors
- Anzahl Haltestellen
- Durchschnittliche Zeit vor Ort
- Beschleunigungsereignisse
Mithilfe dieser Informationen können Flottenmanager Maßnahmen ergreifen, um die Fahrzeugauslastung zu maximieren und die Fahrersicherheit zu verbessern. Stellen sie beispielsweise übermäßige Leerlaufzeiten des Motors fest, können sie erneut auf die Notwendigkeit hinweisen, den Motor abzuschalten.
Vorteile einer Flottenmanagement-Software
Die Verwaltung einer Flotte kann eine Herausforderung sein. Deshalb setzen immer mehr Flottenmanager auf Flottenmanagement-Software, um einen ganzheitlicheren Überblick über ihre Flotte zu erhalten.
Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Implementierung einer Flottenmanagementsoftware.
Verbessern Sie die Fahrersicherheit und überwachen Sie die Leistung
Die Sicherheit des Fahrers hat größte Bedeutung.
Flottenmanagementsoftware bietet in Ihre Fahrzeuge integrierte Telematik, die Daten über Bordsensoren in Echtzeit übermittelt. Flottenmanager können Daten wie Motordrehzahl, Leerlaufzeit, Standort und andere wichtige Fahrzeugdiagnosedaten überwachen.
Aggressives Fahrverhalten wie überhöhte Geschwindigkeit und starkes Bremsen können die Betriebskosten erhöhen, wertvolle Fracht beschädigen, das Unfallrisiko erhöhen und das Haftungsrisiko für den Flottenbetreiber erhöhen. Flottenmanager können Echtzeitwarnungen für derartiges Verhalten einrichten.
Darüber hinaus können Flottenmanager über die Videokameras im Armaturenbrett auf die Daten zugreifen, um Vorfälle zu überprüfen. Durch die Überwachung des Fahrverhaltens können Sie Maßnahmen zur Verbesserung der Fahrersicherheit ergreifen. Beispiele hierfür sind die Aktualisierung Ihrer Schulungen und die Entwicklung von Programmen zur Belohnung sicheren Fahrens.
Planen Sie vorbeugende Wartung und reduzieren Sie ungeplante Ausfallzeiten
Fahrzeugausfallzeiten können Kosten von $ 488 bis $ 760 bis zu 760 US-Dollar pro Fahrzeug und Tag, und darin sind die Reparaturkosten noch nicht einmal enthalten. Durch vorbeugende Wartung können ungeplante Ausfallzeiten minimiert werden. Beispiele hierfür sind regelmäßige Ölwechsel, die Überprüfung der Zündkerzen und der Austausch der Bremsbeläge.
Natürlich ist es nicht einfach, die routinemäßige Wartung einer wachsenden Flotte im Auge zu behalten. Flottenmanagement-Software wie CalAmp Fleet Telematics hilft Ihnen, kleinere Probleme zu erkennen, bevor sie zu größeren werden.
Mit CalAmp Fleet Telematics können Sie außerdem geplante Erinnerungen basierend auf Kilometerstand und Nutzung erstellen. So bleiben Sie den Wartungsplänen immer einen Schritt voraus und sorgen so für einen effizienten Flottenbetrieb und die Sicherheit Ihrer Fahrer.
Geringerer Kraftstoffverbrauch
Das Energieministerium schätzt, dass schwere Lastkraftwagen etwa 0.8 Gallonen Kraftstoff pro Stunde, wenn ihre Motoren im Leerlauf sind. Die American Trucking Association schätzt, dass sich der Motorverschleiß im Leerlauf aufgrund der Kohlenstoffablagerung verdoppelt und zusätzliche Kosten verursacht $2,000 pro LKW jährlich für die Wartung.
Flottenmanagement-Software kann den Kraftstoffverbrauch senken. Eine Möglichkeit hierfür ist die Überwachung der Leerlaufzeiten des Motors. Flottenmanager können diese Daten nutzen, um Best Practices zur Reduzierung unnötiger Leerlaufzeiten zu entwickeln.
Einhaltung der ELD-Vorschriften
Ab Dezember 2017 müssen die meisten Nutzfahrzeuge (CMV) gemäß der US-amerikanischen Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA).
Die Vorschrift soll die Sicherheit der Fahrer verbessern und übermüdete Fahrer von der Straße fernhalten. Fahrzeugführer müssen ihre Dienststunden elektronisch erfassen. Die Dienststundenregel besagt, dass Lkw-Fahrer in einer 11-Stunden-Schicht maximal elf Stunden fahren dürfen.
CalAmp ist eine Partnerschaft mit gesicherte Telematik um eine umfassende ELD-Lösung bereitzustellen, die Ihnen dabei hilft, die Compliance einzuhalten. Das Apollo ELD von Assured Telematics wurde von der FMCSA zugelassen und ermöglicht Fahrern die einfache Verwaltung ihrer HOS-Logbücher, die Meldung von Fahrzeuginspektionen und vieles mehr.
Betrugsfälle verhindern
Fuhrparkmanager müssen sich mit Betrug auseinandersetzen. Beispiele hierfür sind Fahrer, die Tankkarten für private Ausgaben oder sogar Firmenmaterialien für Nebengeschäfte verwenden.
Flottenmanagement-Software kombiniert mit einer Tracking-Lösung wie CalAmp Tags ermöglicht es Ihnen, wertvolle Vermögenswerte im Auge zu behalten.
In einem Fall hegte ein Heizungs- und Klimaanlagenunternehmen den Verdacht, dass seine Mitarbeiter von der Firma gekauftes Freon für nicht geschäftliche Zwecke verwendeten, was dem Unternehmen jede Woche Hunderte von Dollar kostete.
Mit einem CalAmp-Tag, der an Freon-Kanistern befestigt und für regelmäßige Scans eingerichtet wurde, konnte der Besitzer seinen Verdacht bestätigen. Lesen Sie, wie die HLK-Unternehmen verwendete CalAmp-Tags, um Unternehmensvermögen zu verfolgen und Betrug zu verhindern.
Angesichts dieser wesentlichen Vorteile ist klar, dass sich Flottenmanagementsoftware positiv auf Ihr Geschäft auswirken kann.
Wer nutzt Flottenmanagement-Software?
Fast jedes Unternehmen, das Nutzfahrzeuge betreibt, ist in gewissem Maße auf Flottenmanagement angewiesen. Hier erfahren Sie, wie Mitarbeiter verschiedener Branchen Flottenmanagement-Software nutzen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Flottenmanager
Flottenmanager überwachen den Betrieb ihrer Flotte. Zu ihren Aufgaben gehören die Planung der Fahrzeugwartung, die Überwachung des Fahrerverhaltens und die Bestimmung der Anzahl und Art der benötigten Fahrzeuge für einen effizienten Betrieb.
Mithilfe von Flottenmanagementsoftware erhalten Flottenmanager einen Echtzeitüberblick über ihre gesamte Flotte, sodass sie intelligentere und bessere Geschäftsentscheidungen treffen können.
Projektmanager
Projektmanager sind dafür verantwortlich, dass Projekte termingerecht und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden. Zu ihren Aufgaben gehört die Planung und Organisation aller notwendigen Ressourcen.
Beispielsweise können Projektmanager auf einer Baustelle mithilfe einer Flottenmanagementsoftware sicherstellen, dass die Geräte und Werkzeuge zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
Wartungsmanager
Flottenwartungsmanager sind für die Koordination von Wartung und Reparaturen verantwortlich. Ihre Aufgabe ist es, ungeplante Ausfallzeiten zu minimieren und die Fahrzeuge in optimalem Zustand zu halten.
Mithilfe einer Flottenmanagementsoftware können Wartungsmanager den allgemeinen „Zustand“ jedes Fahrzeugs überwachen und erhalten Benachrichtigungen, wenn bestimmte Motorcodes ausgelöst werden.
Logistikmanager
Logistikmanager koordinieren die Lagerung und Verteilung von Waren. Mithilfe von Flottenmanagement-Software erhalten sie Echtzeit-Übersicht über die Fracht und sorgen für effiziente Lieferketten.
Sicherheitsmanager
Sicherheitsmanager spielen eine wichtige Rolle im Flottenmanagement. Mit Flottenmanagement-Software können sie das Fahrerverhalten überwachen, Fahrzeugunfälle überprüfen und neue Richtlinien festlegen, um ähnliche Vorfälle zu verhindern.
Compliance-Manager
Jedes Unternehmen, das einen Fuhrpark betreibt, muss die Vorschriften des US-Verkehrsministeriums (DOT) und der FMCSA einhalten. Verstöße können zu hohen Strafen oder zur Stilllegung des Fuhrparks führen.
Compliance-Manager können mithilfe von Flottenmanagementsoftware sicherstellen, dass Fahrer ihre HOS protokollieren und überprüfen, ob die Fahrzeuge die erforderlichen Inspektionen durchlaufen haben.
Treiber
Selbstverständlich können Fahrer über eine Schnittstelle mithilfe der Flottenmanagementsoftware auf Kundeninformationen zugreifen, ihre Tagespläne verfolgen, Unterschriften sammeln und vieles mehr.
Dies sind nur einige der vielen Möglichkeiten, wie Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen Flottenmanagement-Software nutzen können. Weitere Beispiele sind die Überwachung wichtiger Leistungsindikatoren durch Führungskräfte, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung einer Flottenmanagement-Software
Eine effizientere Flotte wirkt sich letztendlich positiv auf Ihr Geschäftsergebnis aus. Sie benötigen jedoch die richtigen Tools, um Ihre Abläufe zu verwalten und zu optimieren.
Befolgen Sie diese Schritte, um eine Flottenmanagementsoftware in Ihrem Unternehmen zu implementieren.
1. Lassen Sie sich von der Führung unterstützen
Die Implementierung einer Flottenmanagementsoftware ist ein gewaltiges Unterfangen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die Zustimmung der wichtigsten Beteiligten einholen.
Der erste Schritt zur Akzeptanz besteht darin, die Auswirkungen der Implementierung (z. B. auf Flottenmanager, Techniker, Fahrer usw.) zu berücksichtigen. Zeigen Sie anschließend, wie die Flottenverfolgungssoftware jeder Gruppe zugutekommt.
Wenn beispielsweise ungeplante Ausfallzeiten Flottenmanagern Kopfzerbrechen bereiten, können Sie zeigen, wie der Einsatz von Software ihnen hilft, die Wartungspläne einzuhalten. Stellen Sie Daten und Kennzahlen bereit, um Ihre Vision zu untermauern.
Holen Sie unbedingt auch Feedback von wichtigen Stakeholdern ein. Ihr Team ist offener für Veränderungen, wenn es das Gefühl hat, an der Umsetzung beteiligt zu sein.
2. Definieren Sie Ihre Anforderungen an das Flottenmanagement
Bevor Sie mit der Suche nach einer Flottenmanagement-Software beginnen, müssen Sie Ihre Anforderungen ermitteln. Ein guter Ausgangspunkt ist es, alle Probleme und Herausforderungen Ihres Teams zu dokumentieren.
Zu den üblichen Herausforderungen, mit denen Flottenmanager konfrontiert sind, gehören:
- Fahrzeuge in optimalem Zustand halten
- Kontrolle der Kraftstoff- und Wartungskosten
- Lieferpläne verwalten
- Informationsüberflutung vermeiden
- Erfüllung von Compliance-Anforderungen
Die Definition Ihrer Flottenmanagement-Anforderungen hilft Ihnen, die passende Lösung zu finden. So können Sie auch die wichtigsten Funktionen für Ihr Unternehmen bestimmen.
3. Legen Sie Ihre Flottenmanagementziele fest
Der nächste Schritt besteht darin, Ziele für die Implementierung der Flottenmanagement-Software festzulegen. So können Sie Basiswerte festlegen und den Fortschritt messen.
Einige Beispiele für Ziele, die Sie festlegen können, sind:
- Verbessern Sie die Lieferzeiten um x %
- Reduzieren Sie die Anzahl der Verkehrsunfälle um x %
- Reduzieren Sie Kraftstoff- und Betriebskosten um x %
- Reduzieren Sie die durchschnittliche Verweildauer auf der Site um x %
Durch den Vergleich dieser Kennzahlen vor und nach dem Eingriff können Sie die Auswirkungen der von Ihnen gewählten Flottenmanagementplattform messen.
4. Wählen Sie eine Flottenmanagement-Software
Die Wahl der richtigen Flottenmanagement-Software ist nicht einfach, da es eine große Auswahl gibt. Hier sind einige Punkte, die Ihnen bei der Eingrenzung Ihrer Auswahl helfen:
- Merkmale: Berücksichtigen Sie Ihre Flottenmanagementanforderungen, um zu bestimmen, welche Funktionen für Sie wichtig sind. Wenn beispielsweise das Kraftstoffmanagement eine Ihrer obersten Prioritäten ist, sollten Sie nach einer Software suchen, die die Leerlaufzeiten des Motors anzeigt und den Kraftstoffverbrauch überwacht.
- Einfache Anwendung: Ziel der Flottenmanagement-Software ist die Optimierung Ihrer Betriebsabläufe. Die gewählte Lösung sollte über eine intuitive Benutzeroberfläche verfügen, die Ihr gesamtes Team mit minimalem Schulungsaufwand sofort nutzen kann.
- Skalierbarkeit: Ihr Fuhrpark besteht möglicherweise nur aus wenigen Fahrzeugen, doch mit der Expansion Ihres Unternehmens kann die Zahl schnell wachsen. Die beste Software für das Fuhrparkmanagement lässt sich problemlos an Ihre Anforderungen anpassen.
- Installation: Telematikgeräte ermöglichen die Ortung Ihrer Fahrzeuge per GPS. Wichtig ist jedoch, wie einfach (oder schwierig) die Installation dieser Geräte ist.
- Kunden-Support Technische Probleme können zu unnötigen Verzögerungen führen. Wählen Sie einen Anbieter mit exzellentem Kundenservice. Wenn Sie Hilfe benötigen, wissen Sie, dass Sie diese bekommen.
Erstellen Sie eine Liste verschiedener Anbieter und vergleichen Sie jede Option mit Ihren Anforderungen. Wenn eine Flottenmanagementlösung die von Ihnen benötigte Funktion nicht bietet, streichen Sie sie von Ihrer Liste. Stellen Sie ggf. ein Softwareauswahlteam zusammen, das Sie bei diesem Schritt unterstützt.
5. Erstellen Sie einen Implementierungsplan
Es ist generell keine gute Idee, bedeutende Änderungen auf einmal einzuführen. Erstellen Sie stattdessen einen Implementierungsplan, der den Prozess in kleinere Schritte unterteilt. So kann sich Ihr Team schrittweise an die neuen Änderungen gewöhnen.
Benennen Sie einen Projektleiter, der die Umsetzung Ihres Implementierungsplans überwacht. Diese Person arbeitet mit Mitarbeitern zusammen, die verschiedene Aspekte Ihres Flottenbetriebs – Wartung, Compliance usw. – überwachen. Sie koordiniert beispielsweise die Zusammenarbeit mit den Flottenmanagern, um sicherzustellen, dass die Fahrzeuge für die Installation bereit sind.
Achten Sie bei der Umsetzung Ihres Plans darauf, mit Ihrem Team zu kommunizieren. Organisatorische Änderungen sind 6.3 mal haben größere Erfolgsaussichten, wenn Führungskräfte gegenüber dem Rest der Organisation transparent über Veränderungsbemühungen sprechen.
6. Bilden Sie Ihr Team aus
Egal, ob Sie zum ersten Mal mit einer Flottenmanagement-Software arbeiten oder die Lösung wechseln, sorgen Sie für eine angemessene Schulung. Schließlich möchten Sie nicht, dass Ihre Fahrer im Außendienst nicht verstehen, wie bestimmte Funktionen funktionieren.
Führen Sie Schulungen vor Ort durch, um Ihren Fahrern die Nutzung der von Ihnen gewählten Flottenmanagement-Software zu erleichtern und Fragen zu stellen. Alle, die die Plattform nutzen, wie Flottenmanager und Techniker, sollten ebenfalls geschult werden.
Denken Sie daran, dass Schulungen ein fortlaufender Prozess sind. Wenn Sie Änderungen an der Fuhrparkrichtlinie Ihres Unternehmens vornehmen, lassen Sie Ihr Team die entsprechenden Abschnitte erneut durchgehen.
Fazit
Technologie kann Ihre Betriebsabläufe zweifellos effizienter machen. Mit Flottenmanagement-Software steigern Sie die Fahrereffizienz, reduzieren ungeplante Ausfallzeiten und verlängern die Lebensdauer Ihrer Geräte.
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