Dependendo do tipo de veículo que você tem na sua frota, cada quilômetro rodado pode custar US$ 3 ou mais.
Mais do que provável, seus caminhões rodam dezenas de milhares de milhas por ano, o que significa que esses custos se somam. Para despesas comerciais caras como essa, você obviamente quer tirar o máximo proveito do seu investimento.
É aí que entra o gerenciamento de frotas. É a disciplina de gerenciar, monitorar e otimizar sua frota para que ela obtenha a quantidade máxima de entregas, visitas de serviço de campo ou outros trabalhos realizados.
Envolve muitas tarefas e processos diferentes, abrangendo RH, manutenção, planejamento de rotas e muito mais. Neste artigo, exploraremos todos esses diferentes aspectos do gerenciamento de frotas, incluindo por que ele importa em primeiro lugar e como você pode melhorar seus próprios processos de gerenciamento de frotas.
O que é gestão de frotas e por que ela é importante?
Gestão de frotas é o gerenciamento de uma frota de veículos como caminhões, vans, carros, empilhadeiras, etc., e equipamentos relacionados, como reboques e qualquer carga.
As principais tarefas de gerenciamento de frotas envolvem monitorar o status do veículo e programar qualquer manutenção necessária, rastrear e melhorar rotas comuns da frota e muito mais.
O objetivo final de um gerente de frota (e de todo o processo de gerenciamento de frota) é minimizar os custos operacionais relacionados à frota (como consumo de combustível e custos de manutenção) e, ao mesmo tempo, maximizar a produção de trabalho da frota — por exemplo, por meio de melhor roteirização ou delegação mais eficiente.
É parte integrante de negócios em uma infinidade de indústrias, de logística a transporte, construção, paisagismo, serviços de entrega e muito mais. Qualquer negócio que gerencie uma frota privada ou contrate um grande número de veículos terceirizados deve investir em gestão de frota.
Embora as equipas de gestão de frotas dependessem de anotações cuidadosas, de telefones e de contactos activos com os condutores, graças aos desenvolvimentos em telemática Com o passar das últimas décadas, coisas como rastrear a localização do veículo, hábitos de direção e uso de combustível agora podem ser feitas automaticamente.
Por que a gestão de frota é importante?
O custo médio por milha de um caminhão em 2021 foi de US$ 2.90 e, com o aumento dos preços dos combustíveis, esses custos só estão aumentando a cada dia.
Embora os custos com base no motorista constituam a maioria das despesas, os custos com combustível e manutenção sozinhos somam mais de 32%. E esses custos podem ser seriamente impactados por quão bem ou mal você gerencia sua frota.
Por exemplo, se os seus condutores não seguirem as melhores práticas ao conduzir, acelerando rapidamente, travando bruscamente e muito mais, isso pode não só ter impacto no consumo de combustível (entre 15 para% 30) mas o desgaste extra também aumentará seus custos de manutenção.
Implementar um programa para promover hábitos de condução seguros (por exemplo, implementar rastreadores de veículos para monitorar e recompensar o bom desempenho) é uma ótima maneira de lidar com esse problema.
Além disso, promover uma cultura de direção segura também reduz a chance de incidentes e protege sua empresa de taxas legais desnecessárias e escândalos indesejados.
E esse é apenas o lado da redução de custos das coisas. Melhorar a “utilização da frota” — quão efetivamente cada veículo da sua frota é usado em qualquer momento — é o outro aspecto do gerenciamento de frota.
Se você não tiver um sistema em funcionamento, terá dificuldade em atribuir pedidos ou trabalhos de última hora ao veículo e equipe mais próximos. Você também não terá os dados necessários para analisar se há uma maneira melhor de rotear seus veículos ou se seria melhor mudar um centro de distribuição, por exemplo.
Qual é o propósito da gestão de frotas?
Resumindo, o objetivo do gerenciamento de frotas é gerenciar efetivamente todos os ativos da frota, eliminar custos desnecessários e garantir que você obtenha o máximo rendimento viável de cada veículo e motorista (sem sobrecarregar nenhum motorista ou máquina).
Esse é o panorama geral. Vamos dar uma olhada mais de perto em como isso se parece em todos os processos-chave sob o guarda-chuva da gestão de frotas.
Manutenção de veículos e equipamentos
É bastante autoexplicativo, mas uma das principais áreas que um gerente de frota supervisionará e otimizará é a manutenção de todos os veículos e equipamentos da frota.
Isso significa programar manutenção preventiva de rotina, como trocas de óleo e inspeções regulares, bem como analisar métricas de direção para identificar quaisquer veículos específicos que possam precisar de manutenção corretiva, como substituir pneus com base em uma quantidade anormalmente alta de quilômetros percorridos.
Gerenciando custos de frota
Também cabe ao departamento de gestão de frotas controlar todos os custos relacionados à frota, incluindo aquisição de novos veículos, custos de combustível, custos de manutenção de veículos, salários de motoristas e muito mais.
Se você não tiver esses dados, não terá como avaliar a lucratividade de diferentes contratos, clientes ou até mesmo de seções inteiras do seu negócio.
Rastreamento de veículos
No passado, isso envolvia manter registros detalhados das rotas planejadas pelos motoristas e entrar em contato regularmente com eles pelo rádio, mas, felizmente, hoje, tudo o que você precisa fazer é dar uma olhada no painel.
EQUIPAMENTOS sistemas de gestão de frota exibirá a localização em tempo real de cada veículo da sua frota.
Segurança do motorista
Melhorar a segurança do motorista é outra meta e responsabilidade fundamental de qualquer equipe de gerenciamento de frota. Um aspecto disso é a manutenção adequada de todos os veículos e equipamentos. O outro aspecto é a facilitação de programas que ajudam todos os motoristas a desenvolver hábitos de direção seguros e práticas sólidas de programação que não levem certos motoristas a trabalharem demais ou a dormirem pouco.
Contratação e retenção de motoristas
Não importa se entrevistar novos funcionários é seu trabalho como gerente da frota ou se é feito por outro departamento, gerenciar a cultura da frota é seu trabalho, então você precisa definir expectativas e diretrizes para a contratação.
E quando a indústria de caminhões está em falta Controladores 80,500 só nos EUA, você precisa que essas novas contratações permaneçam.
Portanto, você também precisa criar programas de treinamento e sistemas de suporte que levem a uma melhor retenção de motoristas.
Aquisição de veículos
Se você tem uma frota privada, os gerentes de frota negociarão acordos com os fabricantes e agendarão novas compras para garantir a segurança dos seus motoristas e a eficiência da sua frota sem aposentar caminhões e outros veículos antigos antes do necessário.
Conformidade (ELD, por exemplo)
Dependendo dos tipos de veículos comerciais da sua frota, do tipo de trabalho que sua empresa realiza e da sua localização, você precisa manter uma série de padrões de conformidade.
Por exemplo, a FMCSA (Federal Motor Carrier Safety Association) exige que a maioria dos veículos em frotas comerciais incluam um ELD (Dispositivo de Registro Eletrônico) e para que os motoristas sigam regras rígidas de “horas de serviço” quando estiverem na estrada.
É função do gerente da frota garantir a conformidade em toda a frota, identificar quaisquer problemas potenciais e corrigi-los continuamente.
Agendamento e otimização de rotas
Caminhões bem conservados e motoristas bem treinados não são suficientes para fazer sua frota funcionar como uma máquina bem lubrificada. A outra parte da equação é se você efetivamente divide ou não as cargas ou ordens de serviço entre os motoristas e quão efetivas são as rotas que você atribui aos seus motoristas.
Você não quer pagar horas extras para 20 motoristas enquanto 12 veículos ficam parados no estacionamento da sua empresa sem nada para fazer. E você não quer que os veículos fiquem presos no trânsito rotineiramente às terças-feiras por causa de um problema de planejamento de rota.
O dia a dia de um gestor de frota
Pode parecer muita responsabilidade, e é, mas hoje em dia, a maioria dessas tarefas conta com o suporte de tecnologia e software modernos.
O dia típico de um gerente de frota começa com um check-up matinal sobre a localização e a carga de trabalho dos motoristas, identificando problemas potenciais como má utilização da frota ou um motorista potencialmente sobrecarregado. Então, o gerente de frota pode analisar dados que destacam os hábitos de direção de motoristas individuais para verificar como está indo a iniciativa de direção segura.
Após um almoço discutindo a necessidade de expandir a frota com novos caminhões e motoristas para a próxima temporada de férias, o gerente da frota conversa com a equipe de expedição para garantir que o dia tenha transcorrido sem problemas.
Por fim, eles trabalham em um relatório para a administração que detalha todas as despesas trimestrais relacionadas à frota, bem como as economias de custos e melhorias de eficiência que eles conseguiram acumular.
Por que o software de gerenciamento de frotas é uma parte crucial do quebra-cabeça
No passado, as equipes de gerenciamento de frotas exigiam muito pessoal que coletava manualmente uma variedade de pontos de dados e criava cronogramas de manutenção impecáveis com antecedência.
Não só era uma grande despesa com folha de pagamento, mas também era quase impossível dissecar os dados e identificar áreas de oportunidade para melhoria — imagine tentar classificar manualmente dezenas de arquivos de dados.
Os softwares modernos de gerenciamento de frotas tornaram equipes gigantes obsoletas e facilitaram que equipes menores (ou, em empresas menores, até mesmo gerentes de frotas individuais) gerenciassem com eficiência grandes frotas privadas ou alugadas.
Aqui está uma prévia de um pouco do que um sistema de gerenciamento de frotas pode oferecer:
- Rastreamento de localização em tempo real: localize instantaneamente qualquer veículo ou motorista e identifique padrões que afetam os tempos de entrega ou resposta.
- Dados de utilização da frota: descubra quão uniformemente você está distribuindo o trabalho pela frota, identifique quaisquer veículos ou motoristas sobrecarregados, etc.
- Agendamento inteligente de manutenção com base em dados ao vivo: em vez de um cronograma rígido e igual para cada veículo, você pode contar com os dados para programar a manutenção preventiva e corretiva no momento ideal.
- Melhor roteamento: seus despachantes podem dizer adeus ao planejamento manual de rotas com base nas diferentes paradas de cada motorista.
E isso é apenas a ponta do iceberg. O software e a tecnologia certos são a base de qualquer equipe de gerenciamento de frota eficiente nos dias de hoje.
Se você deseja aproveitar isso na sua empresa, abordaremos como você pode utilizá-lo na próxima seção.
Como usar software de gerenciamento de frota para otimizar sua frota
Quer gastar menos com combustível e manutenção e fazer mais trabalho com o mesmo número de veículos da frota? O sistema de gerenciamento de frota certo pode ajudar você a conseguir isso.
Encontre o software e hardware certos
A solução certa depende do seu setor, do tamanho da frota, se sua frota é privada ou não e de vários outros fatores.
A primeira coisa que você deve considerar é se o sistema oferece recursos exclusivos que podem ajudar sua empresa a melhorar a eficiência de suas operações.
Por exemplo, se você quiser pontos de dados importantes, como uso real de combustível, frenagem, marcha lenta, códigos de falha do motor, etc., é importante investir em rastreadores físicos de frota, além de software habilitado para nuvem, e não na solução mais barata baseada em aplicativo.
Por exemplo, em combinação com o nosso estado da arte rastreadores de veículos, Telemática da frota da CalAmp oferece recursos como:
- Notificações automatizadas de ETA para seus clientes (que melhoram a experiência do cliente e reduzem o número de chamadas de serviço recebidas)
- Notificações de manutenção automatizadas com base na quilometragem e outros dados de uso. Você também pode configurar alertas para códigos de falha de motor específicos
- Capacidade de programar automaticamente o trabalho de forma mais eficiente para utilizar melhor sua frota e manter sua equipe feliz e saudável
- Acessível de qualquer dispositivo, em qualquer lugar
Se você configurar telemática de vídeo com o CalAmp Video-Based Safety, nosso software gravará e marcará automaticamente videoclipes com base em eventos como frenagem repentina ou aceleração rápida.
Use os dados para identificar potenciais problemas de eficiência
Claro, apenas configurar o software não é o suficiente. Depois que você tiver acesso a todos esses novos pontos de dados, você precisa usá-los a seu favor.
Aqui estão alguns lugares para começar:
- Observe a eficiência de combustível dos seus motoristas. Se for inconsistente ou ruim em geral, mergulhe nos dados. Se você observar altos índices de aceleração rápida, frenagem brusca e direção nervosa, pode ser hora de começar um programa de direção segura/eficiente.
- Analise as rotas que seus motoristas fazem para cumprir rotas-chave para clientes de longo prazo ou entregas comuns. Tente identificar um caminho melhor. Qualquer minuto que você puder economizar será composto ao longo dos meses e anos.
- Verifique se você está distribuindo os pedidos uniformemente e se todos os seus motoristas têm cargas de trabalho administráveis.
Simplifique o agendamento e as comunicações com automação
Depois que tudo estiver funcionando, você também deve aproveitar ao máximo todos os recursos de otimização de cronograma automatizados e notificações automatizadas para ajudar a tornar sua operação mais eficiente.
Por exemplo, em vez de os despachantes adivinharem a localização de um veículo e de um motorista, eles podem definir uma cerca geográfica e serem notificados quando um veículo entra ou sai de um território geográfico específico.
Aumente as taxas de direção segura com telemática de vídeo
Embora coletar dados quantitativos seja um bom lugar para começar, o vídeo é a essência dos dados qualitativos. Ao ver como seus motoristas reagem em situações de alta pressão, você pode identificar problemas potenciais e corrigi-los antes que eles levem a problemas reais ou acidentes.
Superando desafios comuns de gerenciamento de frotas
Mesmo com um software novinho em folha instalado, você ainda tem muito trabalho pela frente com o aumento dos custos de combustível, escassez de motoristas e outros problemas. Veja como você pode superar alguns dos desafios mais comuns no gerenciamento de frotas.
Aumento dos custos dos combustíveis
Em 2022, os preços médios do diesel nos EUA atingiram máximas históricas de mais de US$ 5 por galão, o que significa que o combustível está começando a representar uma parte desproporcional do custo por milha.
Isso significa que é mais importante do que nunca melhorar eficiência do combustível. Aqui está o que você pode fazer a partir de uma perspectiva de gerenciamento de frota:
- Promova hábitos de direção eficientes (aceleração lenta e constante, manutenção de velocidades mais baixas para reduzir o arrasto, etc.)
- Identifique as rotas ideais para cada veículo para reduzir a quilometragem necessária.
- Programe automaticamente o enchimento dos pneus e a manutenção preventiva para manter o nível ideal de enchimento dos pneus para cada veículo.
Escassez de motoristas
Com a escassez de motoristas em vários setores, pode ser difícil manter uma frota totalmente equipada o tempo todo. Veja como obter o melhor da sua equipe:
- Distribua pedidos de forma eficiente para que nenhum motorista fique sobrecarregado (e nenhum motorista fique de menos).
- Crie uma cultura e um ambiente de trabalho positivos onde os motoristas se sintam respeitados e ouvidos, em vez de extensões sem rosto do veículo em que viajam.
- Crie um programa de segurança de frota que recompense os motoristas com comportamento de direção excepcional usando Tecnologia Driver Scorecard.
Conclusão
Gestão de frotas é uma disciplina crucial para empresas em uma ampla variedade de indústrias. Ela pode ajudá-las a cortar custos operacionais e, ao mesmo tempo, obter mais trabalho de seus veículos e funcionários.
Uma das melhores maneiras de dar início ao seu objetivo de gerenciamento eficiente de frotas de caminhões é investir em software de gerenciamento de frotas.
Telemática da frota CalAmp é uma solução de gerenciamento de frota de última geração que utiliza nosso dispositivo telemático, plataforma de nuvem e aplicativo fácil de usar para fornecer dados em tempo real e ajudar você a otimizar a utilização e a manutenção da frota usando agendamento inteligente e lembretes automatizados.