Como um agente de compras, você está sempre procurando obter para seu gerente de frota, gerente de manutenção ou diretor de obras públicas os produtos e soluções exatos de que eles precisam o mais rápido possível, mantendo-se em conformidade com os requisitos de aquisição do governo. Muitas vezes, a compra cooperativa é a abordagem mais rápida e eficaz.
Quando um departamento precisa de uma solução telemática de frota, o processo tradicional de aquisição de desenvolver uma lista de especificações, publicar RFPs e avaliar várias propostas pode se arrastar por muitos meses, levando a horas extras e chefes de departamento impacientes. Os contratos de compra cooperativa eliminam a maior parte desse trabalho para que sua agência ou instituição obtenha o que precisa mais cedo, a um preço competitivo, e você economiza o dinheiro dos contribuintes.
Como funciona a compra cooperativa?
Em um programa de compras cooperativas do governo, diversas entidades governamentais (estadual, municipal e distrital) e, em alguns casos, organizações educacionais e sem fins lucrativos, formam uma única entidade e compartilham contratos de compras pré-negociados com organizações associadas.
Para estabelecer esses contratos, a cooperativa de compras elabora solicitações detalhadas com base nas necessidades de seus membros e, em seguida, conclui um rigoroso processo de RFP que satisfaz os requisitos de aquisição do governo, incluindo a regra dos três. Eles anunciam os RFPs e conduzem uma revisão cuidadosa de cada proposta, incluindo a qualidade da oferta e o preço. Em seguida, eles negociam contratos de melhor preço com fornecedores de alta qualidade e oferecem esses contratos aos seus membros.
Algumas agências governamentais não entendem como os contratos surgem e se preocupam que os requisitos de aquisição tenham sido ignorados. Eles não foram. A cooperativa de compras satisfez os requisitos de solicitação ou licitação pública em nome de seus membros.
Para protegê-lo em caso de auditoria, a maioria das cooperativas de compras fornece documentação de contrato, incluindo o RFP, bem como documentação de solicitação competitiva.
Leva apenas alguns minutos para se tornar um membro, e a associação é gratuita.
Benefícios da compra cooperativa
Os contratos de compras cooperativas não apenas poupam o esforço de publicar RFPs e revisar propostas, mas também:
- Minimize a necessidade de pesquisar fornecedores e produtos
- Economize para você e seus usuários finais o tempo gasto na criação de especificações
- Ajude a garantir que seus usuários finais não percam os recursos desejados porque foram inadvertidamente deixados de fora das especificações
- Elimine as despesas com publicidade de RFP
Os usuários finais podem até especificar de qual fornecedor desejam comprar.
Suponha que o gestor de frota entre em contato com você após pesquisar soluções de telemática e determinar que a frota se beneficiaria mais com o CalAmp iOn (solução de gestão de frotas da CalAmp) e o CalAmp Vision (solução de telemática de vídeo da CalAmp), juntamente com a integração com o EsriGIS . Basta encontrar uma das cooperativas de compras que possui contratos com a CalAmp e escolher entre as ofertas disponíveis por meio desse contrato — sem necessidade de consultar outros fornecedores.
Os contratos cobrem tudo o que seu usuário final precisa agora e oferecem a capacidade de adicionar outros produtos e serviços no futuro. Além disso, o preço pode ser melhor do que o que você obteria por conta própria.
Escolhendo a cooperativa de compras certa
Considere esses fatores ao escolher uma cooperativa de compras para trabalhar.
É uma agência governamental?
Algumas cooperativas de compras, como a Sourcewell , não apenas se especializam em licitações governamentais, mas são entidades governamentais em si. Isso significa que elas têm conhecimento em primeira mão do que é necessário para cumprir as normas e regulamentações governamentais. Além disso, elas podem realizar seus próprios processos de RFP (Solicitação de Propostas) e licitações, diferentemente das cooperativas com ou sem fins lucrativos, que precisam depender de outras agências públicas para realizá-los em seu nome.
Ao contrário de uma cooperativa de compras do governo, algumas cooperativas com fins lucrativos podem conceder contratos a fornecedores de menor qualidade, além de fornecedores de maior qualidade.
Que documentação está disponível?
Além do contrato em si, certifique-se de que a cooperativa disponibilize prontamente toda a documentação de suporte que você precisará ter em caso de auditoria.
Qual é o processo de verificação de fornecedores?
As cooperativas de compra não devem oferecer apenas uma ampla escolha de fornecedores, mas também um bom programa de triagem de fornecedores. Peça detalhes. Um programa de triagem eficaz ajuda a garantir que você acabe comprando produtos de alta qualidade de um fornecedor de alta qualidade. A Sourcewell, por exemplo, analisa não apenas a amplitude e a profundidade da oferta do fornecedor, mas também fatores como garantias e atendimento ao cliente.
O processo de RFP consome muito tempo, e nenhum responsável por compras pode ser especialista em todos os tipos de produtos e serviços que precisa comprar. Os contratos de compras cooperativas são competitivos, compatíveis e eficientes. Isso os torna uma prática recomendada para responsáveis por compras que buscam obter o produto certo e o melhor negócio.
Saiba mais sobre as soluções da CalAmp para o setor governamental aqui.