Gerenciar um único veículo da empresa é bastante simples. Mas conforme suas operações se expandem e sua frota cresce, novos desafios começam a surgir — planejar rotas ideais, manter seus veículos, atender aos requisitos de conformidade, etc.
Gerenciar sua frota de forma eficaz é essencial para minimizar custos operacionais e maximizar a produtividade do motorista. Mas como você lida com os desafios de uma frota em expansão?
É aqui que entra o software de gerenciamento de frotas.
O que se segue analisa o que é software de gerenciamento de frotas, as principais funções que ele oferece e como ele beneficia sua empresa. Também veremos como você pode implementar software de gerenciamento de frotas.
O que é um software de gerenciamento de frota?
O software de gerenciamento de frotas é uma tecnologia que permite que as empresas rastreiem seus veículos e ativos em tempo real. Ele permite que você gerencie sua frota, otimize sua eficiência e reduza os custos de operação e manutenção — tudo a partir de um único aplicativo.
O software de gerenciamento de frotas depende de telemática dispositivos que coletam, processam e transmitem os dados por meio de um servidor em nuvem. Esses dispositivos conectam-se diretamente às portas de diagnóstico de um veículo, que fornecem um fluxo de informações como:
- Localização do veículo
- Velocidade do veiculo
- Consumo de combustível
- Tempo e distância percorrida
- Tempo de marcha lenta do motor
- Comportamento de condução
Essas informações são enviadas para um servidor em nuvem e acessíveis por meio de software de gerenciamento de frota, como Telemática da frota CalAmp. Os gerentes de frotas podem gerar relatórios sob demanda, visualizar tendências históricas e monitorar sua frota diretamente no painel.
Características comuns do software de gerenciamento de frotas
Não importa se você tem um punhado de caminhões ou centenas de veículos comerciais em sua frota, uma boa gestão de frota é essencial. Mas tentar gerenciar sua frota com planilhas ou papel não é prático.
Aqui estão alguns dos principais recursos que o software de gerenciamento de frotas de veículos oferece.
rastreamento por GPS
O rastreamento do Sistema de Posicionamento Global (GPS) é um dos principais recursos do software de gerenciamento de frotas. Esses sistemas ajudam você a monitorar sua frota e rastrear seus ativos em tempo real.
Junto com a telemática, você também pode rastrear coisas como velocidade do veículo, desempenho do motor, uso de combustível e muito mais. Esses insights podem ajudar você a otimizar suas operações e monitorar o desempenho do motorista.
Planejamento e otimização de rotas
Seja entregando mercadorias ou se encontrando com clientes, você quer que seus motoristas tomem as rotas mais eficientes. Caso contrário, eles passarão mais tempo na estrada e gastarão mais combustível.
Outro recurso do software de gerenciamento de frotas é a capacidade de planejar e otimizar rotas com antecedência, levando em consideração paradas e intervalos para abastecimento. A otimização de rotas pode economizar em custos de combustível e melhorar os tempos de entrega.
Geofencing ou monitoramento de região
geofencing é o processo de criação de limites virtuais. Ele permite que você monitore e restrinja o movimento da sua frota para regiões específicas.
Com o geofencing, você pode configurar alertas quando os motoristas entram ou saem de áreas designadas — útil, pois você pode fornecer atualizações em tempo real para seus clientes. Você também pode receber notificações se os motoristas se desviarem dos limites designados sem autorização.
Programação de manutenção
O software de gerenciamento de frotas inclui recursos que permitem que você fique por dentro de serviços regulares, como trocas de óleo, alinhamentos de rodas e muito mais. Ele também pode lembrá-lo quando certos serviços são devidos com base em dados do motor, como quilometragem.
Manter sua frota em perfeitas condições pode ajudar a minimizar o tempo de inatividade, prolongar a vida útil do seu equipamento e melhorar a segurança do motorista.
Relatórios detalhados
O software de gerenciamento de frotas fornece uma grande quantidade de informações que os gerentes de frotas podem usar para auxiliar no planejamento de rotas, melhorar a eficiência da frota e proteger ativos valiosos.
Esses componentes incluem:
- Distância percorrida
- Tempo de marcha lenta do motor
- Número de paradas
- Tempo médio no site
- Eventos de aceleração
Com essas informações, os gerentes de frota podem tomar medidas para maximizar a utilização do veículo e melhorar a segurança do motorista. Por exemplo, se eles notarem tempo excessivo de marcha lenta do motor, eles podem reiterar a importância de desligar os motores.
Benefícios do software de gestão de frota
Gerenciar uma frota pode ser desafiador. É por isso que mais gerentes de frota confiam em software de gerenciamento de frota para obter uma visão mais holística de sua frota.
Aqui estão alguns dos principais benefícios da implementação de um software de gerenciamento de frotas.
Melhore a segurança do motorista e monitore o desempenho
A segurança do motorista é de extrema importância.
O software de gerenciamento de frotas apresenta telemática que é incorporada aos seus veículos, que retransmite dados por meio de sensores de bordo em tempo real. Os gerentes de frotas podem monitorar dados como velocidade do motor, tempo de marcha lenta, localização e outros dados importantes de diagnóstico do veículo.
Comportamento de direção agressivo, como excesso de velocidade e frenagem brusca, pode aumentar os custos operacionais ao danificar cargas preciosas, aumentando o potencial de acidente e elevando o risco de responsabilidade para o operador da frota. Os gerentes de frota podem configurar alertas em tempo real para esses tipos de comportamento.
Além disso, os gerentes de frota podem acessar feeds por meio de câmeras de vídeo do painel para revisar incidentes. Ao monitorar o comportamento de direção, você pode tomar medidas para melhorar a segurança do motorista. Exemplos incluem atualizar seu treinamento e criar programas para recompensar a direção segura.
Programe a manutenção preventiva e reduza o tempo de inatividade não programado
O tempo de inatividade do veículo pode custar de $ 488 para US $ 760 para US$ 760 por veículo por dia, e isso nem inclui o custo dos reparos. Realizar manutenção preventiva pode manter o tempo de inatividade não programado ao mínimo. Exemplos incluem realizar trocas regulares de óleo, verificar velas de ignição e substituir pastilhas de freio.
Claro, manter o controle da manutenção de rotina para uma frota em expansão não é fácil. Um software de gerenciamento de frota como o CalAmp Fleet Telematics ajuda você a identificar pequenos problemas antes que eles se tornem problemas maiores.
Com o CalAmp Fleet Telematics, você também pode criar lembretes programados com base na quilometragem e no uso. Isso ajuda você a ficar à frente dos cronogramas de manutenção, o que mantém sua frota funcionando de forma eficiente e seus motoristas seguros.
Menor consumo de combustível
O Departamento de Energia estima que os caminhões pesados consomem cerca de Galões 0.8 de combustível por hora quando seus motores estão em marcha lenta. A American Trucking Association estima que a marcha lenta dobra o desgaste do motor devido ao acúmulo de resíduos de carbono, custando um adicional $2,000 por caminhão anualmente para manutenção.
O software de gerenciamento de frotas pode ajudar a reduzir o consumo de combustível. Uma maneira de fazer isso é monitorando o tempo de marcha lenta do motor. Os gerentes de frotas podem pegar esses dados e ajudar a estabelecer as melhores práticas para reduzir a marcha lenta desnecessária do motor.
Manter a conformidade com o ELD
A partir de dezembro de 2017, a maioria dos veículos comerciais (CMV) deve ter um dispositivo de registro eletrônico (ELD) instalado de acordo com a Administração Federal de Segurança de Transportadoras Rodoviárias dos Estados Unidos (FMCSA).
O mandato tem como objetivo melhorar a segurança do motorista e manter motoristas fatigados fora da estrada. Os operadores de veículos devem registrar suas Horas de Serviço (HOS) eletronicamente. A regra HOS afirma que os motoristas de caminhão só podem dirigir no máximo 11 horas em um turno de 14 horas.
CalAmp fez parceria com Telemática assegurada para fornecer uma solução ELD abrangente que ajuda você a manter a conformidade. O Apollo ELD da Assurance Telematics foi aprovado pela FMCSA e permite que os motoristas gerenciem facilmente seus diários de bordo HOS, relatem inspeções de veículos e muito mais.
Prevenir casos de fraude
Uma realidade com a qual os gerentes de frotas precisam lidar é a fraude. Alguns exemplos incluem motoristas usando cartões de combustível para despesas pessoais ou até mesmo usando materiais da empresa para negócios paralelos.
Software de gestão de frotas combinado com uma solução de rastreamento como Etiquetas CalAmp permite que você mantenha o controle sobre ativos valiosos.
Em um caso, uma empresa de aquecimento e ar condicionado suspeitou que os funcionários estavam usando Freon comprado pela empresa para atividades não comerciais, custando à empresa centenas de dólares por semana.
Com uma CalAmp Tag afixada em recipientes de Freon e configurada para executar varreduras regulares, o proprietário conseguiu confirmar suas suspeitas. Leia como o empresa de climatização usou as CalAmp Tags para rastrear ativos da empresa e evitar fraudes.
Com esses principais benefícios em mente, fica claro que o software de gerenciamento de frotas pode impactar positivamente o seu negócio.
Quem usa software de gerenciamento de frotas?
Quase todas as empresas que operam veículos comerciais dependem de gerenciamento de frotas até certo ponto. Veja como funcionários de diferentes setores usam software de gerenciamento de frotas para manter as coisas funcionando sem problemas.
Gerentes de frota
Os gerentes de frota supervisionam as operações da frota. Suas tarefas incluem agendar a manutenção do veículo, monitorar o comportamento do motorista e determinar quantos e que tipo de veículos são necessários para operar com eficiência.
O software de gerenciamento de frotas ajuda os gerentes de frotas a obter uma visão em tempo real de toda a frota, para que possam tomar decisões comerciais melhores e mais inteligentes.
Gerentes de projeto
Gerentes de projeto são responsáveis por entregar os projetos no prazo e dentro do orçamento. Parte de suas responsabilidades inclui planejar e organizar todos os recursos necessários.
Por exemplo, gerentes de projeto em um canteiro de obras podem usar software de gerenciamento de frota para garantir que os equipamentos e ferramentas estejam no lugar certo na hora certa.
Gerentes de manutenção
Gerentes de manutenção de frotas são responsáveis por coordenar a manutenção e os reparos. O trabalho deles é minimizar o tempo de inatividade não programado e manter os veículos em condições ideais.
Com o software de gerenciamento de frotas, os gerentes de manutenção podem monitorar a “saúde” geral de cada veículo e receber alertas quando determinados códigos do motor são acionados.
Gerentes de logística
Gerentes de logística coordenam o armazenamento e a distribuição de mercadorias. Eles podem usar software de gerenciamento de frota para obter visibilidade em tempo real da carga e manter as cadeias de suprimentos da empresa funcionando de forma eficiente.
Gerentes de segurança
Os gerentes de segurança desempenham um papel vital na gestão de frotas. Com o software de gestão de frotas, eles podem monitorar o comportamento do motorista, revisar acidentes de veículos e estabelecer novas políticas para evitar ocorrências semelhantes.
Gerentes de conformidade
Qualquer empresa que opere uma frota deve cumprir com os regulamentos do Department of Transportation (DOT) e da FMCSA. O não cumprimento pode resultar em pesadas penalidades ou ser colocado fora de serviço.
Os gerentes de conformidade podem usar software de gerenciamento de frotas para garantir que os motoristas registrem seus HOS e verifiquem se os veículos concluíram as inspeções necessárias.
Drivers
É claro que os motoristas podem usar o software de gerenciamento de frotas por meio de uma interface para acessar informações dos clientes, monitorar suas programações diárias, coletar assinaturas e muito mais.
Essas são apenas algumas das muitas maneiras pelas quais os funcionários da sua organização podem usar o software de gerenciamento de frotas. Outros exemplos incluem executivos seniores rastreando indicadores-chave de desempenho para identificar áreas de melhoria.
Um guia passo a passo para implementar software de gerenciamento de frotas
Uma frota mais eficiente acaba tendo um impacto mais positivo em seus lucros. Mas você precisa das ferramentas certas para gerenciar e otimizar suas operações.
Siga estas etapas para implementar um software de gerenciamento de frotas em sua organização.
1. Obtenha a adesão da liderança
Implementar um software de gerenciamento de frotas é uma tarefa gigantesca, por isso é importante que você obtenha a adesão das principais partes interessadas.
O primeiro passo para obter adesão é considerar o impacto da implementação (por exemplo, gerentes de frota, técnicos, motoristas, etc.). Depois, mostre como o software de rastreamento de frota beneficiará cada grupo.
Por exemplo, se o tempo de inatividade não programado estiver causando dores de cabeça para os gerentes de frota, você pode mostrar como o uso de software pode ajudá-los a ficar em dia com os cronogramas de manutenção. Forneça dados e métricas para obter suporte para sua visão.
Certifique-se de também obter feedback dos principais stakeholders. Sua equipe será mais receptiva à mudança se sentir que tem uma parte na implementação.
2. Defina suas necessidades de gerenciamento de frota
Antes de começar a procurar por um software de gerenciamento de frota, você precisa determinar quais são suas necessidades. Um bom lugar para começar é anotar quaisquer problemas ou desafios que sua equipe enfrenta.
Os desafios comuns que os gestores de frotas enfrentam incluem:
- Manter os veículos em condições ideais
- Controlando os custos de combustível e manutenção
- Gerenciando cronogramas de entrega
- Evitando sobrecarga de informação
- Atendendo aos requisitos de conformidade
Definir suas necessidades de gerenciamento de frota ajudará você a encontrar a solução certa. Também ajudará você a determinar os recursos mais importantes para sua organização.
3. Defina suas metas de gerenciamento de frota
O próximo passo é definir metas para a implementação do software de gerenciamento de frota. Isso permitirá que você estabeleça linhas de base e meça o progresso.
Alguns exemplos de metas que você pode definir incluem:
- Melhore os prazos de entrega em x%
- Reduzir o número de acidentes rodoviários em x%
- Reduza os custos de combustível e operação em x%
- Reduza o tempo médio no local em x%
Comparar essas métricas antes e depois permitirá que você avalie o impacto da plataforma de gerenciamento de frota escolhida.
4. Escolha um software de gestão de frotas
Escolher o software de gerenciamento de frota certo não é fácil, pois não há escassez de opções disponíveis. Aqui estão algumas coisas a considerar para ajudar você a restringir suas escolhas:
- Características: Considere suas necessidades de gerenciamento de frota para determinar quais recursos são importantes para você. Por exemplo, se o gerenciamento de combustível for uma de suas principais prioridades, você vai querer procurar um software que destaque o tempo de inatividade do motor e monitore o uso de combustível.
- Facilidade de uso: O objetivo de usar um software de gerenciamento de frota é simplificar suas operações. A solução que você escolher deve ter uma interface intuitiva que toda a sua equipe possa começar a usar imediatamente com treinamento mínimo.
- Escalabilidade: Você pode ter apenas alguns veículos em sua frota, mas esse número pode crescer rapidamente conforme suas operações se expandem. O melhor software de gerenciamento de frota de veículos será capaz de escalar com suas necessidades sem esforço.
- Instalação: Dispositivos telemáticos permitem que você rastreie seus veículos usando GPS. No entanto, uma consideração importante é o quão fácil (ou difícil) é instalar esses dispositivos.
- Suporte ao cliente: Problemas técnicos podem causar atrasos desnecessários em suas operações. Certifique-se de ir com um provedor que ofereça excelente atendimento ao cliente. Se precisar de ajuda, você sabe que conseguirá.
Compile uma lista de diferentes provedores e compare cada opção com sua lista de necessidades. Se uma solução de gerenciamento de frota não tiver um recurso que você precisa, risque-a da sua lista. Considere montar uma equipe de seleção de software para ajudar com esta etapa.
5. Crie um plano de implementação
Implementar mudanças significativas de uma só vez geralmente não é uma boa ideia. Em vez disso, você vai querer criar um plano de implementação que divida o processo em etapas menores. Isso ajudará sua equipe a se ajustar gradualmente às novas mudanças.
Indique um líder de projeto para supervisionar a implementação do seu plano. Essa pessoa trabalhará com indivíduos que supervisionam diferentes aspectos das operações da sua frota — manutenção, conformidade, etc. Por exemplo, eles coordenarão com os gerentes de frota para garantir que os veículos estejam prontos para instalações.
Ao implementar seu plano, certifique-se de comunicar-se com sua equipe. Mudanças organizacionais são vezes 6.3 mais probabilidade de sucesso quando os líderes são transparentes sobre os esforços de mudança com o resto da organização.
6. Eduque e treine sua equipe
Quer você esteja começando a usar um software de gerenciamento de frota pela primeira vez ou esteja mudando de solução, certifique-se de fornecer treinamento adequado. A última coisa que você quer é que seus motoristas estejam em campo e não entendam como certos recursos funcionam.
Realize sessões de treinamento no local para ajudar seus motoristas a se familiarizarem com o software de gerenciamento de frota que você escolher e incentive perguntas. Qualquer pessoa que usará a plataforma, como gerentes de frota e técnicos, também deve receber treinamento.
Por fim, lembre-se de que o treinamento é um processo contínuo. Se você fizer alguma alteração na política de frota da sua empresa, peça para sua equipe revisar as seções relevantes novamente.
Conclusão
Não há dúvidas de que a tecnologia pode tornar suas operações mais eficientes. Com o software de gerenciamento de frotas, você pode melhorar a eficiência do motorista, reduzir o tempo de inatividade não programado e estender a vida útil do seu equipamento.
Telemática da frota CalAmp O software de gerenciamento de frotas vem com tudo o que você precisa para gerenciar sua frota — rastreie seus veículos e ativos em tempo real, gere relatórios personalizados, programe trabalhos de manutenção e muito mais.
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