O que é IFTA e como funcionam os relatórios IFTA?

O arquivamento de impostos sobre combustíveis pode ser um trabalho tedioso, mas o International Fuel Tax Agreement (IFTA) simplifica esse processo. É um acordo entre os 48 estados contíguos dos EUA e todas as 10 províncias canadenses que simplifica o processo de declaração de combustível para transportadoras, caminhões e veículos que operam em várias jurisdições.

Estabelecido em 1983, o IFTA simplifica o processo de coleta e distribuição de impostos sobre combustíveis entre as jurisdições participantes.

Neste artigo, vamos nos aprofundar nos detalhes do IFTA e como você pode automatizar o processo de criação de relatórios IFTA com um software de gerenciamento de frota como CalAmpGenericName.

Breve história da IFTA

Antes do IFTA, os caminhoneiros tinham que emitir uma permissão de combustível separada de cada estado ou província para onde viajavam. Então, sempre que entravam em uma nova jurisdição nos EUA ou Canadá, eles tinham que fazer uma parada para obter uma permissão de imposto de combustível.

Cada estado ou província tinha seus próprios procedimentos, diretrizes de relatórios, datas de vencimento de arquivamento e políticas. Isso tornaria o processo de arquivamento de impostos sobre combustíveis complicado, e os caminhoneiros muitas vezes acabariam perdendo muito tempo com toda a papelada. Além disso, havia vários problemas de conformidade porque cada jurisdição tinha seus próprios regulamentos.

O IFTA foi criado para tornar esse processo mais fácil. Os motoristas não precisavam mais fazer tantas paradas e isso também resolveu a confusão em torno de questões de conformidade.

Agora, todas as empresas de transporte rodoviário dos EUA e Canadá precisam se registrar na IFTA. Após receberem a licença, elas precisam colar um conjunto de decalques emitidos pela autoridade relevante em cada lado do veículo. A licença permite que os caminhões se movam livremente dentro dos EUA e Canadá.

Como funciona o IFTA?

De acordo com a IFTA, as transportadoras rodoviárias são obrigadas a se registrar e receber uma licença IFTA de seus jurisdição de base. O estado ou província base é onde seu veículo e empresa estão registrados.

Se você tem veículos em mais de um estado ou província, pode entrar em contato com o escritório local relevante. Se não tiver certeza, pode pesquisar por “IFTA [jurisdiction name] application” e ler os resultados.

Você precisa ter certeza de que seu veículo atende aos requisitos de registro (mencionamos abaixo).

Depois de ter certeza de que seu veículo atende aos requisitos especificados, é hora de solicitar uma licença. Se você estiver registrando vários veículos, cada veículo precisa de uma solicitação separada. A maioria das solicitações acontece on-line.

Com sua inscrição, você precisa ter as seguintes informações prontas:

• Número da Segurança Social
• Número de Identificação do Empregador Federal (FEI) para entidades empresariais
• Número da placa (o veículo deve ter uma placa aprovada pelo Plano de Registro Internacional ou uma placa proporcional que seja aceita em todos os estados e províncias canadenses)
• Número do Departamento de Transporte dos Estados Unidos (USDOT) (que autoriza você a transportar passageiros ou carga para comércio interestadual)
• Comprovante de residência legal

É obrigatório renovar suas licenças todo ano. A IFTA envia lembretes e formulários de renovação. A licença permite que você opere em todas as jurisdições membros e relate seu uso de combustível e quilometragem para cada jurisdição.

Para relatórios de impostos sobre combustíveis, as empresas precisam arquivar relatórios trimestralmente. Você precisa pagar impostos para todos os veículos qualificados. Caminhoneiros precisam pagar impostos mesmo se o veículo qualificado não estiver em uso naquele trimestre em particular.

As transportadoras são obrigadas a manter registros detalhados e precisos de seus galões comprados e milhas dirigidas para cada veículo. Essas informações determinam se você deve algum imposto ou se precisa ser reembolsado. O escritório da IFTA em seu estado de origem emite a dívida ou o reembolso.

Veja como você pode calcular o total de milhas e o uso total de combustível:

Milhas totais: Total de todas as milhas ou quilômetros que cada veículo qualificado percorre durante o período do relatório.

Total de galões ou litros: Total de todos os galões ou litros de combustível que você abastece no tanque de combustível de cada veículo qualificado durante o período do relatório.

É importante que você guarde os recibos e faturas de combustível. O comprovante de compra requer detalhes como número de galões comprados, data da compra, tipo de combustível comprado, preço por galão, nome e endereço do vendedor e nome do comprador.

Por fim, você também precisa inserir detalhes sobre seu veículo, como número do caminhão, nome da frota, tipo de combustível, peso bruto do veículo, marca, modelo e relatórios de viagem.

Os relatórios de viagem exigem os seguintes detalhes:

• Datas de início e término da sua viagem
• Origem e destino da viagem
• Distância total
• Distância percorrida por cada jurisdição
• Rotas de viagem
• Iniciar e terminar a leitura do hodômetro
• Nome do registrante
• Número de identificação do veículo e número da frota

Qualificação para licença IFTA

Se você opera um veículo motorizado qualificado em um estado ou província que seja membro do acordo IFTA, você se qualifica para uma licença IFTA.

Um veículo motorizado é considerado qualificado se:

• Tem três ou mais eixos; ou
• Tem dois eixos e um peso bruto do veículo superior a 26,000 libras ou 11,797 quilos; ou
• Pesa 26,000 libras ou 11,797 quilos em combinação com veículos motorizados.

Se você usa um veículo apenas para fins pessoais (como uma picape com um trailer), esses veículos não estão qualificados para uma licença IFTA.

Além disso, você deve atuar dentro do escopo da IFTA, ter presença física na jurisdição base, registrar seus veículos motorizados qualificados, percorrer uma distância mínima em cada jurisdição membro durante o período do relatório e manter um registro detalhado das compras de combustível.

Depois que seu pedido de licença IFTA for aceito e processado, você receberá dois decalques IFTA da autoridade IFTA do seu estado ou província.

Isso é para cada veículo licenciado para o ano atual e você precisa colá-los em cada lado do seu suporte.

Benefícios de se registrar no IFTA

Veículos motorizados interestaduais que operam em dois ou mais estados-membros ou províncias podem aproveitar os muitos benefícios do IFTA. Por exemplo:

• Você deve selecionar um estado ou província membro da IFTA como “jurisdição base” e não trabalhar com vários locais.
• Você precisa apresentar apenas uma declaração de imposto de renda a cada trimestre na jurisdição base selecionada, mencionando seu uso de combustível e quilometragem para todos os estados e províncias membros da IFTA.
• Se você tiver muitos veículos qualificados, receberá uma única licença de imposto sobre combustível para eles, que poderá usar para viajar em todas as jurisdições da IFTA.
• Você terá que passar por auditorias de registros de impostos sobre combustíveis somente pela sua jurisdição base.

Locais onde as credenciais IFTA são válidas

Você pode encontrar uma lista de todos os estados e províncias que são Membros da IFTA. A maioria das províncias canadenses e estados dos EUA estão na lista. No entanto, aqui está uma lista de jurisdições onde o IFTA não funciona:

• Canadá: Territórios do Noroeste, Nunavit e Território de Yukon
• Estados Unidos: Alasca, Havaí e Distrito de Columbia
• México: Todos os estados e o Distrito Federal

Você precisa entrar em contato com as autoridades competentes em sua jurisdição para declarar o imposto sobre combustível, caso queira viajar para locais onde o IFTA não é aceito.

Impostos e tipos de combustíveis

O IFTA é somente para impostos sobre combustíveis e não incorpora impostos sobre peso, quilometragem, impostos rodoviários ou outros impostos específicos da jurisdição.

O acordo sobre impostos sobre combustíveis também estabelece que você deve manter seus registros fiscais por pelo menos quatro anos, caso os auditores precisem acessá-los.

Você não precisa enviar nenhum depósito de segurança com sua inscrição, mas poderá solicitar um depósito de segurança mais tarde se:

• Você atrasou a entrega da sua declaração de imposto sobre combustíveis
• Há um problema de declaração de impostos em uma auditoria

Você tem que relatar todos os combustíveis que você usa — mas os relatórios podem ser diferentes para jurisdições diferentes. Alguns dos tipos de combustíveis que você pode relatar são:

• Gás natural liquefeito (GNL)
• Gás liquefeito de petróleo (GLP) ou propano
• Mistura de gás de petróleo liquefeito de éter dimetílico (mistura DME-GLP)
• Querosene, óleo de fogão ou destilado
• Gás natural comprimido (GNC)
• Éter dimetílico (DME)
• Combustíveis de álcool (ou seja, etanol e metanol)
• Combustíveis de álcool misturados com no máximo 15% de gasolina ou óleo diesel

Para proprietários de frotas que têm uma instalação de armazenamento de combustível a granel, você pode obter um crédito para imposto pago sobre combustível retirado. No entanto, você precisa ter as seguintes informações e registros com você:

• Tipo de combustível
• Data de retirada
• Galões ou litros retirados
• Número da unidade do veículo em que o combustível foi abastecido
• Faturas de compra e registros de estoque como provas de que o imposto foi pago em suas compras de combustível a granel

Quando são os períodos de relatórios do IFTA?

O período de relatório para o IFTA é o seguinte:

• Para o Janeiro Março período de relatório, a data de vencimento é Abril 30
• Para o Abril-junho período de relatório, a data de vencimento é Julho de 31
• Para o Julho a setembro período de relatório, a data de vencimento é Em Outubro de 31
• Para o Outubro-dezembro período de relatório, a data de vencimento é Janeiro 31

Os relatórios IFTA são arquivados trimestralmente. Se você estiver preenchendo as declarações on-line, o valor devido deve ser pago até 12h (meia-noite) na data de vencimento para ser considerado pontual. Você receberá uma confirmação assim que arquivar a declaração.

A data de vencimento será estendida para o dia seguinte se a data de vencimento cair em um fim de semana ou feriado estadual.

Se você pagar o imposto com atraso, deixar de registrá-lo ou pagar a menos, estará sujeito a uma multa de US$ 50 ou dez por cento do valor líquido do imposto, o que for maior.

Para impostos atrasados, também haverá uma juros a pagar isso é calculado a partir da data em que o imposto foi devido para cada mês ou fração de mês até o pagamento.

Revogação da licença IFTA

As jurisdições estaduais e provinciais podem revogar sua licença IFTA se você não:

• Siga as disposições da IFTA e as leis e regulamentos fiscais de cada estado e província
• Apresentar uma declaração trimestral de imposto sobre combustíveis
• Pague os impostos devidos a todas as jurisdições membros
• Pagar o valor devido em uma fatura de auditoria ou não solicitar uma reconsideração no período estipulado
• Viajar interestadualmente

Erros a evitar

Para ajudar você a estar por dentro da criação de relatórios IFTA, aqui estão algumas coisas que você deve cuidar para não sofrer nenhuma penalidade.

1. Faça sua declaração de impostos em dia e em cada trimestre.
2. Não se esqueça de registrar milhas pessoais. Se você não as tiver salvas, pode haver falhas em seus cálculos que podem resultar em discrepâncias que levam a uma auditoria.
3. Calcule o combustível e a quilometragem corretamente para evitar auditorias e multas.
4. Mesmo que você não esteja operando em um trimestre específico, é obrigatório registrar um relatório IFTA.
5. Verifique se seu odômetro está dando leituras precisas. Dados de milhagem incorretos podem confundir seus cálculos de impostos.

Auditorias

As auditorias acontecem para 3% dos licenciados a cada ano, mesmo se você segue todas as diretrizes perfeitamente.

A notificação de uma auditoria vem por correio ou por telefone do departamento de tributação do seu estado base. Sua empresa é notificada sobre a auditoria pelo menos 30 dias antes e você também recebe diretrizes sobre a hora e a data da auditoria e os tipos de registros que devem ser mantidos prontos para a auditoria.

O auditor designado para sua empresa também pode entrar em contato com um representante para discutir as operações da sua empresa, os procedimentos de auditoria, o escopo da auditoria e o sistema de contabilidade de combustível.

Auditorias podem resultar em multas pesadas e suspensões de licenças se houver dados imprecisos ou declarações fiscais atrasadas.

As chances de erros podem diminuir se você usar uma solução telemática. Vamos dar uma olhada no que é telemática e como ela pode ajudar nos relatórios IFTA.

Telemática e ELDs para relatórios e conformidade com IFTA

Dispositivos de registro eletrônico (ELDs) e software de gestão de frotas pode ajudar a resolver problemas de conformidade. Veja como.

Uso de sistemas de software de frota telemática para coletar dados como localização GPS, velocidade, consumo de combustível e desempenho do motor dos veículos.

Esses sistemas também fornecem Dispositivos de Registro Eletrônico (ELDs) que são instalados em veículos comerciais e registram automaticamente as horas do motor do veículo, tempo de direção, uso de combustível, quilometragem e outros dados necessários para cumprir com as leis federais. Isso mantém os erros no mínimo e simplifica o processo de relatórios.

O CalAmp ELD ajuda com relatórios IFTA automatizados e garante total conformidade com as regulamentações dos EUA, Canadá, Anexo 1, Ontário e Quebec.

Nosso ELD é um tablet que você pode montar em seu caminhão ou cabine. Ele se conecta ao motor do veículo ou a um dispositivo telemático que importa dados da Unidade de Controle do Motor (ECU) da transportadora para registrar dados automaticamente. Então, ele exibe essas informações claramente para o motorista ou para o gerente da frota.

Ele tem um portal totalmente personalizável e é fácil de navegar. Com o ELD, você pode facilmente registrar dados sobre compras de combustível, uso de combustível e quilometragem e garantir que você arquive impostos em dia, evite multas caras e minimize riscos de auditoria.

Além disso, você pode incluir todas essas informações em um único relatório e acabar com o incômodo de gerenciar vários documentos.

Além disso, o CalAmp também vem com os seguintes recursos:

1. Rastreamento em tempo real: O CalAmp fornece informações em tempo real sobre a localização e o status dos veículos.
2. Sistema de agendamento de manutenção: Esse recurso monitora tarefas regulares de manutenção, como trocas de óleo e verificações de pneus, para que você não fique com o veículo parado.
3. Monitoramento do comportamento do motorista: Os gerentes de frota podem rastrear comportamentos do motorista, como frenagem brusca, aceleração, excesso de velocidade, andar muito perto da traseira do carro e girar. Isso permite que os gerentes identifiquem áreas de melhoria e melhorem a segurança do motorista e da frota.
4. Sistema de gerenciamento de combustível: O CalAmp monitora a eficiência de combustível, o tempo de inatividade e o consumo de combustível, o que ajuda a reduzir as despesas com combustível.
5. Cerca geográfica: Com o recurso Geofencing, você pode configurar limites geográficos virtuais. Então, quando os veículos entram ou saem desse limite, o gerente da frota recebe um alerta e pode monitorar o status da frota o tempo todo.
6. Integrações: O CalAmp integra-se com software de terceiros, como soluções de despacho ou cartões de combustível para centralizar informações.

Otimize suas operações e simplifique a conformidade com o IFTA

O IFTA é útil para motoristas e operadores de frotas porque:

• Ela diminui a carga administrativa de adesão a diversas leis de impostos sobre combustíveis em diversas jurisdições.
• Promove justiça e uniformidade tributária.
• Simplifica o processo de relatórios da IFTA.
• Ajuda os veículos a evitar multas pesadas, penalidades e problemas legais complexos.

Usando software de gestão de frotas é uma das maneiras mais fáceis de fazer seu Processo de relatórios IFTA sem complicações. Além de ajudar você com relatórios IFTA, ele também pode otimizar rotas em tempo real, monitorar cronogramas de manutenção, enviar alertas de manutenção preventiva e otimizar as operações da frota.

Para descobrir como o CalAmp pode ajudar com a conformidade e regulamentação da IFTA, solicite uma demonstração.