Como parte crucial da cadeia de suprimentos global, é importante que o setor de caminhões funcione da melhor forma possível.
Para que isso aconteça, os proprietários de frotas precisam garantir que seus equipamentos estejam energizados e que tenham acesso rápido e confiável ao combustível. Isso é fácil se você estiver lidando com um ou dois semirreboques, mas se torna mais complicado quanto maior a frota fica.
Com tudo o que envolve o monitoramento do uso de combustível, os gerentes de frotas podem ficar sobrecarregados, e é aí que entram os cartões de combustível.
Neste artigo, vamos nos aprofundar no que são cartões de combustível, como você pode usá-los para otimizar sua operação de transporte e como facilitar o transporte para seus motoristas.
O que é um cartão de combustível para caminhões?
Um cartão de combustível para caminhões, também chamado de cartão de frota, é um cartão da empresa cujo saldo os motoristas de caminhão podem usar para cobrir despesas de trabalho, como gasolina e serviços automotivos.
Os gestores de frotas podem acompanhá-los mais de perto integrando uma aplicação telemática de frota projetados para aumentar ainda mais sua utilidade.
A combinação dos dois expandirá a visibilidade em tempo real de toda a frota e melhorará a supervisão gerencial ao introduzir uma ampla variedade de funções, como veremos a seguir.
Como funcionam os cartões de combustível para caminhoneiros?
Para motoristas de caminhão, o programa certo de pagamento de despesas é a chave para uma viagem tranquila na estrada, pois pode ser configurado para cobrir facilmente diversas despesas relacionadas ao trabalho.
Devido aos aspectos exclusivos do setor de frete, diversas empresas de cartão de combustível expandiram suas ofertas para atrair frotas de caminhões, com recursos que vão além do simples controle de gastos dos funcionários.
Eles miram esse mercado por meio de estratégias como parcerias com paradas de caminhões e fornecimento de pacotes que automatizam relatórios fiscais para grandes frotas. Como resultado, os gerentes de frota e manutenção podem perceber várias vantagens novas ao fazer a troca.
Quais são os benefícios de um cartão de frota?
Integrar um sistema de cartão de combustível pré-pago ao seu negócio pode gerar uma série de resultados positivos.
Vamos dar uma olhada no que você pode esperar:
1. Maior eficiência
Um estudo sobre a maturidade digital no local de trabalho descobriu que 51% dos trabalhadores dizem que gastam pelo menos duas horas por dia em tarefas repetitivas — o que representa um quarto do dia de trabalho padrão.
Provavelmente, o maior benefício que você pode esperar ao usar esses cartões de pagamento é na contabilidade, onde eles substituem as práticas tradicionais de escrituração por meio de relatórios e rastreamento automatizado de atividades.
Os relatórios de tendências fornecem estatísticas detalhadas sobre o uso de combustível, coletadas ao longo de um longo período, que você pode usar para tomar decisões mais inteligentes e informadas.
A capacidade de ajustar os limites de transações diárias e revisar despesas por motorista significa que você pode tomar decisões e implementar mudanças rapidamente.
Você também pode exportar os números para os formatos PDF, Excel ou CSV para fazer coisas diferentes com os dados, como criar apresentações ou agregar registros financeiros.
Use o tempo que você ganha para canalizar seu foco para outras áreas do seu negócio de transporte.
2. Segurança aprimorada
A fraude corporativa é um problema sério, com uma estimativa 40% de empresas envolvidas em violações contábeis.
Não importa se você suspeita que isso esteja acontecendo na sua empresa ou se simplesmente quer estar preparado para o caso de uma auditoria, emitir um cartão de combustível para cada motorista lhe dá o controle de gastos necessário para garantir a integridade desde o início.
Você pode impor limites de gastos e definir regras de exceção que sinalizarão qualquer atividade suspeita, como um motorista tentando exceder seu limite diário, com alertas em tempo real.
Estude relatórios abrangentes sobre os primeiros meses de atividade após introduzir o programa e tome nota de quaisquer diferenças significativas entre os números de ambos os sistemas. Você pode descobrir algumas transações fraudulentas e dar a si mesmo uma chance de agir antes que a situação piore.
Além disso, se um cartão for roubado, você pode cancelá-lo imediatamente para evitar que ele seja usado indevidamente.
3. Poupanças e descontos
Quase todos os cartões de combustível terão incentivos financeiros, como descontos e abatimentos, e é só uma questão de escolher o que funciona melhor para sua configuração atual. A maioria dessas vantagens é projetada para escalar para cima, o que significa que você pode diminuir o impacto dos custos crescentes de combustível que varrem o mundo.
Por exemplo, se você administra uma frota grande, pode obter mais benefícios de um plano que oferece descontos em combustível quando você compra em grandes quantidades.
4. Acesso flexível
O rastreamento digital de despesas com combustível significa que você pode acompanhar os gastos dos funcionários 24 horas por dia, 7 dias por semana, de qualquer lugar, desde que tenha uma conexão com a internet.
Mesmo nos planos mais básicos, você terá acesso a um portal web onde poderá monitorar atividades, carregar saldos, definir orçamentos e muito mais.
A integração de um serviço telemático estende a funcionalidade entre dispositivos e entre locais, porque a maioria dos provedores tem aplicativos compatíveis com dispositivos móveis e operações baseadas em nuvem.
5. Menor estresse para motoristas
Não é segredo que os motoristas de caminhão são propensos a muito estresse na estrada, e qualquer coisa que possa aliviar um pouco a carga deles é uma vitória para o negócio.
O cartão de combustível ideal manterá seus motoristas felizes para que eles não precisem se preocupar com:
- Registrando manualmente seus gastos com combustível
- Viajar com dinheiro físico os tornaria um alvo
- Encontrar postos de gasolina e serviços se você tiver um plano que pré-carrega postos na rede em seu GPS
- A manutenção deles na estrada se você tiver um plano que atenda a visitas em paradas de caminhões, onde eles podem tomar banho, comer e muito mais
Qual cartão de frota é melhor para caminhoneiros?
Ao avaliar diferentes cartões de combustível de frota, nós os classificamos com base em sua capacidade de abordar o seguinte:
- Locais de rede, incluindo postos de gasolina e de serviço para tempo de atividade
- Gestão de dados, por exemplo, relatórios fiscais
- FÁCIL DE USAR na forma como eles lidam com integrações de terceiros (como telemática e software de contabilidade), locais de rede, atendimento ao cliente, etc.
- Custo-eficácia por meio de descontos, abatimentos, taxas recorrentes baixas ou inexistentes, etc.
- Vantagens adicionais, ou seja, o que mais eles oferecem além de cobrir os custos de combustível
1. Cartão Flex WEX
O Cartão Flex WEX se destaca de outras ofertas devido à sua enorme rede de postos de combustível e postos de serviço. É aceito em 95% de todos os postos de gasolina nos Estados Unidos e 45,000 postos de serviço.
Com tantos sites de rede, os gerentes de frota e manutenção podem ficar tranquilos sabendo que estão em melhor posição para manter o tempo de atividade de todo o sistema.
Ela também oferece um desconto de 3 centavos por galão e não cobra nenhuma taxa anual, de instalação ou de cartão.
2. Cartão de frota Comdata da FLEETCOR
O Cartão de frota Comdata da FLEETCOR é atraente porque, além da cobertura em mais de 8,000 locais, ele vai além para promover o bem-estar do motorista.
Com o programa Comdata Hotel Network, os motoristas podem obter pelo menos 20% de desconto no menor preço anunciado em mais de 15,000 hotéis participantes.
As parcerias da FLEETCOR com a Pilot Flying J e a Love's dão aos motoristas acesso a paradas de caminhões onde eles podem tomar banho, comer e participar de outras atividades recreativas, tudo coberto pelo cartão.
3. Navegador de frota Shell
Cartão Fleet Navigator da Shell trabalha nos 13,000 postos de combustível da empresa e em mais 95% dos postos de gasolina nos EUA.
Ela também oferece um desconto de 5 centavos por galão de combustível e descontos em centros de serviço Jiffy Lube participantes.
Ele também tem um aplicativo dedicado que você pode usar para gerenciar operações se quiser uma alternativa ao portal online.
4. ExxonMobil BusinessPro
O ExxonMobil BusinessPro O cartão é aceito em mais de 12,000 postos Exxon e Mobil, bem como em 95% de todos os locais de abastecimento em todo o país.
Se você optar por comprar combustível em postos de gasolina de propriedade da ExxonMobil, poderá obter descontos mensais nas seguintes taxas:
- 1 a 500 galões - 1 centavo por galão
- 500 a 3,999 galões - 3 centavos por galão
- 4,000 a 6,999 galões - 4 centavos por galão
- 7,000 a 9,999 galões - 5 centavos por galão
- 10,000 galões e acima - 6 centavos por galão
Este cartão também oferece recursos de declaração de impostos e não cobra taxas anuais, de configuração ou de cartão em novas contas qualificadas.
5. Fuelman Deep Saver Premium
Fuelman's Deep Saver Premium é outro cartão de combustível emitido pela FLEETCOR que funciona em mais de 50,000 locais com uma extensa lista de benefícios atrativos adicionais, incluindo:
- Cobertura de perdas por fraude de até US$ 25,000 por ano
- Assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana
- Atendimento prioritário ao cliente "sem filas"
- Relatórios fiscais
- Um amplo programa de fidelidade que recompensa você com 2 pontos por galão elegível
- Descontos de 5 centavos por galão de gasolina sem chumbo e 8 centavos por galão de diesel
Com uma taxa de US$ 12.99 por mês por cartão e uma taxa mensal mínima de US$ 60, o cartão não é tão acessível quanto seus concorrentes, mas as vantagens podem justificá-lo para empresas maiores.
6. BP Soluções Empresariais Mastercard
O BP Soluções Empresariais Mastercard é uma opção versátil que funciona em qualquer posto de gasolina que aceite Mastercard. Se você usá-lo na BP ou Amoco, não precisará pagar nenhuma taxa de transação.
Ela também oferece descontos de até 7 centavos por galão qualificado e relatórios de impostos sobre combustíveis.
Tenha cuidado para não confundi-lo com o cartão relativamente restritivo BP Business Solutions Fuel Plus, que tem todos os mesmos recursos, exceto o suporte ao Mastercard.
Como escolher o cartão de combustível certo para sua frota
Encontrar o cartão de combustível de carga certo depende de quais são suas necessidades exatas, e elas variam entre as frotas.
Levar esses fatores em consideração ajudará você a encontrar a melhor opção para o seu negócio:
1. Cobertura
A última coisa que você quer é se comprometer com um cartão de combustível da empresa apenas para descobrir que as rotas que você opera estão fora da rede de pontos de abastecimento.
Dito isso, a cobertura nacional não é a única coisa que importa. Encontrar um cartão que não seja emitido por uma empresa de petróleo também lhe dá mais opções, permitindo que você, por exemplo, escolha de quais locais você obtém gasolina com base nas diferenças nos preços dos combustíveis.
2. Recursos de gerenciamento de frota
Se você estiver executando uma pequena operação, então é fácil reservar algum tempo para trabalho braçal manual. Mas conforme o tamanho da sua frota cresce, isso se torna menos prático. Dependendo do tamanho da sua empresa, você pode precisar encontrar um provedor de cartão de combustível com opções de gerenciamento de frota aprofundadas que você pode integrar ao seu serviço de telemática para manter a sobrecarga de dados sob controle.
Você também deve ter cuidado para não adquirir um cartão de combustível de consumidor, porque eles não oferecem nenhuma forma de gerenciamento de frota.
3. Benefícios que correspondem ao seu uso
A chave para obter valor substancial do seu cartão de frota é escolher um que atenda às necessidades específicas da sua empresa.
Descontos e abatimentos são uma consideração óbvia, mas há ainda mais vantagens que você pode levar em consideração.
Por exemplo, se você administra uma frota grande e atende aos critérios de divulgação do Acordo Internacional sobre Impostos sobre Combustíveis (IFTA), um provedor com recursos de relatórios fiscais é um grande trunfo.
Conclusão
Os cartões de combustível para empresas de transporte oferecem uma maneira fácil de gerenciar grandes despesas comerciais, desde gasolina até serviços, em um só lugar.
Ao integrá-los ao seu serviço telemático, você pode aumentar a eficiência da frota com relatórios avançados e controles de gastos ajustáveis. Vantagens como descontos e abatimentos prometem custos operacionais mais baixos.
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