Os dados telemáticos da frota são essenciais para uma gestão eficaz da frota. No entanto, o excesso de dados pode ser paralisante. Um gestor de frotas sobrecarregado com relatórios e alertas pode acabar por ignorar problemas reais que exigem atenção.
A resposta é gerenciar por exceção. Ao focar em informações discrepantes, os gerentes de frota podem ficar por dentro de problemas críticos sem gastar horas analisando relatórios às custas de concluir outras tarefas.
A ignição de um veículo foi ligada às 2 da manhã? Um motorista saiu de uma cerca geográfica inesperadamente, ultrapassou o limite de velocidade ou ficou em marcha lenta por um período extremamente longo? Provavelmente, você vai querer saber.
Uma solução de gerenciamento de frota que oferece a capacidade de gerar relatórios de exceção (ou filtrar relatórios por exceção) e definir alertas personalizados simplifica o gerenciamento por exceção.
Decida quais relatórios você quer gerar e, em seguida, estabeleça uma cadência para revisá-los. Pode não valer a pena revisar relatórios ociosos diariamente ou semanalmente, por exemplo, mas se você revisá-los mensalmente, os motoristas perceberão que alguém está observando. Os relatórios podem ser agendados de acordo com sua frequência desejada e enviados a qualquer número de gerentes para que o gerente que precisa das informações as obtenha.
Alertas enviados por texto ou e-mail permitem que você reaja em tempo real a problemas mais urgentes — mas uma enxurrada de alertas pode ser uma distração. Se você estiver sofrendo de sobrecarga de alertas, defina um limite de alerta mais alto. Por exemplo, se o limite de marcha lenta da sua empresa for de 10 minutos, defina um limite de alerta de 15 ou 20 minutos. Se você puder ignorar o excesso de velocidade em 10 mph, defina um limite de alerta de 15 mph acima do limite de velocidade. Confie em relatórios para uma análise mais granular dos dados quando sua agenda permitir.
As prioridades de cada organização são diferentes, mas aqui estão exemplos de relatórios de exceção e alertas que muitas frotas consideram valiosos.
Excesso de velocidade. Receba alertas em tempo real sobre as infrações mais graves ou revise as infrações em um relatório de exceções. Além do excesso de velocidade, outros sinais de direção agressiva que você pode monitorar por meio de relatórios de exceções ou alertas incluem frenagem excessiva, aceleração brusca e curvas acentuadas. Esses sinais podem indicar que o motorista precisa de treinamento adicional.
Violações de geocercas. Sua empresa pode ter uma lista de locais onde os motoristas não devem ir, como o cassino local. Ou talvez os motoristas não tenham permissão para levar os veículos para fora do município ou estado. Crie uma geocerca para marcar esses limites. Visualize as violações de geocercas em relatórios ou configure um alerta para ser notificado em tempo real sobre violações que exigem ação imediata.
Tempo ocioso prolongado. Cada minuto de marcha lenta desnecessária desperdiça combustível, aumenta a pegada de carbono da sua frota e eleva os custos de manutenção. Além disso, longos períodos de marcha lenta podem indicar horas de trabalho improdutivas. Analise os relatórios de marcha lenta e filtre por exceção ou configure um alerta para as violações de política mais flagrantes.
Parada prolongada. Algum funcionário costuma ir para casa almoçar e ficar lá por horas? Alguma viatura policial ou outro veículo municipal já ficou parado por um tempo excepcionalmente longo? Relatórios e alertas de exceções de parada prolongada podem informar sobre problemas e possíveis complicações.
Uso do cartão de combustível. Quem tem tempo para verificar as compras com cartão de combustível regularmente? Em vez disso, para detectar possíveis abusos, procure por variações em relação aos valores esperados. O CalAmp integra-se aos dados do cartão de combustível da WEX para mostrar compras de alto valor, compras que excedem a capacidade do tanque do veículo, incompatibilidades entre o tipo de veículo e o combustível comprado, e discrepâncias entre o local da compra e a localização do veículo no momento da compra.
Ignição ligada/desligada. Configure um alerta de "ignição ligada" para horários fora do expediente e você terá uma vantagem para impedir um ladrão e/ou recuperar o bem caso um veículo seja roubado.
Utilização. Veículos sobreutilizados podem indicar que você precisa de mais veículos desse tipo. Veículos subutilizados representam desperdício de dinheiro. Se a utilização de um veículo for realmente baixa, talvez você não precise dele em sua frota. Se optar por mantê-lo, convém movê-lo periodicamente para evitar o desgaste irregular dos pneus e dirigi-lo regularmente para preservar a bateria e outros componentes. Para visualizar seus veículos mais subutilizados e sobreutilizados, basta gerar um relatório de utilização e classificar do maior para o menor.
Quando relatórios de exceção e alertas revelam problemas ou questões, você pode tomar medidas significativas, seja comprando ou vendendo veículos para dimensionar corretamente sua frota, investigando possíveis roubos de veículos ou combustível, aplicando consequências para motoristas que não cumprem as políticas da empresa ou recompensando os motoristas mais obedientes.
Ao gerenciar por exceção, você foca nos dados que realmente importam, o que permite que você trabalhe de forma mais inteligente e eficiente. Agir em anomalias de dados é uma maneira inteligente de maximizar o desempenho e a segurança da frota e ajudar sua organização a prosperar.
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