Als eigenaar-exploitant weet u dat alle voertuigen in uw wagenpark die niet op de weg zijn, uw bedrijf geld kosten. Hoewel er elke dag miljoenen ladingen door de Verenigde Staten worden vervoerd, zijn ze niet allemaal geoptimaliseerd voor efficiëntie en winstgevendheid.
Hoe kunt u uw activiteiten laten groeien en winstgevende vracht vinden? Hoe kunt u uw chauffeurs op schema houden en aan alle klantvereisten voldoen?
Eén optie is om een vrachtdispatcher in te schakelen: iemand die u kan helpen bij het vinden en plannen van vrachten die uw wagenpark moet afleveren.
In dit artikel leggen we uit wat een vrachtdispatcher is en hoe ze uw vlootactiviteiten kunnen stroomlijnen. We kijken ook naar de tools die u ze kunt bieden om hun productiviteit te verhogen.
Wat is een vrachtdispatcher?
Een vrachtdispatcher, of vrachtwagendispatcher, is iemand die uw bedrijf vertegenwoordigt bij het vinden en onderhandelen over vracht. Hun taken omvatten het coördineren met vrachtwagenchauffeurs, het beheren van leveringsschema's en het op de hoogte houden van klanten.
Het runnen van een vrachtwagenbedrijf brengt zijn eigen uitdagingen met zich mee, van het aannemen en behouden van bekwame chauffeurs tot het garanderen van naleving van de regelgeving. De grootste uitdaging is misschien wel het vinden van nieuwe ladingen om te vervoeren.
Dit is waar het lastig wordt.
Je kunt niet zomaar elke lading pakken die op je pad komt. Je moet rekening houden met factoren zoals vrachttype, tijdsbeperkingen en bestemmingen om te bepalen of een lading winstgevend genoeg is om aan te nemen. Anders loop je het risico geld te verliezen.
Hoe vindt u winstgevende ladingen om te vervoeren?
Een optie is om gebruik te maken van load boards — diensten die u in contact brengen met verladers die op zoek zijn naar vervoerders voor hun ladingen. Zie ze als online marktplaatsen of jobboards waar u doorheen kunt bladeren. Sommige hebben zelfs geavanceerde filters waarmee u uw zoekopdracht kunt verfijnen.
Load boards zijn geweldige tools die u kunnen helpen winstgevende ladingen te vinden. Het doorspitten ervan kan echter veel tijd kosten. Zelfs als u iets veelbelovends vindt, concurreren anderen er waarschijnlijk ook om.
Vrachtdispatchers werken achter de schermen om winstgevende vrachten veilig te stellen en ervoor te zorgen dat chauffeurs hun leveringsschema's halen. Ze kunnen ook rechtstreeks met klanten communiceren om indien nodig updates te verstrekken.
Wat doet een vrachtplanner?
Vrachtdispatchers spelen een waardevolle rol in zowel groeiende als gevestigde vloten. Laten we eens nader bekijken wat hun verantwoordelijkheden inhouden.
Vind en onderhandel over ladingen
De primaire rol van een vrachtdispatcher is om uw bedrijf te helpen ladingen te vinden en te onderhandelen. Ze vertrouwen op bronnen zoals laadborden en zelfs bestaande verbindingen om ladingen te vinden die passen bij uw voorkeuren en vlootcapaciteiten.
Hoewel transportbedrijven vaak dispatchers in dienst hebben als werknemers, kunnen ze ook als zelfstandige contractanten werken. Dit geeft hen de flexibiliteit om met verschillende vervoerders te werken.
Beheer leveringsschema's
Vrachtvervoerders zijn ook verantwoordelijk voor het coördineren van leveringsschema's. Ze werken rechtstreeks samen met chauffeurs om ervoor te zorgen dat goederen op tijd worden opgehaald en afgeleverd.
Dispatchers volgen leveringen vaak in realtime met behulp van fleet telematica – een systeem dat gebruikmaakt van GPS-technologie (Global Positioning System) om de locaties van voertuigen te volgen en weer te geven op een interactieve kaart. Deze systemen helpen dispatchers bij het volgen van leveringen en geven zelfs waarschuwingen als chauffeurs problemen ondervinden op hun route.
Controleer de logboeken van chauffeurs
Vrachtwagenchauffeurs moeten een chauffeurslogboek (RODS) bijhouden, waarin informatie als data, voertuignummers en totale rijuren wordt vastgelegd.
Een elektronisch logboek (ELD) registreert deze gegevens automatisch en helpt wagenparkbeheerders te voldoen aan de ELD-verplichting . Daarnaast kunnen planners de gegevens van deze apparaten raadplegen om te controleren of chauffeurs zich aan de regelgeving houden en hun voertuigen veilig besturen.
Optimale routes plannen
Vrachtdispatchers helpen chauffeurs bij het plannen van optimale routes op basis van hun leveringen voor de dag. Als wegafsluitingen of weersomstandigheden voorkomen dat chauffeurs veilig op hun bestemming aankomen, moeten dispatchers in staat zijn om routes on the fly te wijzigen.
Onderhoud bewaken en plannen
Goed vlootonderhoud houdt uw voertuigen in goede conditie, verlengt hun levensduur en voorkomt kostbare reparaties. Vrachtplanners kunnen u helpen bij het inplannen van reparaties en onderhoud.
Planners kunnen een telematica-oplossing voor wagenparkbeheer gebruiken om preventief onderhoud in te plannen op basis van kilometerstand en gebruik. Ze houden ook rekening met leveringsschema's om de stilstandtijd van voertuigen te minimaliseren.
Communiceer met verladers
Geen twee ladingen zijn hetzelfde. Dispatchers communiceren met verzenders om te bepalen of er speciale vereisten zijn en geven die informatie door aan chauffeurs. Ze geven ook regelmatig updates als er iets van invloed is op een leveringsschema.
Rapporteren aan het management
Tot slot rapporteren dispatchers aan eigenaar-exploitanten of het hogere management en geven updates over eventuele andere mogelijke problemen. Ze kunnen ook suggesties doen om de vlootoperaties te verbeteren.
Vrachtvervoerder versus vrachtmakelaar: wat is het verschil?
Als het aankomt op het vinden van vracht om te vervoeren, zijn er verschillende opties beschikbaar. U kunt een laadbord gebruiken of samenwerken met een vrachtdispatcher. Een andere optie is om samen te werken met een vrachtmakelaar.
Laten we eens kijken naar het verschil tussen een vrachtexpediteur en een vrachtmakelaar.
Vrachtvervoerders
Een belangrijk verschil tussen vrachtexpediteurs en -makelaars is voor wie ze werken.
Dispatchers worden doorgaans ingehuurd door — of gecontracteerd door — vervoerders. Omdat ze een percentage van het tarief van de vervoerder ontvangen, proberen ze de beste tarieven te onderhandelen. Ze doen doorgaans meer administratief werk voor vervoerders, wat ze waardevolle aanwinsten maakt voor kleinere operators.
Goede dispatchers houden rekening met uw voorkeuren voor rijstroken, voorkeurstarieven voor vracht en specificaties van apparatuur bij het vinden van ladingen. Ze coördineren ook met chauffeurs om te zorgen voor tijdige levering en geven updates aan klanten.
Het geschatte totale salaris voor een vrachtplanner bedraagt $55,954 per jaar ($39,606 basissalaris + $16,348 extra voor bonussen, commissies, enz.).
( Afbeeldingsbron )
Een ander belangrijk verschil tussen dispatchers en brokers is dat dispatchers geen licentie of verzekering hebben. Ze mogen wettelijk gezien geen shippers vertegenwoordigen. Ze mogen alleen een vervoerder vertegenwoordigen bij het vinden en onderhandelen over vracht. Alle overeenkomsten met betrekking tot betaling en bonussen zijn strikt tussen dispatchers en de vervoerders die ze vertegenwoordigen.
Bemiddelaars in vracht
Vrachtmakelaars opereren onafhankelijk. Ze fungeren als tussenpersoon tussen verzenders en vervoerders en helpen de logistiek van elke levering te coördineren.
Net als dispatchers verdienen vrachtmakelaars commissie op elke transactie. Ze moeten echter een balans vinden tussen het vinden van verzenders die bereid zijn hogere tarieven te betalen en het aanbieden van een tarief aan vervoerders waarmee ze een behoorlijke winst maken voor het bemiddelen van de deal.
Stel bijvoorbeeld dat een verzender een openstaande lading heeft en contact opneemt met een makelaar om een vervoerder te vinden. Ze komen beiden overeen om een tarief van $ 5,000 te hanteren. De makelaar vindt een vervoerder die akkoord gaat om de lading te vervoeren voor $ 4,500 en steekt het verschil in zijn zak als commissie. Ze zijn echter niet verplicht om het oorspronkelijke tarief dat ze met de verzender hebben onderhandeld, bekend te maken.
In de onderstaande grafiek ziet u de gemiddelde salarissen en commissietarieven voor vrachtmakelaars in verschillende regio's in de VS:
In tegenstelling tot expediteurs moeten vrachtmakelaars een vergunning hebben en geregistreerd staan bij de Federal Motor Carrier Safety Administration ( FMCSA ). Hoewel een verzekering niet verplicht is, kiezen de meesten wel voor een vorm van dekking om hun aansprakelijkheid te beperken.
Vrachtvervoerder of vrachtmakelaar: welke is geschikt voor u?
Als u een kleiner bedrijf bent, kan het inhuren van een vrachtdispatcher helpen uw activiteiten te laten groeien. Bovendien nemen vrachtdispatchers vaak veel administratief werk voor hun rekening, wat betekent dat u zich als eigenaar-exploitant minder zorgen hoeft te maken.
Vrachtmakelaars zijn vaak handiger in gebruik. Ze hebben ook vaak nauwere relaties met verschillende verzenders, wat betekent dat ze u kunnen helpen snel ladingen te vinden. Een nadeel is echter dat sommige makelaars helemaal niet onderhandelen omdat ze het risico niet willen lopen relaties met bepaalde verzenders te beschadigen.
Als u met een makelaar in zee gaat, zorg er dan voor dat deze een licentie heeft en geregistreerd staat bij de FMCSA. Als u met een vrachtverzender in zee gaat, zoek dan iemand die de diensten kan leveren die u nodig hebt. Ze moeten uitstekende communicatie-, timemanagement- en organisatievaardigheden hebben. Overweeg om aanbevelingen te vragen aan andere eigenaar-exploitanten.
Een andere optie is om met een externe dispatching service te werken. Zorg er echter voor dat het bedrijf een licentie heeft van de FMCSA en lees alle contracten zorgvuldig door voordat u met hen in zee gaat.
Als u besluit om een vrachtplanner in te huren, is het belangrijk dat u hem of haar uitrust met de juiste hulpmiddelen om de klus te klaren.
Hoe telematica uw vrachtvervoerders kan helpen
Vrachtvervoerders hebben het druk, van het vinden van winstgevende ladingen tot het inplannen van chauffeurs en het waarborgen van naleving van de regelgeving. Het is gewoon niet praktisch om te vertrouwen op spreadsheets en handmatige processen om deze taken uit te voeren.
Zo kan de CalAmp iOn uw vrachtplanners helpen productiever te werken.
Krijg realtime zichtbaarheid
Fleet telematics maakt gebruik van GPS-technologie, waarmee uw dispatchers vloten in realtime kunnen monitoren. Met het trackingsysteem kunnen dispatchers nauwkeurige levertijden aan klanten doorgeven.
Bovendien kunnen dispatchers het fleet management systeem gebruiken om geofences te creëren, of virtuele zones die een waarschuwing activeren wanneer voertuigen aangewezen gebieden binnengaan of verlaten. Dit helpt om ongeautoriseerd gebruik te voorkomen.
Plan chauffeursroosters
Inefficiënte routes verhogen de operationele kosten en kunnen leveringen vertragen. Met een vloottelematicasysteem kunnen dispatchers efficiënte bezorgroutes voor uw chauffeurs plannen. Ze hebben ook toegang tot realtime weersoverlays en kunnen chauffeurs indien nodig snel omleiden.
Deze overlays helpen planners bij het navigeren van chauffeurs om vertragingen door slecht weer en druk verkeer heen.
Verbeter de veiligheid van de bestuurder
Te hard rijden, hard remmen, scherpe bochten nemen en ander gevaarlijk gedrag brengt uw chauffeurs en de mensen om hen heen in gevaar. Ze kunnen ook uw lading beschadigen en de slijtage van uw voertuigen vergroten.
Met CalAmp kunnen dispatchers het gedrag van chauffeurs monitoren en waarschuwingen ontvangen wanneer ze risicovol gedrag vertonen. Fleetmanagers kunnen dit gedrag signaleren en de verkregen inzichten gebruiken om de veiligheid van chauffeurs te verbeteren.
Natuurlijk geven de gegevens alleen niet altijd een volledig beeld. Een bestuurder kan bijvoorbeeld hard geremd hebben om een aanrijding te voorkomen. Door een telematicasysteem voor wagenparken te combineren met dashcams met videobeelden, ontstaat er meer context bij dergelijke incidenten.
Zorgen voor naleving
Vlootbeheerders moeten zich aan bepaalde regelgevingen houden. Een daarvan is het ELD-mandaat, dat stelt dat chauffeurs een apparaat in hun voertuigen moeten hebben geïnstalleerd om hun dienststatus vast te leggen.
Een vloottelematicasysteem gecombineerd met een conforme ELD zorgt ervoor dat uw chauffeurs voldoen aan alle FMCSA-regelgeving. Bovendien kunnen dispatchers chauffeurs waarschuwen als ze hun HOS-limiet naderen of als ze vergeten hun dagelijkse inspecties uit te voeren.
Activa bewaken en volgen
Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van vrachtplanners is ervoor zorgen dat leveringen tijdig worden voltooid. Met CalAmp kunnen planners de realtime locatie van zowel aangedreven als niet-aangedreven goederen volgen.
Met slimme sensoren kunnen planners ook gebruikmaken van toepassingen voor het monitoren van de temperatuur, luchtvochtigheid en schokken van elk pakket. Dit is handig als uw bedrijf temperatuurgevoelige goederen levert. Als een levering bepaalde temperatuurdrempels overschrijdt, kunnen planners snel ingrijpen om bederf te voorkomen.
Automatiseer onderhoud
Dispatchers kunnen de CalAmp iOn gebruiken om op aanvraag rapporten voor elk voertuig te genereren en onderhoud in te plannen op basis van gebruik en kilometerstand. Ze kunnen ook een melding ontvangen als een voertuig een foutcode (DTC) genereert en de bestuurder naar een servicepunt sturen of, indien nodig, een reservevoertuig sturen.
Conclusie
Vrachtvervoerders hebben de taak om vracht te vinden en te onderhandelen, leveringsschema's te beheren, met klanten te communiceren en meer. Natuurlijk wilt u ze de juiste tools bieden om hun productiviteit te optimaliseren.
Vraag vandaag nog een demo aan en ontdek hoe de CalAmp iOn uw vrachtplanners kan helpen efficiënter te werken en uw wagenpark uit te breiden.