Omdat de transportsector een cruciaal onderdeel is van de wereldwijde toeleveringsketen, is het belangrijk dat deze zo soepel mogelijk verloopt.
Om dit te laten gebeuren, moeten vlooteigenaren ervoor zorgen dat hun rigs van stroom worden voorzien en dat ze snel en betrouwbaar toegang hebben tot brandstof. Dit is eenvoudig als u met één of twee semi's te maken hebt, maar het wordt ingewikkelder naarmate de vloot groter wordt.
Het bijhouden van brandstofverbruik is voor wagenparkbeheerders een hele opgave. En daar komen brandstofpassen om de hoek kijken.
In dit artikel gaan we dieper in op wat tankpassen zijn, hoe u ze kunt gebruiken om uw vrachtwagenactiviteiten te stroomlijnen en hoe u het transport voor uw chauffeurs gemakkelijker kunt maken.
Wat is een tankkaart voor vrachtwagens?
Een tankkaart voor vrachtwagens, ook wel fleetcard genoemd, is een bedrijfskaart waarmee vrachtwagenchauffeurs werkgerelateerde uitgaven zoals benzine en auto-onderhoud kunnen dekken.
Vlootbeheerders kunnen ze beter in de gaten houden door integratie van een vloottelematica-applicatie ontworpen om nog verder te bouwen op hun bruikbaarheid.
Door deze twee te combineren, wordt het realtime inzicht in het wagenpark als geheel vergroot en wordt het toezicht door managers verbeterd door de introductie van een breed scala aan functies, zoals we hieronder zullen bespreken.
Hoe werken tankkaarten voor vrachtwagenchauffeurs?
Voor vrachtwagenchauffeurs is een goed onkostenvergoedingsprogramma de sleutel tot een soepele reis op de openbare weg, omdat het zo kan worden ingesteld dat het naadloos verschillende werkgerelateerde onkosten dekt.
Vanwege de unieke aspecten van de vrachtsector hebben verschillende tankkaartbedrijven hun aanbod uitgebreid met functies die verder gaan dan alleen het beheren van de uitgaven van werknemers.
Ze richten zich op deze markt via strategieën zoals partnerschappen met truckstops en het aanbieden van pakketten die belastingrapportage voor grote vloten automatiseren. Als gevolg hiervan kunnen fleet- en onderhoudsmanagers verschillende nieuwe voordelen realiseren door de overstap te maken.
Wat zijn de voordelen van een vlootkaart?
Het integreren van een prepaid-tankkaartsysteem in uw bedrijf kan veel positieve resultaten opleveren.
Laten we eens kijken wat u kunt verwachten:
1. Verhoogde efficiëntie
Uit een onderzoek naar digitale volwassenheid op de werkplek is gebleken dat 51% van de werknemers zegt dat ze minstens twee uur per dag besteden aan repetitieve taken. Dat is een kwart van de standaardwerkdag.
Het grootste voordeel dat u van deze betaalkaarten kunt verwachten, ligt waarschijnlijk in de boekhouding. Ze vervangen de traditionele boekhoudpraktijken door geautomatiseerde activiteitenregistratie en rapportage.
Trendrapporten geven u gedetailleerde statistieken over uw brandstofverbruik over een lange periode. Deze kunt u gebruiken om slimmere, beter geïnformeerde beslissingen te nemen.
Doordat u de dagelijkse transactielimieten kunt aanpassen en de uitgaven per chauffeur kunt bekijken, kunt u snel beslissingen nemen en wijzigingen doorvoeren.
U kunt de cijfers ook exporteren naar PDF-, Excel- of CSV-indelingen om verschillende dingen met de gegevens te doen, zoals het maken van presentaties of het samenvoegen van financiële gegevens.
Gebruik de tijd die hierdoor vrijkomt om u te richten op andere aspecten van uw transportbedrijf.
2. Verbeterde beveiliging
Bedrijfsfraude is een ernstig probleem, met een geschatte omvang van 40% van bedrijven die zich schuldig maken aan boekhoudkundige overtredingen.
Of u nu vermoedt dat er iets mis is binnen uw bedrijf of u wilt gewoon voorbereid zijn in het geval van een controle: door elke chauffeur een tankkaart te geven, krijgt u de controle over uw uitgaven die u nodig hebt om integriteit vanaf het begin te waarborgen.
U kunt bestedingslimieten instellen en uitzonderingsregels instellen waarmee verdachte activiteiten, zoals een bestuurder die probeert de dagelijkse limiet te overschrijden, worden gemarkeerd met realtime waarschuwingen.
Bestudeer uitgebreide rapporten over de eerste paar maanden van activiteit na de introductie van het programma en let op eventuele significante verschillen tussen cijfers van beide systemen. U zou zomaar wat frauduleuze transacties kunnen ontdekken en uzelf de kans kunnen geven om actie te ondernemen voordat de situatie erger wordt.
Bovendien kunt u, als uw kaart wordt gestolen, deze direct blokkeren om misbruik te voorkomen.
3. Besparingen en kortingen
Bijna elke brandstofkaart heeft financiële prikkels zoals kortingen en rebates, en het is alleen een kwestie van degene kiezen die het beste bij uw huidige opstelling past. De meeste van deze voordelen zijn ontworpen om op te schalen, wat betekent dat u de klap van stijgende brandstofkosten die over de hele wereld waaien, kunt verzachten.
Als u bijvoorbeeld een groot wagenpark beheert, kunt u meer profiteren van een abonnement waarmee u korting krijgt op brandstof als u grotere hoeveelheden koopt.
4. Flexibele toegang
Met de digitale brandstofkostenregistratie houdt u 24/7 zicht op de uitgaven van uw medewerkers, waar u ook bent en zolang u een internetverbinding hebt.
Zelfs met de meest eenvoudige abonnementen krijgt u toegang tot een webportal waar u uw activiteiten kunt bijhouden, saldo's kunt aanvullen, budgetten kunt instellen en nog veel meer.
Door een telematicadienst te integreren, wordt de functionaliteit uitgebreid naar meerdere apparaten en locaties, omdat de meeste aanbieders mobiele apps en cloudgebaseerde processen aanbieden.
5. Minder stress voor chauffeurs
Het is geen geheim dat vrachtwagenchauffeurs veel stress ervaren op de openbare weg. Alles wat hen kan ontlasten, is een overwinning voor het bedrijf.
Met de ideale brandstofkaart blijven uw chauffeurs tevreden, zodat ze zich geen zorgen hoeven te maken over:
- Handmatig hun brandstofuitgaven registreren
- Reizen met fysiek geld dat hen tot een doelwit zou maken
- Vind tankstations en servicepunten als u een abonnement neemt dat stations binnen het netwerk vooraf laadt op uw GPS
- Hun onderhoud onderweg als je een plan neemt dat is afgestemd op bezoeken aan truckstops, waar ze kunnen douchen, eten en meer
Welke wagenparkkaart is het beste voor vrachtwagenchauffeurs?
Bij het beoordelen van verschillende tankpassen voor wagenparken hebben we ze gerangschikt op basis van hun vermogen om het volgende aan te pakken:
- Netwerklocaties, inclusief zowel tankstations als benzinestations voor uptime
- Gegevensbeheerbijvoorbeeld belastingaangifte
- Gebruiksgemak in hoe goed ze omgaan met integraties van derden (zoals telematica- en boekhoudsoftware), netwerklocaties, klantenservice, etc.
- Kosten efficiëntie via kortingen, kortingen, lage tot geen terugkerende kosten, etc.
- Extra voordelen, dat wil zeggen wat ze nog meer bieden naast het dekken van brandstofkosten
1. WEX FlexCard
De WEX FlexCard onderscheidt zich van andere aanbiedingen door het enorme netwerk van tankstations en servicelocaties. Het wordt geaccepteerd bij 95% van alle tankstations in de Verenigde Staten en 45,000 servicelocaties.
Dankzij het grote aantal netwerklocaties kunnen wagenpark- en onderhoudsbeheerders erop vertrouwen dat ze beter in staat zijn om de uptime van het hele systeem te waarborgen.
Er geldt bovendien een korting van 3 cent per gallon en er worden geen jaarlijkse, installatie- of kaartkosten in rekening gebracht.
2. Comdata Fleet Card van FLEETCOR
De Comdata Vlootkaart van FLEETCOR is aantrekkelijk omdat het, naast dekking op meer dan 8,000 locaties, een extra stap zet in het bevorderen van het welzijn van de bestuurder.
Met het Comdata Hotel Network-programma kunnen chauffeurs minimaal 20% korting krijgen op de laagst geadverteerde prijs bij meer dan 15,000 deelnemende hotels.
Dankzij de samenwerking tussen FLEETCOR, Pilot Flying J en Love's krijgen chauffeurs toegang tot truckstops waar ze kunnen douchen, eten kunnen halen en aan andere recreatieve activiteiten kunnen deelnemen, allemaal gedekt door hun kaart.
3. Shell Vlootnavigator
Shell's Fleet Navigator-kaart werkt bij de 13,000 tankstations van het bedrijf en bij nog eens 95% van de tankstations in de VS.
Daarnaast ontvangt u 5 cent korting per gallon brandstof en kortingen bij deelnemende Jiffy Lube-servicecentra.
Er is ook een speciale app waarmee u uw activiteiten kunt beheren als u een alternatief zoekt voor het online portaal.
4. ExxonMobil BusinessPro
De ExxonMobil ZakelijkPro De kaart wordt geaccepteerd bij meer dan 12,000 Exxon- en Mobil-stations en bij 95% van alle tanklocaties in het hele land.
Als u ervoor kiest om brandstof te kopen bij tankstations van ExxonMobil, kunt u maandelijkse kortingen krijgen tegen de volgende tarieven:
- 1 tot 500 gallons - 1 cent per gallon
- 500 tot 3,999 gallons - 3 cent per gallon
- 4,000 tot 6,999 gallons - 4 cent per gallon
- 7,000 tot 9,999 gallons - 5 cent per gallon
- 10,000 gallons en meer - 6 cent per gallon
Deze kaart biedt ook functies voor belastingaangifte en brengt geen jaarlijkse, opstart- of kaartkosten in rekening voor in aanmerking komende nieuwe rekeningen.
5. Fuelman Diepe besparing Premium
De Deep Saver Premium van Fuelman is een andere door FLEETCOR uitgegeven brandstofkaart die geldig is bij meer dan 50,000 locaties met een uitgebreide lijst met aanvullende aantrekkelijke voordelen, waaronder:
- Fraudeverliesdekking tot $ 25,000 per jaar
- 24/7 pechhulp
- Klantenservice met prioriteit 'Skip-the-line'
- Belastingaangifte
- Een uitgebreid loyaliteitsprogramma dat u beloont met 2 punten per in aanmerking komende gallon
- Korting van 5 cent per gallon loodvrije benzine en 8 cent per gallon diesel
Met een maandelijkse vergoeding van $ 12.99 per kaart en een minimaal maandbedrag van $ 60 is de kaart niet zo betaalbaar als de concurrentie, maar de voordelen kunnen hem voor grotere bedrijven rechtvaardigen.
6. BP Business Solutions Mastercard
De BP Business Solutions Mastercard is een veelzijdige optie die werkt bij elk tankstation dat Mastercard accepteert. Als u het gebruikt bij BP of Amoco, hoeft u geen transactiekosten te betalen.
Daarnaast biedt het kortingen tot 7 cent per in aanmerking komende gallon en brandstofaccijnsrapporten.
Let op dat u het niet verwart met de relatief beperkte BP Business Solutions Fuel Plus-kaart, die dezelfde functies heeft, behalve ondersteuning voor Mastercard.
Hoe kiest u de juiste brandstofkaart voor uw wagenpark?
Welke tankpas voor vrachtvervoer het beste bij u past, hangt af van uw specifieke behoeften. Deze kunnen per wagenpark verschillen.
Als u rekening houdt met deze factoren, kunt u de beste optie voor uw bedrijf vinden:
1. Coverage
Het laatste wat u wilt, is een tankpas van uw bedrijf aanschaffen en er vervolgens achter komen dat de routes die u rijdt buiten het netwerk van tankstations van het bedrijf vallen.
Dat gezegd hebbende, is landelijke dekking niet het enige dat telt. Het vinden van een kaart die niet door een oliemaatschappij is uitgegeven, geeft je ook meer opties, waardoor je bijvoorbeeld kunt kiezen van welke locaties je benzine haalt op basis van verschillen in brandstofprijzen.
2. Vlootbeheerfuncties
Als u een kleine operatie runt, is het gemakkelijk om wat tijd vrij te maken voor handmatig werk. Maar naarmate de omvang van uw wagenpark groeit, wordt dit minder praktisch. Afhankelijk van de omvang van uw bedrijf, moet u mogelijk een leverancier van brandstofkaarten vinden met diepgaande opties voor wagenparkbeheer die u kunt integreren in uw telematicaservice om dataoverload op afstand te houden.
Wees ook voorzichtig met het aanschaffen van een tankpas voor consumenten, want die bieden geen enkele vorm van wagenparkbeheer.
3. Voordelen die passen bij uw gebruik
Om optimaal gebruik te maken van uw wagenparkkaart, is het belangrijk dat u er een kiest die voldoet aan de specifieke behoeften van uw bedrijf.
Kortingen en restituties zijn vanzelfsprekende overwegingen, maar er zijn nog meer voordelen waar u rekening mee kunt houden.
Als u bijvoorbeeld een groot wagenpark beheert en voldoet aan de criteria voor openbaarmaking volgens de International Fuel Tax Agreement (IFTA), dan is een aanbieder met functies voor belastingrapportage een groot voordeel.
Conclusie
Met brandstofkaarten voor transportbedrijven kunt u eenvoudig grote bedrijfsuitgaven, van benzine tot onderhoud, op één plek beheren.
Door ze te integreren in uw telematicaservice, kunt u de efficiëntie van uw wagenpark vergroten met geavanceerde rapportage en instelbare uitgavencontroles. Extraatjes zoals kortingen en kortingen beloven lagere bedrijfskosten.
Wilt u weten hoe u uw inzicht in wagenparkbeheer (inclusief brandstofkaartgebruik) kunt verbeteren met telematica? Neem contact op met een vlootspecialist van CalAmp vandaag.