Als inkoopagent bent u altijd op zoek naar de exacte producten en oplossingen die uw wagenparkbeheerder, onderhoudsmanager of directeur openbare werken nodig heeft, zo snel mogelijk, terwijl u voldoet aan de aanbestedingsvereisten van de overheid. Vaak is coöperatieve inkoop de snelste en meest effectieve aanpak.
Wanneer een afdeling een telematicaoplossing voor een wagenpark nodig heeft, kan het traditionele inkoopproces van het ontwikkelen van een lijst met specificaties, het publiceren van RFP's en het evalueren van meerdere biedingen maandenlang duren, wat leidt tot overuren en ongeduldige afdelingshoofden. Coöperatieve inkoopcontracten elimineren het meeste van dat werk, zodat uw agentschap of instelling sneller krijgt wat het nodig heeft, tegen een concurrerende prijs, en u de belastingbetaler geld bespaart.
Hoe werkt coöperatief inkopen?
Bij een gezamenlijk overheidsinkoopprogramma vormen meerdere overheidsinstanties (op staats-, provinciaal en gemeentelijk niveau) en in sommige gevallen onderwijs- en non-profitorganisaties één entiteit en delen ze vooraf onderhandelde inkoopcontracten met aangesloten organisaties.
Om deze contracten op te stellen, stelt de inkoopcoöperatie gedetailleerde aanbestedingen op op basis van de behoeften van haar leden, en voltooit vervolgens een rigoureus RFP-proces dat voldoet aan de aanbestedingsvereisten van de overheid, waaronder de regel van drie. Ze adverteren de RFP's en voeren een zorgvuldige beoordeling uit van elk voorstel, waaronder de kwaliteit van het aanbod en de prijsstelling. Vervolgens onderhandelen ze over contracten met de beste prijs met hoogwaardige leveranciers en bieden ze die contracten aan hun leden aan.
Sommige overheidsinstanties begrijpen niet hoe de contracten tot stand komen en maken zich zorgen dat de inkoopvereisten zijn overgeslagen. Dat is niet het geval. De inkoopcoöperatie heeft namens haar leden voldaan aan de openbare aanbestedings- of biedingsvereisten.
Om u te beschermen in geval van een audit, verstrekken de meeste inkoopcoöperaties contractdocumentatie, waaronder de RFP, evenals documentatie over concurrerende aanbestedingen.
Het duurt slechts een paar minuten om lid te worden en het lidmaatschap is gratis.
Voordelen van coöperatieve inkoop
Met coöperatieve inkoopcontracten bespaart u zich niet alleen de moeite van het publiceren van RFP's en het beoordelen van biedingen, maar ze zorgen er ook voor dat:
- Minimaliseer de noodzaak om leveranciers en producten te onderzoeken
- Bespaar uzelf en uw eindgebruikers de tijd die u besteedt aan het opstellen van specificaties
- Zorg ervoor dat uw eindgebruikers geen gewenste functies missen omdat ze onbedoeld niet in de specificaties zijn opgenomen.
- Elimineer RFP-advertentiekosten
Eindgebruikers kunnen zelfs aangeven bij welke leverancier zij willen kopen.
Stel, de wagenparkbeheerder komt naar u toe nadat hij telematica-oplossingen heeft onderzocht en heeft vastgesteld dat het wagenpark het meest gebaat is bij CalAmp iOn (CalAmp's wagenparkbeheeroplossing) en CalAmp Vision (CalAmp's videotelematica-oplossing), in combinatie met de EsriGIS-integratie . Zoek eenvoudigweg een van de inkoopcoöperaties die contracten met CalAmp heeft en kies uit het aanbod dat via dat contract beschikbaar is – u hoeft niet eens met andere leveranciers te praten.
De contracten dekken alles wat uw eindgebruiker nu nodig heeft en bieden de mogelijkheid om in de toekomst andere producten en services toe te voegen. Bovendien kan de prijs beter zijn dan wat u zelf zou krijgen.
De juiste inkoopcoöperatie kiezen
Houd bij het kiezen van een inkoopcoöperatie rekening met deze factoren.
Is het een overheidsinstantie?
Sommige inkoopcoöperaties, zoals Sourcewell , zijn niet alleen gespecialiseerd in overheidsopdrachten, maar zijn zelf ook overheidsinstanties. Dat betekent dat ze uit eerste hand weten wat er nodig is om te voldoen aan de overheidsregels en -voorschriften. Bovendien kunnen ze zelf aanbestedingen en offertetrajecten uitvoeren, in tegenstelling tot commerciële of non-profit coöperaties die afhankelijk zijn van andere overheidsinstanties om dit namens hen te doen.
In tegenstelling tot een overheidsinkoopcoöperatie, kunnen sommige commerciële coöperaties contracten gunnen aan leveranciers van lagere kwaliteit, naast contracten met leveranciers van hogere kwaliteit.
Welke documentatie is beschikbaar?
Zorg er naast het contract zelf voor dat de coöperatie alle ondersteunende documentatie die u nodig hebt in geval van een audit, direct beschikbaar stelt.
Hoe verloopt hun leverancierscontroleproces?
Coöperaties die kopen, moeten niet alleen een ruime keuze aan leveranciers bieden, maar ook een goed screeningsprogramma voor leveranciers. Vraag om meer informatie. Een effectief screeningsprogramma helpt ervoor te zorgen dat u uiteindelijk hoogwaardige goederen koopt van een hoogwaardige leverancier. Sourcewell kijkt bijvoorbeeld niet alleen naar de breedte en diepte van het aanbod van de leverancier, maar ook naar factoren zoals garanties en klantenservice.
Het RFP-proces is ongelooflijk tijdrovend en geen enkele inkoopfunctionaris kan een expert zijn in elk type product en dienst die hij moet kopen. Coöperatieve inkoopcontracten zijn concurrerend, compliant en efficiënt. Dat maakt ze een best practice voor inkoopfunctionarissen die op zoek zijn naar het juiste product en de beste deal.
Lees hier meer over de oplossingen van CalAmp voor de overheidssector.