A seconda del tipo di veicoli presenti nella tua flotta, ogni singolo miglio percorso potrebbe costare 3 dollari o più.
Molto probabilmente, i tuoi camion percorrono decine di migliaia di miglia all'anno, il che significa che questi costi si sommano. Per spese aziendali costose come queste, ovviamente vuoi ottenere il massimo dal tuo investimento.
Ecco dove entra in gioco la gestione della flotta. È la disciplina di gestione, monitoraggio e ottimizzazione della flotta in modo che ottenga il massimo numero di consegne, visite di assistenza sul campo o altro lavoro svolto.
Comprende molti compiti e processi diversi, che spaziano dalle risorse umane alla manutenzione, alla pianificazione dei percorsi e altro ancora. In questo articolo esploreremo tutti questi diversi aspetti della gestione della flotta, incluso perché è importante in primo luogo e come puoi migliorare i tuoi processi di gestione della flotta.
Cos'è la gestione della flotta e perché è importante?
La gestione della flotta è la gestione di una flotta di veicoli quali camion, furgoni, automobili, carrelli elevatori, ecc. e delle relative attrezzature quali rimorchi e qualsiasi tipo di carico.
Le principali attività di gestione della flotta riguardano il monitoraggio dello stato dei veicoli e la programmazione della manutenzione necessaria, il tracciamento e il miglioramento dei percorsi comuni della flotta e altro ancora.
L'obiettivo finale di un gestore di flotta (e dell'intero processo di gestione della flotta) è ridurre al minimo i costi di esercizio correlati alla flotta (come il consumo di carburante e i costi di manutenzione), massimizzando al contempo la produttività della flotta, ad esempio tramite un routing migliore o una delega più efficiente.
È parte integrante delle aziende in una moltitudine di settori, dalla logistica ai trasporti, all'edilizia, al giardinaggio, ai servizi di consegna e altro ancora. Qualsiasi azienda che gestisca una flotta privata o assuma un gran numero di veicoli esternalizzati dovrebbe investire nella gestione della flotta.
Mentre i team di gestione della flotta erano soliti fare affidamento su appunti accurati, telefonate e contatti attivi con i conducenti, grazie agli sviluppi in telematica Grazie alla tecnologia degli ultimi decenni, operazioni come il monitoraggio della posizione del veicolo, delle abitudini di guida e del consumo di carburante possono ora essere eseguite automaticamente.
Perché è importante la gestione della flotta?
Nel 2021, il costo medio al miglio di un camion era di 2.90 dollari e, con l'aumento dei prezzi del carburante, questi costi non fanno che aumentare.
Mentre i costi basati sui conducenti costituiscono la maggior parte delle spese, i soli costi di carburante e manutenzione ammontano a oltre il 32%. E questi costi possono essere seriamente influenzati da quanto bene o male si gestisce la flotta.
Ad esempio, se i conducenti non seguono le buone pratiche durante la guida, accelerando rapidamente, frenando bruscamente e altro, ciò può non solo influire sul consumo di carburante (tra 15 al 30%) ma l'usura eccessiva aumenterà anche i costi di manutenzione.
Implementare un programma per promuovere abitudini di guida sicure (ad esempio, implementando localizzatori di veicoli per monitorare e premiare le buone prestazioni) è un ottimo modo per affrontare questo problema.
Inoltre, promuovere una cultura di guida sicura riduce anche il rischio di incidenti e protegge la tua azienda da inutili spese legali e scandali indesiderati.
E questo è solo il lato della riduzione dei costi. Migliorare l'"utilizzo della flotta", ovvero quanto efficacemente viene utilizzato ogni veicolo della flotta in un dato momento, è l'altro aspetto della gestione della flotta.
Se non hai un sistema in atto, avrai difficoltà ad assegnare ordini o lavori dell'ultimo minuto al veicolo e al personale più vicini. Inoltre, non avrai i dati necessari per analizzare se c'è un modo migliore per instradare i tuoi veicoli o se sarebbe meglio spostare un centro di distribuzione, ad esempio.
Qual è lo scopo della gestione della flotta?
In breve, lo scopo della gestione della flotta è gestire in modo efficace tutte le risorse della flotta, eliminare i costi inutili e garantire di ottenere il massimo rendimento possibile da ciascun veicolo e conducente (senza sovraccaricare alcun conducente o macchina).
Questo è il quadro generale. Diamo un'occhiata più da vicino a come appare nei numerosi processi chiave sotto l'ombrello della gestione della flotta.
Manutenzione di veicoli e attrezzature
È abbastanza ovvio, ma uno degli aspetti chiave che un gestore di flotte supervisionerà e ottimizzerà è la manutenzione di tutti i veicoli e delle attrezzature della flotta.
Ciò significa programmare una manutenzione preventiva di routine, come cambi dell'olio e ispezioni regolari, nonché analizzare i parametri di guida per identificare veicoli specifici che potrebbero necessitare di manutenzione correttiva, come la sostituzione degli pneumatici in base a un numero insolitamente elevato di chilometri percorsi.
Gestione dei costi della flotta
Spetta inoltre al reparto di gestione della flotta tenere traccia di tutti i costi ad essa correlati, tra cui l'acquisto di nuovi veicoli, i costi del carburante, i costi di manutenzione dei veicoli, gli stipendi degli autisti e altro ancora.
Se non disponi di questi dati, non hai modo di valutare la redditività di diversi contratti, clienti o addirittura di interi settori della tua attività.
Tracciamento del veicolo
In passato, per farlo era necessario tenere registri dettagliati dei percorsi pianificati dai conducenti e contattare regolarmente gli autisti via radio, ma per fortuna oggi basta dare un'occhiata al cruscotto.
Moderno sistemi di gestione della flotta visualizzerà la posizione in tempo reale di ogni veicolo della tua flotta.
Sicurezza del conducente
Migliorare la sicurezza dei conducenti è un altro obiettivo e responsabilità chiave di qualsiasi team di gestione della flotta. Un aspetto di questo è la corretta manutenzione di tutti i veicoli e delle attrezzature. L'altro aspetto è la facilitazione di programmi che aiutino tutti i conducenti a sviluppare abitudini di guida sicure e solide pratiche di programmazione che non portino alcuni conducenti a lavorare troppo o a dormire poco.
Assunzione e mantenimento degli autisti
Che i colloqui con i nuovi assunti siano di competenza del tuo responsabile della flotta o di un altro reparto, gestire la cultura della flotta è compito tuo, quindi devi stabilire aspettative e linee guida per le assunzioni.
E quando l'industria dei trasporti su strada è carente 80,500 autisti solo negli Stati Uniti è necessario che i nuovi assunti restino.
Pertanto è necessario anche predisporre programmi di formazione e sistemi di supporto che migliorino la fidelizzazione dei conducenti.
Acquisizione del veicolo
Se possiedi una flotta privata, i gestori della flotta negozieranno accordi con i produttori e programmeranno nuovi acquisti per garantire la sicurezza dei conducenti e l'efficienza della flotta, senza dover dismettere i vecchi camion e altri veicoli prima del necessario.
Conformità (ELD, ad esempio)
A seconda del tipo di veicoli commerciali presenti nella tua flotta, del tipo di attività svolta dalla tua azienda e della tua sede, dovrai rispettare una serie di standard di conformità.
Ad esempio, la FMCSA (Federal Motor Carrier Safety Association) richiede che la maggior parte dei veicoli delle flotte commerciali includano un ELD (dispositivo di registrazione elettronico) e che i conducenti seguano rigide regole sugli “orari di servizio” quando sono in strada.
È compito del gestore della flotta garantire la conformità dell'intera flotta, identificare eventuali problemi e risolverli costantemente.
Pianificazione e ottimizzazione del percorso
Camion ben tenuti e conducenti ben addestrati non sono sufficienti per far funzionare la tua flotta come una macchina ben oliata. L'altra parte dell'equazione è se dividi o meno efficacemente i carichi o gli ordini di lavoro tra i conducenti e quanto sono efficaci i percorsi che assegni ai tuoi conducenti.
Non vuoi pagare gli straordinari a 20 autisti mentre 12 veicoli sono fermi nel parcheggio della tua azienda senza niente da fare. E non vuoi che i veicoli restino bloccati nel traffico di routine il martedì a causa di un problema di pianificazione del percorso.
La routine quotidiana di un gestore di flotte
Potrebbe sembrare una grande responsabilità, e in effetti lo è, ma oggi la maggior parte di questi compiti è ampiamente supportata da tecnologie e software moderni.
La giornata tipica di un fleet manager inizia con un check-up mattutino sulle posizioni e sui carichi di lavoro dei conducenti, identificando potenziali problemi come un utilizzo scadente della flotta o un conducente potenzialmente oberato di lavoro. Quindi, il fleet manager potrebbe esaminare i dati che evidenziano le abitudini di guida dei singoli conducenti per verificare come sta procedendo l'iniziativa di guida sicura.
Dopo un pranzo di lavoro in cui si discute della necessità di ampliare la flotta con nuovi camion e autisti per le imminenti festività, il responsabile della flotta si confronta con il team di spedizione per verificare che la giornata si sia svolta senza intoppi.
Infine, elaborano un report per l'amministrazione che descrive in dettaglio tutte le spese trimestrali relative alla flotta, nonché i risparmi sui costi e i miglioramenti dell'efficienza che sono riusciti ad accumulare.
Perché il software di gestione della flotta è una parte cruciale del puzzle
In passato, i team di gestione della flotta necessitavano di molto personale che raccoglieva manualmente una serie di punti dati e creava in anticipo programmi di manutenzione impeccabili.
Non solo rappresentava una spesa elevata per il personale, ma era anche quasi impossibile analizzare i dati e identificare aree di miglioramento: immaginate di dover esaminare manualmente decine di schedari pieni di dati.
I moderni software di gestione delle flotte hanno reso obsoleti i team di grandi dimensioni e hanno semplificato la gestione efficace di grandi flotte private o a noleggio per team più piccoli (o, nelle aziende più piccole, persino per singoli gestori di flotte).
Ecco un'anteprima di alcune delle funzionalità offerte da un sistema di gestione della flotta:
- Monitoraggio della posizione in tempo reale: localizzare immediatamente qualsiasi veicolo o autista e identificare i modelli che incidono sui tempi di consegna o di risposta.
- Dati sull'utilizzo della flotta: scopri quanto è equa la distribuzione del lavoro nella flotta, identifica eventuali veicoli o conducenti sovraccarichi di lavoro, ecc.
- Pianificazione intelligente della manutenzione basata su dati in tempo reale: invece di una programmazione rigida e uguale per ogni veicolo, puoi affidarti ai dati per programmare la manutenzione preventiva e correttiva nel momento ideale.
- Miglior routing: i tuoi operatori possono dire addio alla pianificazione manuale dei percorsi in base alle diverse fermate di ciascun conducente.
E questa è solo la punta dell'iceberg. Il software e la tecnologia giusti sono le fondamenta di qualsiasi team di gestione della flotta efficiente al giorno d'oggi.
Se vuoi sfruttare questa opportunità nella tua azienda, nella prossima sezione ti spiegheremo come utilizzarla.
Come utilizzare il software di gestione della flotta per ottimizzare la tua flotta
Vuoi spendere meno in carburante e manutenzione e ottenere più lavoro con lo stesso numero di veicoli della flotta? Il giusto sistema di gestione della flotta può aiutarti a raggiungere questo obiettivo.
Trova il software e l'hardware giusti
La soluzione giusta dipende dal settore in cui operate, dalle dimensioni della flotta, dal fatto che la flotta sia privata o meno e da molti altri fattori.
La prima cosa da considerare è se il sistema offre funzionalità uniche che possono aiutare la tua azienda a migliorare l'efficienza delle sue operazioni.
Ad esempio, se si desiderano dati importanti come il consumo effettivo di carburante, la frenata, il minimo, i codici di errore del motore, ecc., è importante investire in dispositivi di tracciamento fisici della flotta oltre che in software basati sul cloud, non nella soluzione più economica basata su app.
Ad esempio, in combinazione con il nostro stato dell'arte localizzatori di veicoli, Telematica della flotta di CalAmp offre funzionalità come:
- Notifiche ETA automatiche ai tuoi clienti (che migliorano l'esperienza del cliente e riducono il numero di chiamate di servizio in arrivo)
- Notifiche di manutenzione automatiche basate sul chilometraggio e altri dati di utilizzo. Puoi anche impostare avvisi per codici di errore motore specifici
- Capacità di pianificare automaticamente il lavoro in modo più efficiente per utilizzare meglio la tua flotta e mantenere il tuo personale felice e sano
- Accessibile da qualsiasi dispositivo, ovunque
Se imposti telematica video Con CalAmp Video-Based Safety, il nostro software registrerà e taggherà automaticamente i videoclip in base a eventi quali frenate improvvise o rapide accelerazioni.
Utilizzare i dati per identificare potenziali problemi di efficienza
Naturalmente, la semplice configurazione del software non è sufficiente. Una volta ottenuto l'accesso a tutti questi nuovi punti dati, è necessario utilizzarli a proprio vantaggio.
Ecco alcuni punti da cui partire:
- Osserva l'efficienza del carburante dei tuoi conducenti. Se è incoerente o negativa in generale, immergiti nei dati. Se vedi alti casi di rapida accelerazione, frenata improvvisa e guida nervosa, potrebbe essere il momento di iniziare un programma di guida sicura/efficiente.
- Analizza i percorsi che i tuoi autisti percorrono per soddisfare le rotte principali per clienti di lunga data o consegne comuni. Cerca di identificare un percorso migliore. Ogni minuto che puoi risparmiare si comporterà nel corso dei mesi e degli anni.
- Verifica di distribuire uniformemente gli ordini e che tutti i tuoi autisti abbiano carichi di lavoro gestibili.
Semplifica la pianificazione e le comunicazioni con l'automazione
Una volta che sarai operativo, dovresti anche sfruttare al massimo tutte le funzionalità di ottimizzazione automatica della pianificazione e le notifiche automatiche per rendere le tue operazioni più efficienti.
Ad esempio, anziché dover indovinare la posizione di un veicolo e del conducente, i dispatcher possono impostare un geofence e ricevere una notifica quando un veicolo entra o esce da un territorio geografico specifico.
Aumenta i tassi di guida sicura con la telematica video
Sebbene la raccolta di dati quantitativi sia un buon punto di partenza, il video è l'essenza dei dati qualitativi. Osservando come reagiscono i tuoi conducenti in situazioni di forte pressione, puoi identificare potenziali problemi e risolverli prima che portino a veri problemi o incidenti.
Superare le sfide comuni nella gestione della flotta
Anche con un software nuovo di zecca installato, hai ancora del lavoro da fare con l'aumento dei costi del carburante, la carenza di autisti e altri problemi. Ecco come puoi superare alcune delle sfide più comuni nella gestione della flotta.
Aumento dei costi del carburante
Nel 2022, i prezzi medi del gasolio negli Stati Uniti hanno raggiunto massimi storici oltre $ 5 al gallone, il che significa che il carburante sta iniziando a rappresentare una parte sproporzionata del costo per miglio.
Ciò significa che è più importante che mai migliorare efficienza del carburanteEcco cosa puoi fare dal punto di vista della gestione della flotta:
- Promuovere abitudini di guida efficienti (accelerazione lenta e costante, mantenimento di velocità ridotte per ridurre la resistenza aerodinamica, ecc.)
- Identificare i percorsi ottimali per ciascun veicolo per ridurre il chilometraggio richiesto.
- Pianifica automaticamente il gonfiaggio degli pneumatici e la manutenzione preventiva per mantenere il livello ideale di gonfiaggio degli pneumatici per ogni veicolo.
Carenze di driver
Con la carenza di autisti in diversi settori, può essere difficile mantenere una flotta completamente equipaggiata in ogni momento. Ecco come ottenere il meglio dal tuo team:
- Distribuisci gli ordini in modo efficiente, in modo che nessun autista sia oberato di lavoro (e nessun autista sia sotto-lavorato).
- Creare una cultura e un ambiente di lavoro positivi in cui i conducenti si sentano rispettati e ascoltati, anziché essere delle estensioni anonime del veicolo in cui siedono.
- Creare un programma di sicurezza della flotta che premi i conducenti con un comportamento di guida eccezionale utilizzando Tecnologia Driver Scorecard.
Conclusione
La gestione della flotta è una disciplina cruciale per le aziende in un'ampia varietà di settori. Può aiutarle a tagliare i costi operativi e, allo stesso tempo, a ottenere più lavoro dai loro veicoli e dal personale.
Uno dei modi migliori per dare il via al tuo obiettivo di gestione efficiente della flotta di camion è investire in un software di gestione della flotta.
Telematica della flotta CalAmp è una soluzione all'avanguardia per la gestione della flotta che sfrutta il nostro dispositivo telematico, la piattaforma cloud e l'applicazione di facile utilizzo per fornire dati in tempo reale e aiutarti a ottimizzare l'utilizzo e la manutenzione della flotta mediante una pianificazione intelligente e promemoria automatici.