In qualità di agente di acquisto, cerchi sempre di fornire al tuo responsabile della flotta, al responsabile della manutenzione o al direttore dei lavori pubblici i prodotti e le soluzioni esatti di cui hanno bisogno il più rapidamente possibile, rimanendo comunque conforme ai requisiti di approvvigionamento governativo. Molto spesso, l'acquisto cooperativo è l'approccio più rapido ed efficace.
Quando un dipartimento ha bisogno di una soluzione telematica per la flotta, il tradizionale processo di approvvigionamento di sviluppo di un elenco di specifiche, pubblicazione di RFP e valutazione di più offerte può trascinarsi per molti mesi, portando a ore di straordinario e capi dipartimento impazienti. I contratti di acquisto cooperativo eliminano la maggior parte di quel lavoro, così la tua agenzia o istituzione ottiene ciò di cui ha bisogno prima, a un prezzo competitivo, e tu risparmi denaro ai contribuenti.
Come funziona l'acquisto cooperativo?
In un programma di acquisto cooperativo governativo, più enti governativi (statali, provinciali e municipali) e, in alcuni casi, organizzazioni educative e non profit, formano un'unica entità e condividono contratti di acquisto pre-negoziati con le organizzazioni membri.
Per stabilire questi contratti, la cooperativa di acquisto redige richieste dettagliate basate sulle esigenze dei suoi membri, quindi completa un rigoroso processo RFP che soddisfa i requisiti di appalto governativi, inclusa la regola del tre. Pubblicizzano le RFP e conducono un'attenta revisione di ciascuna proposta, inclusa la qualità dell'offerta e il prezzo. Quindi negoziano contratti al miglior prezzo con fornitori di alta qualità e offrono tali contratti ai loro membri.
Alcune agenzie governative non capiscono come si creano i contratti e temono che i requisiti di approvvigionamento siano stati saltati. Non è così. La cooperativa di acquisto ha soddisfatto i requisiti di richiesta pubblica o di offerta per conto dei suoi membri.
Per tutelarti in caso di verifica, la maggior parte delle cooperative di acquisto fornisce la documentazione contrattuale, tra cui la RFP, nonché la documentazione relativa alla gara d'appalto.
Per diventare membro bastano un paio di minuti e l'iscrizione è gratuita.
Vantaggi dell'acquisto cooperativo
I contratti di acquisto cooperativo non solo ti fanno risparmiare la fatica di pubblicare RFP e di esaminare le offerte, ma anche:
- Riduci al minimo la necessità di ricercare fornitori e prodotti
- Risparmia a te e ai tuoi utenti finali il tempo impiegato per creare specifiche
- Contribuisci a garantire che i tuoi utenti finali non perdano le funzionalità desiderate perché sono state inavvertitamente escluse dalle specifiche
- Eliminare le spese pubblicitarie RFP
Gli utenti finali possono anche specificare da quale fornitore desiderano acquistare.
Supponiamo che il responsabile della flotta si rivolga a voi dopo aver esaminato diverse soluzioni telematiche e aver stabilito che la flotta trarrebbe il massimo vantaggio da CalAmp iOn (la soluzione di gestione della flotta di CalAmp) e CalAmp Vision (la soluzione di telematica video di CalAmp), insieme alla sua integrazione con EsriGIS . È sufficiente individuare una delle cooperative di acquisto che hanno contratti con CalAmp e scegliere tra le offerte disponibili tramite tale contratto, senza bisogno di contattare altri fornitori.
I contratti coprono tutto ciò di cui il tuo utente finale ha bisogno ora e offrono la possibilità di aggiungere altri prodotti e servizi in futuro. Inoltre, il prezzo potrebbe essere migliore di quello che otterresti da solo.
Scegliere la giusta cooperativa d'acquisto
Quando si sceglie una cooperativa di acquisto con cui collaborare, è bene tenere in considerazione questi fattori.
È un'agenzia governativa?
Alcune cooperative di acquisto, come Sourcewell , non solo sono specializzate negli appalti pubblici, ma sono esse stesse enti governativi. Ciò significa che hanno una conoscenza diretta di ciò che serve per essere conformi alle norme e ai regolamenti governativi. Inoltre, possono gestire autonomamente le proprie richieste di offerta (RFP) e le gare d'appalto, a differenza delle cooperative a scopo di lucro o senza scopo di lucro che devono affidarsi ad altri enti pubblici per farlo per loro conto.
A differenza di una cooperativa di acquisto governativa, alcune cooperative a scopo di lucro possono assegnare contratti anche a fornitori di qualità inferiore, oltre che a fornitori di qualità superiore.
Quale documentazione è disponibile?
Oltre al contratto stesso, assicurati che la cooperativa metta a disposizione tutta la documentazione di supporto di cui avrai bisogno in caso di verifica.
Qual è il processo di selezione dei fornitori?
Le cooperative di acquisto non dovrebbero solo offrire un'ampia scelta di fornitori, ma anche un buon programma di screening dei fornitori. Chiedi i dettagli. Un programma di screening efficace aiuta a garantire che tu finisca per acquistare beni di alta qualità da un fornitore di alta qualità. Sourcewell, ad esempio, esamina non solo l'ampiezza e la profondità dell'offerta del fornitore, ma anche fattori come garanzie e servizio clienti.
Il processo RFP richiede molto tempo e nessun responsabile degli acquisti può essere un esperto in ogni tipo di prodotto e servizio che deve acquistare. I contratti di acquisto cooperativo sono competitivi, conformi ed efficienti. Ciò li rende una best practice per i responsabili degli acquisti che cercano di ottenere il prodotto giusto e l'offerta migliore.
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