Che cosa è l'IFTA e come funziona la rendicontazione IFTA?

Presentare la domanda per le tasse sul carburante può essere un lavoro noioso, ma l'International Fuel Tax Agreement (IFTA) semplifica tale processo. È un accordo tra i 48 stati contigui degli Stati Uniti e tutte le 10 province canadesi che semplifica il processo di segnalazione del carburante per trasportatori, camion e veicoli che operano in più giurisdizioni.

Istituita nel 1983, l'IFTA semplifica il processo di riscossione e distribuzione delle imposte sui carburanti tra le giurisdizioni partecipanti.

In questo articolo, analizzeremo nel dettaglio l'IFTA e come automatizzare il processo di creazione dei report IFTA con un software di gestione della flotta come CalAmp.

Breve storia dell'IFTA

Prima dell'IFTA, i camionisti dovevano emettere un permesso carburante separato da ogni stato o provincia in cui viaggiavano. Quindi, ogni volta che entravano in una nuova giurisdizione negli Stati Uniti o in Canada, dovevano fare una sosta per ottenere un permesso di tassazione del carburante.

Ogni stato o provincia aveva le sue procedure, linee guida per la segnalazione, scadenze per la presentazione e politiche. Ciò avrebbe complicato il processo di presentazione delle tasse sui carburanti e gli autotrasportatori avrebbero spesso finito per perdere un sacco di tempo a fare tutta la burocrazia. Inoltre, c'erano vari problemi di conformità perché ogni giurisdizione aveva le sue normative.

L'IFTA è stato creato per semplificare questo processo. Gli autisti non dovevano più fare così tante fermate e questo ha anche risolto la confusione sui problemi di conformità.

Ora, tutte le aziende di autotrasporti statunitensi e canadesi devono registrarsi presso l'IFTA. Una volta ottenuta la licenza, devono attaccare un set di adesivi rilasciati dall'autorità competente su ogni lato del veicolo. La licenza consente ai camion di circolare liberamente negli Stati Uniti e in Canada.

Come funziona l'IFTA?

Ai sensi dell'IFTA, le imprese di trasporto su strada sono tenute a registrarsi e a ottenere una licenza IFTA dalla propria giurisdizione di base . Lo stato o la provincia di base è il luogo in cui il veicolo e l'attività commerciale sono registrati.

Se hai veicoli in più di uno stato o provincia, puoi contattare l'ufficio locale competente. Se non sei sicuro, puoi cercare "IFTA [nome giurisdizione] application" e leggere i risultati.

Devi assicurarti che il tuo veicolo soddisfi i requisiti per l'immatricolazione (li abbiamo menzionati di seguito).

Una volta che sei sicuro che il tuo veicolo soddisfa i requisiti specificati, è il momento di richiedere una licenza. Se stai registrando più veicoli, ogni veicolo necessita di una domanda separata. La maggior parte delle domande avviene online.

Con la tua domanda devi avere a portata di mano le seguenti informazioni:

• Numero di Social Security
• Numero di identificazione del datore di lavoro federale (FEI) per le entità commerciali
• Numero di targa (il veicolo deve avere una targa approvata dal Piano di registrazione internazionale o una targa ripartita valida in tutti gli stati e nelle province canadesi)
• Numero del Dipartimento dei trasporti degli Stati Uniti (USDOT) (che autorizza il trasporto di passeggeri o merci per il commercio interstatale)
• Prova di residenza legale

È obbligatorio rinnovare le licenze ogni anno. L'IFTA invia promemoria e moduli per il rinnovo. La licenza consente di operare in tutte le giurisdizioni membri e di segnalare il consumo di carburante e il chilometraggio per ciascuna giurisdizione.

Per la dichiarazione delle imposte sui carburanti, le aziende devono presentare i report trimestralmente. Devi pagare le tasse per tutti i veicoli qualificati. I camionisti devono pagare le tasse anche se il veicolo qualificato non è stato utilizzato per quel trimestre specifico.

I trasportatori su strada sono tenuti a tenere registri dettagliati e accurati dei galloni acquistati e dei chilometri percorsi per ogni veicolo. Queste informazioni determinano se devi pagare delle tasse o se devi essere rimborsato. L'ufficio IFTA del tuo stato di residenza emette il debito o il rimborso.

Ecco come puoi calcolare i chilometri totali e il consumo totale di carburante:

Chilometraggio totale: Totale di tutti i chilometri o miglia percorsi da ciascun veicolo idoneo durante il periodo di riferimento.

Totale galloni o litri: Totale di tutti i galloni o litri di carburante che vengono immessi nel serbatoio di ciascun veicolo idoneo durante il periodo di riferimento.

È importante conservare le ricevute e le fatture del carburante. La prova d'acquisto richiede dettagli come il numero di galloni acquistati, la data di acquisto, il tipo di carburante acquistato, il prezzo al gallone, il nome e l'indirizzo del venditore e il nome dell'acquirente.

Infine, è necessario inserire anche i dettagli del veicolo, come il numero del camion, il nome della flotta, il tipo di carburante, il tipo di veicolo lordo, la marca, il modello e i resoconti di viaggio.

I resoconti di viaggio richiedono i seguenti dettagli:

• Date di inizio e fine del tuo viaggio
• Origine e destinazione del viaggio
• Distanza totale
• Distanza percorsa da ciascuna giurisdizione
• Rotte di viaggio
• Inizio e fine lettura del contachilometri
• Nome del registrante
• Numero di identificazione del veicolo e numero della flotta

Abilitazione alla licenza IFTA

Se guidi un veicolo a motore qualificato in uno stato o in una provincia che aderisce all'accordo IFTA, hai diritto a una licenza IFTA.

Un veicolo a motore è considerato qualificato se:

• Ha tre o più assi; o
• Ha due assi e un peso lordo del veicolo superiore a 26,000 libbre o 11,797 chilogrammi; oppure
• Pesa 26,000 libbre o 11,797 chilogrammi in combinazione con i veicoli a motore.

Se si utilizza un veicolo esclusivamente per scopi personali (ad esempio un pick-up con un camper), tale veicolo non è idoneo per una licenza IFTA.

Inoltre, è necessario operare nell'ambito dell'IFTA, avere una presenza fisica nella giurisdizione di base, registrare i veicoli a motore qualificati, percorrere una distanza minima in ciascuna giurisdizione membro durante il periodo di rendicontazione e tenere un registro dettagliato degli acquisti di carburante.

Una volta che la tua domanda di licenza IFTA sarà stata accettata ed elaborata, riceverai due adesivi IFTA dall'autorità IFTA del tuo stato o provincia.

Questo vale per ogni veicolo immatricolato per l'anno in corso e devi incollarlo su ciascun lato del tuo portapacchi.

Vantaggi della registrazione all'IFTA

I veicoli a motore interstatali che operano in due o più stati membri o province possono godere dei numerosi vantaggi dell'IFTA. Ad esempio:

• È necessario selezionare uno stato o una provincia membro dell'IFTA come "giurisdizione di base" e non lavorare con più sedi.
• È necessario presentare una sola dichiarazione dei redditi ogni trimestre presso la giurisdizione di base selezionata, indicando il consumo di carburante e il chilometraggio per tutti gli stati e le province membri dell'IFTA.
• Se possiedi molti veicoli qualificati, riceverai per ciascuno di essi un'unica licenza per la tassa sul carburante, che potrai utilizzare per viaggiare in tutte le giurisdizioni IFTA.
• Dovrai sottoporti a verifiche sui registri delle imposte sui carburanti solo presso la tua giurisdizione di base.

Luoghi in cui sono valide le credenziali IFTA

È possibile trovare un elenco di tutti gli stati e le province membri dell'IFTA . La maggior parte delle province canadesi e degli stati degli Stati Uniti sono presenti nell'elenco. Tuttavia, ecco un elenco delle giurisdizioni in cui l'IFTA non è applicabile:

• Canada: Territori del Nord-Ovest, Nunavit e Territorio dello Yukon
• Stati Uniti: Alaska, Hawaii e Distretto di Columbia
• Messico: tutti gli stati e il Distretto Federale

Se si desidera viaggiare in località in cui l'IFTA non è accettata, è necessario contattare le autorità competenti nella propria giurisdizione per la segnalazione delle imposte sul carburante.

Tasse e tipi di carburanti

L'IFTA riguarda solo le tasse sul carburante e non comprende le tasse sul peso/chilometraggio, le tasse di circolazione o altre tasse specifiche di una giurisdizione.

L'accordo sulla tassa sui carburanti stabilisce inoltre che è necessario conservare i documenti fiscali per almeno quattro anni nel caso in cui i revisori dei conti dovessero avervi accesso.

Non è necessario inviare alcun deposito cauzionale con la domanda, ma è possibile richiederne uno in un secondo momento se:

• Hai ritardato la presentazione delle dichiarazioni delle imposte sul carburante
• C'è un problema di segnalazione fiscale in un audit

Devi segnalare tutti i carburanti che utilizzi, ma la segnalazione può variare a seconda delle giurisdizioni. Ecco alcuni tipi di carburanti che puoi segnalare:

• Gas naturale liquido (GNL)
• Gas di petrolio liquefatto (GPL) o propano
• Miscela di etere dimetilico-gas di petrolio liquefatto (miscela DME-GPL)
• Cherosene, olio da cucina o distillato
• Gas naturale compresso (GNC)
• Dimetiletere (DME)
• Carburanti alcolici (ad esempio etanolo e metanolo)
• Carburanti alcolici miscelati con non più del 15% di benzina o gasolio

Per i proprietari di flotte che hanno un deposito di carburante alla rinfusa, è possibile ottenere un credito per le tasse pagate sul carburante prelevato. Tuttavia, è necessario avere con sé le seguenti informazioni e registrazioni:

• Tipo di carburante
• Data di recesso
• Galloni o litri prelevati
• Numero di unità del veicolo in cui è stato effettuato il rifornimento di carburante
• Fatture di acquisto e registrazioni di inventario come prove che dimostrano che le tasse sono state pagate sui tuoi acquisti di carburante all'ingrosso

Quando sono i periodi di rendicontazione IFTA?

Il periodo di rendicontazione per l'IFTA è il seguente:

• Per la Gennaio-marzo periodo di rendicontazione, la data di scadenza è Aprile 30
• Per la Aprile-giugno periodo di rendicontazione, la data di scadenza è Luglio 31
• Per la Luglio-settembre periodo di rendicontazione, la data di scadenza è Ottobre 31
• Per la Ottobre-Dicembre periodo di rendicontazione, la data di scadenza è Gennaio 31

I report IFTA vengono presentati trimestralmente. Se si compilano le dichiarazioni online, l'importo dovuto deve essere pagato entro le 12:XNUMX (mezzanotte) della data di scadenza per essere considerato tempestivo. Riceverai una conferma una volta presentata la dichiarazione.

La scadenza viene posticipata al giorno successivo se cade durante il fine settimana o un giorno festivo.

Se paghi la tassa in ritardo, non la presenti o la paghi in misura inferiore al dovuto, sarai soggetto a una sanzione pari a 50 $ o al dieci percento dell'importo netto della tassa, a seconda di quale importo sia maggiore.

Per le imposte pagate in ritardo, saranno dovuti anche degli interessi , calcolati a partire dalla data di scadenza per ogni mese o frazione di mese di ritardo fino al saldo effettivo.

Revoca della licenza IFTA

Le giurisdizioni statali e provinciali possono revocare la tua licenza IFTA se non:

• Rispettare le disposizioni dell'IFTA e le leggi e i regolamenti fiscali dei singoli stati e province
• Presentare la dichiarazione trimestrale delle imposte sul carburante
• Pagare le tasse dovute a tutte le giurisdizioni membri
• Pagare l'importo dovuto su una fatturazione di controllo o non presentare domanda di riconsiderazione entro il periodo stabilito
• Viaggiare tra stati

Errori da evitare

Per aiutarti a gestire al meglio la creazione del report IFTA, ecco alcuni aspetti di cui devi tenere conto per non incorrere in sanzioni.

1. Presenta la dichiarazione dei redditi in tempo e ogni trimestre.
2. Non dimenticare di registrare i chilometri personali. Se non li hai salvati, potrebbero esserci errori nei tuoi calcoli che possono causare discrepanze che portano a un controllo.
3. Calcola correttamente carburante e chilometraggio per evitare controlli e multe.
4. Anche se non si opera in un trimestre specifico, è obbligatorio presentare un rapporto IFTA.
5. Controlla se il tuo contachilometri fornisce letture accurate. Dati di chilometraggio errati possono confondere i tuoi calcoli fiscali.

Audit

Ogni anno, il 3% dei titolari di licenza viene sottoposto a verifiche, anche se tutte le linee guida vengono rispettate alla perfezione.

La notifica di un audit arriva tramite posta o una telefonata dal dipartimento delle imposte del tuo stato di base. La tua azienda viene informata dell'audit almeno 30 giorni prima e ricevi anche linee guida sull'ora e la data dell'audit e sui tipi di registrazioni che devono essere tenute pronte per l'audit.

Il revisore incaricato della tua azienda potrebbe anche contattare un rappresentante per discutere delle attività della tua azienda, delle procedure di revisione, dell'ambito della revisione e del sistema di contabilità del carburante.

I controlli possono comportare multe salate e sospensioni della patente in caso di dati inesatti o dichiarazioni dei redditi tardive.

Le probabilità di errori possono diminuire se si utilizza una soluzione telematica. Diamo un'occhiata a cosa è la telematica e come può aiutare nella rendicontazione IFTA.

Telematica ed ELD per la rendicontazione e la conformità IFTA

I dispositivi di registrazione elettronica (ELD) e i software di gestione della flotta possono contribuire a risolvere i problemi di conformità. Ecco come.

I sistemi software per la gestione delle flotte utilizzano la telematica per raccogliere dati come la posizione GPS, la velocità, il consumo di carburante e le prestazioni del motore dei veicoli.

Questi sistemi forniscono anche dispositivi di registrazione elettronica (ELD) che vengono installati nei veicoli commerciali e registrano automaticamente le ore di funzionamento del motore, il tempo di guida, il consumo di carburante, il chilometraggio e altri dati necessari per rispettare le leggi federali. Ciò riduce al minimo gli errori e semplifica il processo di reporting.

CalAmp ELD supporta la rendicontazione IFTA automatizzata e garantisce la piena conformità alle normative statunitensi, canadesi, dell'Ontario e del Quebec.

Il nostro ELD è un tablet che puoi montare sul tuo camion o sulla cabina. Si collega al motore del veicolo o a un dispositivo telematico che importa dati dall'unità di controllo motore (ECU) del trasportatore per registrarli automaticamente. Quindi, mostra queste informazioni in modo chiaro al conducente o al gestore della flotta.

Ha un portale completamente personalizzabile ed è facile da navigare. Con ELD, puoi facilmente registrare i dati sugli acquisti di carburante, il consumo di carburante e il chilometraggio e assicurarti di presentare le tasse in tempo, evitare multe costose e ridurre al minimo i rischi di verifica.

Inoltre, puoi includere tutte queste informazioni in un unico report, evitandoti la seccatura di dover gestire più documenti.

Oltre a questo, CalAmp offre anche le seguenti funzionalità:

1. Tracciamento in tempo reale: CalAmp fornisce informazioni in tempo reale sulla posizione e sullo stato dei veicoli.
2. Sistema di pianificazione della manutenzione: Questa funzione tiene traccia delle attività di manutenzione ordinaria, come il cambio dell'olio e il controllo degli pneumatici, in modo da evitare tempi di fermo del veicolo.
3. Monitoraggio del comportamento del conducente: I gestori di flotte possono monitorare i comportamenti dei conducenti come brusche frenate, accelerazioni, eccesso di velocità, tallonamento e sterzate. Ciò consente ai gestori di identificare aree di miglioramento e migliorare la sicurezza dei conducenti e della flotta.
4. Sistema di gestione del carburante: CalAmp monitora l'efficienza del carburante, i tempi di inattività e il consumo di carburante, contribuendo a ridurre le spese di carburante.
5. Geofencing: Con la funzionalità Geofencing, puoi impostare confini geografici virtuali. Quindi, quando i veicoli entrano o escono da quel confine, il gestore della flotta riceve un avviso e può monitorare lo stato della flotta in ogni momento.
6. integrazioni: CalAmp si integra con software di terze parti come soluzioni di spedizione o carte carburante per centralizzare le informazioni.

Semplifica le tue operazioni e semplifica la conformità IFTA

L'IFTA è utile per i conducenti e gli operatori di flotte perché:

• Riduce l'onere amministrativo derivante dal rispetto delle molteplici leggi fiscali sui carburanti in vigore in diverse giurisdizioni.
• Promuove l'equità e l'uniformità fiscale.
• Semplifica il processo di rendicontazione IFTA.
• Aiuta i veicoli a evitare multe salate, sanzioni e complessi problemi legali.

L'utilizzo di un software di gestione della flotta è uno dei modi più semplici per semplificare il processo di rendicontazione IFTA . Oltre ad aiutarti con i report IFTA, può anche ottimizzare i percorsi in tempo reale, monitorare i programmi di manutenzione, inviare avvisi di manutenzione preventiva e ottimizzare le operazioni della flotta.

Per scoprire come CalAmp può aiutarti con la conformità e la regolamentazione IFTA, richiedi una demo.