Essendo una parte cruciale della catena di fornitura globale, è fondamentale che il settore dei trasporti su strada funzioni nel modo più fluido possibile.
Per far sì che ciò accada, i proprietari di flotte devono assicurarsi che i loro mezzi siano alimentati e che abbiano un accesso rapido e affidabile al carburante. Ciò è facile se si ha a che fare con uno o due semi, ma diventa più complicato man mano che la flotta diventa più grande.
Con tutto quello che serve per monitorare il consumo di carburante, i gestori delle flotte potrebbero ritrovarsi sopraffatti ed è qui che entrano in gioco le carte carburante.
In questo articolo approfondiremo cosa sono le carte carburante, come utilizzarle per semplificare le operazioni di autotrasporto e come rendere più semplice il trasporto per i conducenti.
Cos'è una carta carburante per autotrasporti?
Una carta carburante per autotrasporti, detta anche carta flotta, è una carta aziendale che gli autotrasportatori possono utilizzare per coprire le spese di lavoro, come benzina e manutenzione dell'auto.
I gestori delle flotte possono tenerli d'occhio più da vicino integrando un'applicazione telematica della flotta progettati per accrescere ulteriormente la loro utilità.
L'associazione dei due strumenti amplierà la visibilità in tempo reale dell'intera flotta e migliorerà la supervisione manageriale introducendo un'ampia gamma di funzioni, come vedremo di seguito.
Come funzionano le carte carburante per gli autotrasportatori?
Per gli autotrasportatori, il giusto programma di pagamento delle spese è il lasciapassare per una navigazione tranquilla su strada, perché può essere impostato per coprire senza problemi varie spese legate al lavoro.
Date le peculiarità del settore del trasporto merci, diverse aziende di carte carburante hanno ampliato la loro offerta per attrarre le flotte di autotrasporti, con funzionalità che vanno oltre il semplice controllo delle spese dei dipendenti.
Puntano a questo mercato tramite strategie come partnership con autogrill e fornitura di pacchetti che automatizzano la dichiarazione dei redditi per grandi flotte. Di conseguenza, i responsabili della flotta e della manutenzione possono realizzare diversi nuovi vantaggi effettuando il passaggio.
Quali sono i vantaggi di una carta flotta?
L'integrazione di un sistema di carte carburante prepagate nella tua attività può portare a una serie di risultati positivi.
Diamo un'occhiata a cosa potresti aspettarti:
1. Maggiore efficienza
Uno studio sulla maturità digitale sul posto di lavoro ha scoperto che 51% dei lavoratori afferma di dedicare almeno due ore al giorno a compiti ripetitivi, ovvero un quarto della giornata lavorativa standard.
Probabilmente il vantaggio più grande che puoi aspettarti dall'uso di queste carte di pagamento è in ambito contabile, dove sostituiscono le tradizionali pratiche di contabilità grazie al monitoraggio e alla rendicontazione automatizzati delle attività.
I report sulle tendenze forniscono statistiche dettagliate sul consumo di carburante, raccolte in un lungo periodo, che puoi utilizzare per prendere decisioni più intelligenti e consapevoli.
La possibilità di modificare i limiti delle transazioni giornaliere e di rivedere le spese per conducente significa che puoi prendere decisioni e apportare modifiche al volo.
È inoltre possibile esportare i dati nei formati PDF, Excel o CSV per utilizzarli in vari modi, ad esempio per creare presentazioni o aggregare registri finanziari.
Sfrutta il tempo che ti resta libero per concentrarti su altri aspetti della tua attività di autotrasporti.
2. Sicurezza migliorata
La frode aziendale è un problema serio, con una stima 40% delle aziende coinvolte in violazioni contabili.
Che tu sospetti che ciò stia accadendo nella tua azienda o che tu voglia semplicemente essere pronto in caso di verifica, rilasciare una carta carburante a ogni conducente ti offre il controllo delle spese necessario per garantire l'integrità fin dall'inizio.
È possibile imporre limiti di spesa e impostare regole di eccezione che segnaleranno qualsiasi attività sospetta, come un conducente che tenta di superare il limite giornaliero, con avvisi in tempo reale.
Studia i report completi sui primi mesi di attività dopo l'introduzione del programma e prendi nota di eventuali differenze significative tra le cifre di entrambi i sistemi. Potresti scoprire alcune transazioni fraudolente e darti la possibilità di agire prima che la situazione peggiori.
Inoltre, se una carta viene rubata, puoi annullarla immediatamente per evitare che venga utilizzata in modo improprio.
3. Risparmi e sconti
Quasi ogni carta carburante avrà incentivi finanziari come sconti e rimborsi, e si tratta solo di scegliere quella che funziona meglio per la tua configurazione attuale. La maggior parte di questi vantaggi sono progettati per aumentare gradualmente, il che significa che puoi attenuare il colpo dei crescenti costi del carburante che stanno dilagando in tutto il mondo.
Ad esempio, se gestisci una flotta di grandi dimensioni, potresti trarre maggiori vantaggi da un piano che ti offre sconti sul carburante quando ne acquisti grandi quantità.
4. Accesso flessibile
Grazie al monitoraggio digitale delle spese di carburante puoi tenere sotto controllo le spese dei tuoi dipendenti 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX, ovunque ti trovi, purché tu abbia una connessione Internet.
Anche con i piani più basilari avrai accesso a un portale web dove potrai monitorare l'attività, ricaricare i saldi, impostare budget e altro ancora.
L'integrazione di un servizio telematico estende le funzionalità tra dispositivi e sedi diverse, perché la maggior parte dei provider dispone di app ottimizzate per i dispositivi mobili e operazioni basate sul cloud.
5. Riduzione dello stress per i conducenti
Non è un segreto che gli autotrasportatori siano soggetti a molto stress quando guidano su strada e qualsiasi cosa possa alleggerire la loro mente da questo peso è una vittoria per l'azienda.
La carta carburante ideale renderà felici i tuoi autisti, così non dovranno preoccuparsi di:
- Registrare manualmente la spesa di carburante
- Viaggiare con denaro contante che li renderebbe un bersaglio
- Trovare punti di rifornimento di carburante e servizi se si ottiene un piano che precarica le stazioni in rete sul proprio GPS
- La loro manutenzione sulla strada se si ottiene un piano che si occupa delle visite alle aree di sosta per camion, dove possono farsi la doccia, mangiare e altro ancora
Quale carta di flotta è più adatta agli autotrasportatori?
Nel valutare le diverse carte carburante della flotta, le abbiamo classificate in base alla loro capacità di soddisfare i seguenti requisiti:
- Posizioni della rete, comprese le stazioni di servizio e di servizio per i tempi di attività
- Gestione dati, ad esempio, la dichiarazione dei redditi
- Facilità d'uso nella gestione delle integrazioni di terze parti (come software telematici e di contabilità), delle sedi di rete, del servizio clienti, ecc.
- Efficacia dei costi tramite sconti, rimborsi, commissioni ricorrenti basse o nulle, ecc.
- Vantaggi aggiuntivi, cioè cos'altro offrono oltre a coprire i costi del carburante
1. Carta flessibile WEX
Migliori Carta flessibile WEX si distingue dalle altre offerte per la sua vasta rete di punti di rifornimento e stazioni di servizio. È accettato nel 95% di tutte le stazioni di servizio negli Stati Uniti e in 45,000 punti di servizio.
Grazie a così tanti siti di rete, i responsabili della flotta e della manutenzione possono stare tranquilli sapendo di essere in una posizione migliore per garantire tempi di attività dell'intero sistema.
Offre inoltre uno sconto di 3 centesimi al gallone e non prevede commissioni annuali, di installazione o di utilizzo della carta.
2. Comdata Fleet Card di FLEETCOR
Migliori Scheda flotta Comdata di FLEETCOR è interessante perché, oltre a coprire oltre 8,000 sedi, si impegna ulteriormente a promuovere il benessere dei conducenti.
Grazie al programma Comdata Hotel Network, gli automobilisti possono ottenere almeno il 20% di sconto sul prezzo più basso pubblicizzato in oltre 15,000 hotel partecipanti.
Le partnership di FLEETCOR con Pilot Flying J e Love's offrono ai conducenti l'accesso a aree di sosta per camion dove possono farsi una doccia, mangiare e dedicarsi ad altre attività ricreative, il tutto coperto dalla loro tessera.
3. Navigatore della flotta Shell
Scheda Fleet Navigator di Shell lavora presso le 13,000 stazioni di servizio dell'azienda e presso un ulteriore 95% delle stazioni di servizio negli Stati Uniti.
Offre inoltre uno sconto di 5 centesimi al gallone di carburante e sconti presso i centri di assistenza Jiffy Lube partecipanti.
Dispone inoltre di un'app dedicata che puoi utilizzare per gestire le operazioni se desideri un'alternativa al portale online.
4. ExxonMobil BusinessPro
Migliori ExxonMobil BusinessPro La carta è accettata in oltre 12,000 stazioni di servizio Exxon e Mobil, nonché nel 95% dei punti di rifornimento di carburante in tutto il Paese.
Se scegli di acquistare carburante presso le stazioni di servizio di proprietà di ExxonMobil, puoi ottenere sconti mensili alle seguenti tariffe:
- Da 1 a 500 galloni - 1 centesimo al gallone
- Da 500 a 3,999 galloni - 3 centesimi al gallone
- Da 4,000 a 6,999 galloni - 4 centesimi al gallone
- Da 7,000 a 9,999 galloni - 5 centesimi al gallone
- 10,000 galloni e oltre - 6 centesimi al gallone
Questa carta offre anche funzionalità di rendicontazione fiscale e non prevede commissioni annuali, di installazione o di gestione della carta sui nuovi conti idonei.
5. Fuelman Deep Saver Premium
Premio Deep Saver di Fuelman è un'altra carta carburante emessa da FLEETCOR che funziona in oltre 50,000 sedi con un ampio elenco di ulteriori interessanti vantaggi, tra cui:
- Copertura per perdite dovute a frode fino a $ 25,000 all'anno
- Assistenza stradale 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX
- Servizio clienti prioritario "salta la fila"
- Dichiarazione fiscale
- Un vasto programma fedeltà che ti premia con 2 punti per gallone idoneo
- Sconti di 5 centesimi al gallone di benzina senza piombo e 8 centesimi al gallone di gasolio
Con un costo di 12.99 $ al mese per carta e una commissione mensile minima di 60 $, la carta non è economica come quella dei suoi concorrenti, ma i vantaggi potrebbero giustificarla per le aziende più grandi.
6. Soluzioni aziendali BP Mastercard
Migliori Soluzioni aziendali BP Mastercard è un'opzione versatile che funziona in qualsiasi stazione di servizio che accetta Mastercard. Se la usi presso BP o Amoco, non dovrai pagare alcuna commissione di transazione.
Offre inoltre sconti fino a 7 centesimi per gallone idoneo e resoconti sulle tasse sui carburanti.
Bisogna fare attenzione a non confonderla con la carta BP Business Solutions Fuel Plus, relativamente restrittiva, che ha tutte le stesse caratteristiche, tranne il supporto Mastercard.
Come scegliere la carta carburante giusta per la tua flotta
Trovare la giusta carta carburante per il trasporto merci dipende dalle tue precise esigenze, che variano a seconda della flotta.
Considerare questi fattori ti aiuterà a trovare l'opzione migliore per la tua attività:
1. Copertura
L'ultima cosa che vuoi è sottoscrivere una carta carburante aziendale per poi scoprire che i percorsi che fai sono al di fuori della rete di stazioni di rifornimento della stessa.
Detto questo, la copertura nazionale non è l'unica cosa che conta. Trovare una carta che non sia emessa da una compagnia petrolifera ti offre anche più opzioni, consentendoti, ad esempio, di scegliere da quali località fare benzina in base alle differenze nei prezzi del carburante.
2. Funzionalità di gestione della flotta
Se gestisci una piccola attività, allora è facile dedicare un po' di tempo al lavoro manuale. Ma man mano che le dimensioni della tua flotta aumentano, questo diventa meno pratico. A seconda delle dimensioni della tua azienda, potresti aver bisogno di trovare un fornitore di carte carburante con opzioni di gestione della flotta approfondite che puoi integrare nel tuo servizio telematico per tenere a bada il sovraccarico di dati.
Bisogna anche fare attenzione a non acquistare una carta carburante per uso privato, perché non offre alcuna forma di gestione della flotta.
3. Vantaggi adatti al tuo utilizzo
La chiave per ottenere un valore sostanziale dalla tua carta flotta è sceglierne una che soddisfi le esigenze specifiche della tua azienda.
Sconti e rimborsi sono una considerazione ovvia, ma ci sono anche altri vantaggi di cui puoi tenere conto.
Ad esempio, se gestisci una flotta di grandi dimensioni e soddisfi i criteri di divulgazione previsti dall'Accordo internazionale sulla tassazione dei carburanti (IFTA), un fornitore con funzionalità di rendicontazione fiscale rappresenta una risorsa importante.
Conclusione
Le carte carburante per le aziende di autotrasporti rappresentano un modo semplice per gestire in un unico posto le principali spese aziendali, dalla benzina all'assistenza.
Integrandoli nel tuo servizio telematico, puoi aumentare l'efficienza della flotta con reportistica avanzata e controlli di spesa regolabili. Vantaggi come rimborsi e sconti promettono costi operativi inferiori.
Per scoprire come puoi migliorare le informazioni sulla gestione della tua flotta (incluso l'utilizzo delle carte carburante) con la telematica, contattare uno specialista della flotta da CalAmp oggi.