Selon le type de véhicules que vous possédez dans votre flotte, chaque kilomètre parcouru peut coûter 3 $ ou plus.
Il est fort probable que vos camions parcourent des dizaines de milliers de kilomètres par an, ce qui signifie que ces coûts s'accumulent. Pour des dépenses professionnelles aussi coûteuses, il est évident que vous souhaitez optimiser votre investissement.
C'est là qu'intervient la gestion de flotte. Il s'agit de gérer, de surveiller et d'optimiser votre flotte afin qu'elle effectue un maximum de livraisons, d'interventions sur le terrain ou d'autres travaux.
Cela implique de nombreuses tâches et processus différents, allant des RH à la maintenance, en passant par la planification des itinéraires, etc. Dans cet article, nous explorerons tous ces aspects de la gestion de flotte, notamment son importance et comment vous pouvez améliorer vos propres processus de gestion de flotte.
Qu’est-ce que la gestion de flotte et pourquoi est-elle importante ?
La gestion de flotte est la gestion d'une flotte de véhicules tels que des camions, des camionnettes, des voitures, des chariots élévateurs, etc., et des équipements associés tels que des remorques et toute cargaison.
Les tâches principales de gestion de flotte impliquent la surveillance de l'état du véhicule et la planification de toute maintenance requise, le suivi et l'amélioration des itinéraires communs de la flotte, et bien plus encore.
L'objectif ultime d'un gestionnaire de flotte (et de l'ensemble du processus de gestion de flotte) est de minimiser les coûts de fonctionnement liés à la flotte (comme la consommation de carburant et les coûts de maintenance) tout en maximisant le rendement du travail de la flotte, par exemple grâce à un meilleur routage ou une délégation plus efficace.
La gestion de flotte est un élément essentiel des entreprises dans de nombreux secteurs, de la logistique au transport, en passant par la construction, l'aménagement paysager, les services de livraison, etc. Toute entreprise qui gère une flotte privée ou loue un grand nombre de véhicules externalisés devrait investir dans la gestion de flotte.
Alors que les équipes de gestion de flotte s'appuyaient auparavant sur une prise de notes minutieuse, des téléphones et des contacts actifs avec les conducteurs, grâce aux développements dans télématique Grâce aux technologies développées au cours des dernières décennies, des tâches telles que le suivi de la localisation des véhicules, des habitudes de conduite et de la consommation de carburant peuvent désormais être effectuées automatiquement.
Pourquoi la gestion de flotte est-elle importante ?
Le coût moyen par mile pour un camion en 2021 était de 2.90 $, et avec la flambée des prix du carburant, ces coûts ne font qu'augmenter à l'heure où nous parlons.
Si les coûts liés aux conducteurs représentent la majeure partie des dépenses, les frais de carburant et d'entretien représentent à eux seuls plus de 32 %. Et ces coûts peuvent être fortement impactés par la qualité ou la mauvaise gestion de votre flotte.
Par exemple, si vos conducteurs ne suivent pas les meilleures pratiques lors de la conduite, en accélérant rapidement, en freinant brusquement, etc., cela peut non seulement avoir un impact sur la consommation de carburant (entre 15 à 30%) mais l’usure supplémentaire augmentera également vos coûts d’entretien.
Mettre en œuvre un programme visant à promouvoir des habitudes de conduite sécuritaires (par exemple, la mise en œuvre traqueurs de véhicules (pour suivre et récompenser les bonnes performances) est un excellent moyen de s’attaquer à ce problème.
De plus, la promotion d’une culture de conduite sécuritaire réduit également les risques d’incidents et protège votre entreprise des frais juridiques inutiles et des scandales indésirables.
Et ce n'est là que l'aspect réduction des coûts. L'amélioration de l'utilisation de la flotte, c'est-à-dire l'efficacité avec laquelle chaque véhicule de votre flotte est utilisé à un moment donné, constitue l'autre aspect de la gestion de flotte.
Sans système en place, vous aurez du mal à attribuer les commandes ou les travaux de dernière minute au véhicule et au personnel les plus proches. Vous ne disposerez pas non plus des données nécessaires pour analyser s'il existe un meilleur itinéraire pour vos véhicules ou s'il serait plus judicieux de déménager un centre de distribution, par exemple.
Quel est le but de la gestion de flotte ?
En bref, l’objectif de la gestion de flotte est de gérer efficacement tous les actifs de la flotte, d’éliminer les coûts inutiles et de garantir que vous obtenez le rendement maximal viable absolu de chaque véhicule et de chaque conducteur (sans surcharger aucun conducteur ou machine).
Voilà pour la vue d'ensemble. Examinons de plus près à quoi cela ressemble à travers les nombreux processus clés de la gestion de flotte.
Entretien des véhicules et des équipements
C'est assez explicite, mais l'un des domaines clés qu'un gestionnaire de flotte supervisera et optimisera est la maintenance de tous les véhicules et équipements de la flotte.
Cela signifie planifier un entretien préventif de routine comme des changements d'huile et des inspections régulières, ainsi qu'analyser les paramètres de conduite pour identifier les véhicules spécifiques qui pourraient nécessiter un entretien correctif, comme le remplacement des pneus en fonction d'un nombre inhabituellement élevé de kilomètres parcourus.
Gestion des coûts de la flotte
Il appartient également au service de gestion de flotte de suivre tous les coûts liés à la flotte, y compris l'acquisition de nouveaux véhicules, les coûts de carburant, les coûts d'entretien des véhicules, les salaires des chauffeurs, etc.
Si vous ne disposez pas de ces données, vous n’avez aucun moyen d’évaluer la rentabilité de différents contrats, clients ou même de sections entières de votre entreprise.
Suivi des véhicules
Auparavant, cela impliquait de tenir des journaux détaillés des itinéraires prévus des conducteurs et de communiquer régulièrement avec eux par radio, mais heureusement, aujourd'hui, il suffit de jeter un œil à un tableau de bord.
Moderne systèmes de gestion de flotte affichera l'emplacement en temps réel de chaque véhicule de votre flotte.
Sécurité du conducteur
L'amélioration de la sécurité des conducteurs est un autre objectif et une responsabilité clés de toute équipe de gestion de flotte. L'un de ces aspects est l'entretien adéquat de tous les véhicules et équipements. L'autre aspect est la mise en place de programmes aidant tous les conducteurs à développer des habitudes de conduite sécuritaires et des pratiques de planification rigoureuses qui évitent à certains conducteurs d'être surmenés ou de manquer de sommeil.
Embauche et rétention des chauffeurs
Que l'entretien des nouvelles recrues soit votre travail en tant que gestionnaire de flotte ou qu'il soit géré par un autre service, la gestion de la culture de la flotte est votre travail, vous devez donc définir des attentes et des lignes directrices pour l'embauche.
Et quand l'industrie du camionnage est en pénurie Pilotes 80,500 Aux États-Unis seulement, il faut que ces nouvelles recrues restent.
Vous devez donc également mettre en place des programmes de formation et des systèmes de soutien qui conduisent à une meilleure rétention des conducteurs.
Acquisition de véhicule
Si vous possédez une flotte privée, les gestionnaires de flotte négocieront des accords avec les fabricants et planifieront de nouveaux achats pour garantir la sécurité de vos conducteurs et l'efficacité de votre flotte sans mettre à la retraite les vieux camions et autres véhicules plus tôt que nécessaire.
Conformité (ELD, par exemple)
Selon les types de véhicules commerciaux de votre flotte, le type de travail effectué par votre entreprise et votre emplacement, vous devez respecter un certain nombre de normes de conformité.
Par exemple, la FMCSA (Federal Motor Carrier Safety Association) exige que la plupart des véhicules des flottes commerciales incluent un ELD (dispositif de journalisation électronique) et que les conducteurs suivent des règles strictes en matière d’« heures de service » lorsqu’ils sont sur la route.
Il incombe au gestionnaire de flotte de garantir la conformité de l'ensemble de la flotte, d'identifier les problèmes potentiels et de les résoudre en permanence.
Planification et optimisation des itinéraires
Des camions bien entretenus et des conducteurs bien formés ne suffisent pas à assurer le bon fonctionnement de votre flotte. L'autre aspect de l'équation réside dans la répartition efficace des chargements ou des ordres de travail entre les conducteurs et dans l'efficacité des itinéraires que vous leur attribuez.
Vous ne souhaitez pas payer des heures supplémentaires à 20 chauffeurs alors que 12 véhicules sont immobilisés sur le parking de votre entreprise. Et vous ne souhaitez pas que des véhicules restent régulièrement bloqués dans les embouteillages le mardi à cause d'un problème de planification d'itinéraire.
La routine quotidienne d'un gestionnaire de flotte
Cela peut sembler être une grande responsabilité, et c’est le cas, mais aujourd’hui, la plupart de ces tâches sont largement prises en charge par la technologie et les logiciels modernes.
La journée type d'un gestionnaire de flotte commence par un contrôle matinal des emplacements et de la charge de travail des conducteurs, afin d'identifier les problèmes potentiels, comme une mauvaise utilisation de la flotte ou un conducteur potentiellement surmené. Ensuite, le gestionnaire de flotte peut consulter les données mettant en évidence les habitudes de conduite de chaque conducteur afin de vérifier l'état d'avancement de la démarche de conduite sécuritaire.
Après un déjeuner d'affaires au cours duquel on discute de la nécessité d'agrandir la flotte avec de nouveaux camions et de nouveaux chauffeurs pour la prochaine période des fêtes, le gestionnaire de flotte vérifie auprès de l'équipe de répartition que la journée s'est bien déroulée.
Enfin, ils travaillent sur un rapport pour l'administration qui détaille toutes les dépenses trimestrielles liées à la flotte, ainsi que les économies de coûts et les améliorations d'efficacité qu'ils ont pu accumuler.
Pourquoi le logiciel de gestion de flotte est un élément crucial du puzzle
Par le passé, les équipes de gestion de flotte avaient besoin de beaucoup de personnel qui collectait manuellement une variété de points de données et créait à l’avance des calendriers de maintenance impeccables.
Non seulement cela représentait une dépense salariale importante, mais il était également presque impossible de décortiquer les données et d’identifier les domaines d’opportunité d’amélioration — imaginez simplement essayer de trier manuellement des dizaines de données dans des classeurs.
Les logiciels modernes de gestion de flotte ont rendu les équipes géantes obsolètes et ont permis aux équipes plus petites (ou dans les petites entreprises, même aux gestionnaires de flotte individuels) de gérer efficacement de grandes flottes privées ou louées.
Voici un aperçu de ce qu'apporte un système de gestion de flotte :
- Suivi de localisation en temps réel: localisez instantanément n'importe quel véhicule ou conducteur et identifiez les modèles qui affectent les délais de livraison ou de réponse.
- Données sur l'utilisation de la flotte: découvrez dans quelle mesure vous répartissez uniformément le travail sur l'ensemble de la flotte, identifiez les véhicules ou les conducteurs surmenés, etc.
- Planification intelligente de la maintenance basée sur des données en direct:au lieu d'une planification rigide et identique pour chaque véhicule, vous pouvez vous fier aux données pour planifier la maintenance préventive et corrective au moment idéal.
- Meilleur routage: vos répartiteurs peuvent dire adieu à la planification manuelle des itinéraires en fonction des différents arrêts de chaque conducteur.
Et ce n'est que la partie émergée de l'iceberg. De nos jours, un logiciel et une technologie adaptés sont essentiels à toute gestion de flotte efficace.
Si vous souhaitez en profiter dans votre propre entreprise, nous vous expliquons comment vous pouvez l'utiliser dans la section suivante.
Comment utiliser un logiciel de gestion de flotte pour optimiser votre flotte
Vous souhaitez réduire vos dépenses en carburant et en entretien et optimiser votre productivité avec le même nombre de véhicules ? Un système de gestion de flotte adapté peut vous y aider.
Trouvez le bon logiciel et le bon matériel
La solution appropriée dépend de votre secteur d’activité, de la taille de votre flotte, du caractère privé ou non de votre flotte et de divers autres facteurs.
La première chose à considérer est de savoir si le système offre des fonctionnalités uniques qui peuvent aider votre entreprise à améliorer l’efficacité de ses opérations.
Par exemple, si vous souhaitez obtenir des points de données importants tels que la consommation réelle de carburant, le freinage, le ralenti, les codes d'erreur du moteur, etc., il est important d'investir dans des trackers de flotte physiques en plus d'un logiciel compatible avec le cloud, et non dans la solution basée sur une application la moins chère.
Par exemple, en combinaison avec notre technologie de pointe traqueurs de véhicules, Télématique de flotte de CalAmp offre des fonctionnalités telles que:
- Notifications ETA automatisées à vos clients (qui améliorent l'expérience client et réduisent le nombre d'appels de service entrants)
- Notifications d'entretien automatisées basées sur le kilométrage et d'autres données d'utilisation. Vous pouvez également configurer des alertes pour des codes d'erreur moteur spécifiques.
- Possibilité de planifier automatiquement le travail plus efficacement pour mieux utiliser votre flotte et garder votre personnel heureux et en bonne santé
- Accessible depuis n'importe quel appareil, n'importe où
Si vous configurez télématique vidéo avec CalAmp Video-Based Safety, notre logiciel enregistrera et balisera automatiquement des clips vidéo en fonction d'événements tels qu'un freinage brusque ou une accélération rapide.
Utiliser les données pour identifier les problèmes d’efficacité potentiels
Bien sûr, configurer le logiciel ne suffit pas. Une fois que vous avez accès à toutes ces nouvelles données, vous devez les exploiter à votre avantage.
Voici quelques points de départ :
- Analysez la consommation de carburant de vos conducteurs. Si elle est irrégulière ou mauvaise en général, analysez les données. Si vous constatez des accélérations rapides, des freinages brusques et une conduite instable, il est peut-être temps de mettre en place un programme de conduite sûre et efficace.
- Analysez les itinéraires empruntés par vos chauffeurs pour effectuer des livraisons régulières ou des trajets clés pour des clients de longue date. Essayez d'identifier un meilleur itinéraire. Chaque minute gagnée s'accumulera au fil des mois et des années.
- Vérifiez que vous répartissez les commandes de manière uniforme et que vos chauffeurs ont tous une charge de travail gérable.
Optimisez la planification et les communications grâce à l'automatisation
Une fois que vous êtes opérationnel, vous devez également profiter pleinement de toutes les fonctionnalités d'optimisation de planification automatisée et des notifications automatisées pour vous aider à rendre votre opération plus efficace.
Par exemple, au lieu que les répartiteurs devinent l’emplacement d’un véhicule et d’un conducteur, ils peuvent définir une géolocalisation et être avertis lorsqu’un véhicule entre ou sort d’un territoire géographique spécifique.
Augmentez les taux de conduite sécuritaire grâce à la télématique vidéo
Si la collecte de données quantitatives est un bon point de départ, la vidéo est l'essence même des données qualitatives. En observant la réaction de vos conducteurs dans des situations stressantes, vous pouvez identifier les problèmes potentiels et les résoudre avant qu'ils ne dégénèrent en véritables problèmes ou accidents.
Surmonter les défis courants de la gestion de flotte
Même avec un logiciel flambant neuf installé, vous avez encore du pain sur la planche avec la hausse des coûts du carburant, la pénurie de chauffeurs et d'autres problèmes. Voici comment surmonter certains des défis les plus courants en gestion de flotte.
Coûts du carburant en hausse
En 2022, les prix moyens du diesel aux États-Unis ont atteint des sommets historiques de plus de 5 $ le gallon, ce qui signifie que le carburant commence à représenter une part disproportionnée du coût par kilomètre.
Cela signifie qu’il est plus important que jamais de s’améliorer la consommation de carburantVoici ce que vous pouvez faire du point de vue de la gestion de flotte :
- Promouvoir des habitudes de conduite efficaces (accélération lente et régulière, maintien de vitesses plus basses pour réduire la traînée, etc.)
- Identifier les itinéraires optimaux pour chaque véhicule afin de réduire le kilométrage requis.
- Planifiez automatiquement le gonflage des pneus et l'entretien préventif pour maintenir le niveau idéal de gonflage des pneus pour chaque véhicule.
Pénurie de chauffeurs
Avec la pénurie de chauffeurs dans de nombreux secteurs, il peut être difficile de maintenir une flotte complète en permanence. Voici comment tirer le meilleur parti de votre équipe :
- Distribuez efficacement les commandes, afin qu'aucun chauffeur ne soit surchargé de travail (et qu'aucun chauffeur ne soit sous-chargé de travail).
- Créez une culture et un environnement de travail positifs où les conducteurs se sentent respectés et entendus, plutôt que des extensions sans visage du véhicule dans lequel ils sont assis.
- Créer un programme de sécurité de flotte qui récompense les conducteurs ayant un comportement de conduite exceptionnel en utilisant Technologie de tableau de bord du conducteur.
Conclusion
La gestion de flotte est une discipline essentielle pour les entreprises de nombreux secteurs d'activité. Elle peut les aider à réduire leurs coûts opérationnels tout en optimisant l'efficacité de leurs véhicules et de leurs équipes.
L’un des meilleurs moyens de démarrer votre objectif de gestion efficace de flotte de camions est d’investir dans un logiciel de gestion de flotte.
Télématique de flotte CalAmp est une solution de gestion de flotte de pointe qui exploite notre appareil télématique, notre plate-forme cloud et notre application facile à utiliser pour fournir des données en temps réel et vous aider à optimiser l'utilisation et la maintenance de la flotte à l'aide d'une planification intelligente et de rappels automatisés.