En tant qu'acheteur, vous cherchez toujours à fournir à votre gestionnaire de flotte, responsable de la maintenance ou directeur des travaux publics les produits et solutions dont ils ont besoin le plus rapidement possible, tout en respectant les exigences des marchés publics. Très souvent, les achats collaboratifs constituent l'approche la plus rapide et la plus efficace.
Lorsqu'un service a besoin d'une solution télématique pour sa flotte, le processus d'achat traditionnel, qui comprend l'élaboration d'un cahier des charges, la publication d'appels d'offres et l'évaluation de multiples offres, peut s'éterniser pendant des mois, entraînant des heures supplémentaires et l'impatience des chefs de service. Les contrats d'achat collectifs éliminent une grande partie de ce travail : votre organisme ou institution obtient ainsi ce dont il a besoin plus rapidement, à un prix compétitif, et vous faites économiser de l'argent aux contribuables.
Comment fonctionne l'achat coopératif ?
Dans un programme d’achat coopératif gouvernemental, plusieurs entités gouvernementales (État, comté et municipalité) et, dans certains cas, des organisations éducatives et à but non lucratif, forment une seule entité et partagent des contrats d’achat pré-négociés avec des organisations membres.
Pour établir ces contrats, la coopérative d'achat rédige des appels d'offres détaillés en fonction des besoins de ses membres, puis met en œuvre un processus rigoureux d'appel d'offres qui satisfait aux exigences des marchés publics, notamment la règle de trois. Elle publie les appels d'offres et examine attentivement chaque proposition, notamment la qualité de l'offre et le prix. Elle négocie ensuite les contrats au meilleur prix avec des fournisseurs de qualité et les propose à ses membres.
Certaines agences gouvernementales méconnaissent la procédure d'attribution des contrats et craignent que les exigences d'approvisionnement n'aient pas été respectées. Or, ce n'est pas le cas. La coopérative d'achat a satisfait aux exigences de l'appel d'offres public au nom de ses membres.
Pour vous protéger en cas d'audit, la plupart des coopératives d'achat fournissent des documents contractuels, notamment la demande de propositions, ainsi que des documents d'appel d'offres concurrentiel.
Devenir membre ne prend que quelques minutes et l’adhésion est gratuite.
Avantages des achats coopératifs
Les contrats d’achat coopératifs vous évitent non seulement les efforts liés à la publication d’appels d’offres et à l’examen des offres, mais ils permettent également :
- Réduisez au minimum le besoin de rechercher des fournisseurs et des produits
- Épargnez à vous et à vos utilisateurs finaux le temps passé à élaborer des spécifications
- Assurez-vous que vos utilisateurs finaux ne manquent pas les fonctionnalités souhaitées parce qu'elles ont été omises par inadvertance dans les spécifications.
- Éliminer les dépenses publicitaires liées aux appels d'offres
Les utilisateurs finaux peuvent même spécifier auprès de quel fournisseur ils souhaitent acheter.
Imaginez que le gestionnaire de flotte vous contacte après avoir étudié les solutions télématiques et déterminé que la flotte tirerait le meilleur parti de CalAmp iOn (la solution de gestion de flotte de CalAmp) et de CalAmp Vision (la solution de télématique vidéo de CalAmp), ainsi que de son intégration avec EsriGIS . Il vous suffit de trouver l'une des centrales d'achat ayant un contrat avec CalAmp et de choisir parmi les offres disponibles dans le cadre de ce contrat ; inutile de contacter d'autres fournisseurs.
Les contrats couvrent tous les besoins actuels de votre utilisateur final et offrent la possibilité d'ajouter d'autres produits et services ultérieurement. De plus, les tarifs peuvent être plus avantageux que ceux que vous obtiendriez vous-même.
Choisir la bonne coopérative d'achat
Tenez compte de ces facteurs lorsque vous choisissez une coopérative d’achat avec laquelle travailler.
Est-ce une agence gouvernementale ?
Certaines coopératives d'achat, comme Sourcewell , sont non seulement spécialisées dans les marchés publics, mais sont elles-mêmes des entités gouvernementales. Elles comprennent donc parfaitement les exigences de conformité aux règles et réglementations gouvernementales. De plus, contrairement aux coopératives à but lucratif ou non lucratif qui doivent faire appel à d'autres organismes publics pour réaliser ces démarches, elles peuvent lancer leurs propres appels d'offres et sollicitations.
Contrairement à une coopérative d’achat gouvernementale, certaines coopératives à but lucratif peuvent attribuer des contrats à des fournisseurs de qualité inférieure en plus de fournisseurs de qualité supérieure.
Quelle documentation est disponible ?
En plus du contrat lui-même, assurez-vous que la coopérative met à disposition tous les documents justificatifs dont vous aurez besoin en cas d'audit.
Quel est leur processus de sélection des fournisseurs ?
Les coopératives d'achat doivent non seulement offrir un large choix de fournisseurs, mais aussi un bon programme de sélection des fournisseurs. Renseignez-vous. Un programme de sélection efficace vous garantit des produits de haute qualité auprès d'un fournisseur de qualité. Sourcewell, par exemple, examine non seulement l'étendue et la profondeur de l'offre du fournisseur, mais aussi des facteurs tels que les garanties et le service client.
Le processus d'appel d'offres est extrêmement chronophage, et aucun responsable des achats ne peut maîtriser tous les types de produits et services à acquérir. Les contrats d'achats coopératifs sont compétitifs, conformes et efficaces. Ils constituent donc une pratique exemplaire pour les responsables des achats qui cherchent à obtenir le produit idéal au meilleur prix.
Pour en savoir plus sur les solutions de CalAmp pour le secteur public, cliquez ici.