Gérer un seul véhicule d'entreprise est relativement simple. Mais à mesure que vos activités se développent et que votre flotte s'agrandit, de nouveaux défis apparaissent : planification d'itinéraires optimaux, entretien de vos véhicules, respect des exigences de conformité, etc.
Une gestion efficace de votre flotte est essentielle pour minimiser les coûts opérationnels et maximiser la productivité des conducteurs. Mais comment relever les défis d'une flotte en expansion ?
C'est là qu'intervient le logiciel de gestion de flotte.
Cet article présente ce qu'est un logiciel de gestion de flotte, ses principales fonctionnalités et ses avantages pour votre entreprise. Nous verrons également comment le mettre en œuvre.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de flotte ?
Un logiciel de gestion de flotte est une technologie qui permet aux entreprises de suivre leurs véhicules et leurs actifs en temps réel. Il vous permet de gérer votre flotte, d'optimiser son efficacité et de réduire vos coûts d'exploitation et de maintenance, le tout depuis une seule application.
Les logiciels de gestion de flotte s'appuient sur télématique Appareils qui collectent, traitent et transmettent les données via un serveur cloud. Ces appareils se connectent directement aux ports de diagnostic du véhicule, fournissant ainsi un flux d'informations telles que :
- Emplacement du véhicule
- Vitesse du véhicule
- La consommation de carburant
- Temps et distance parcourus
- Temps de ralenti du moteur
- Comportement de conduite
Ces informations sont envoyées à un serveur cloud et accessibles via un logiciel de gestion de flotte comme Télématique de flotte CalAmpLes gestionnaires de flotte peuvent générer des rapports à la demande, afficher les tendances historiques et surveiller leur flotte directement depuis le tableau de bord.
Caractéristiques communes des logiciels de gestion de flotte
Que votre flotte compte quelques camions ou des centaines de véhicules utilitaires, une bonne gestion de flotte est essentielle. Cependant, gérer votre flotte avec des feuilles de calcul ou du papier n'est pas pratique.
Voici quelques-unes des fonctionnalités clés offertes par les logiciels de gestion de flotte de véhicules.
suivi GPS
Le suivi par GPS (Global Positioning System) est l'une des fonctionnalités clés des logiciels de gestion de flotte. Ces systèmes vous permettent de surveiller votre flotte et de suivre vos actifs en temps réel.
Grâce à la télématique, vous pouvez également suivre des données telles que la vitesse du véhicule, les performances du moteur, la consommation de carburant, etc. Ces informations peuvent vous aider à optimiser vos opérations et à surveiller les performances des conducteurs.
Planification et optimisation des itinéraires
Qu'il s'agisse de livrer des marchandises ou de rencontrer des clients, vos chauffeurs doivent emprunter les itinéraires les plus efficaces. Sinon, ils passeront plus de temps sur la route et consommeront plus de carburant.
Une autre fonctionnalité des logiciels de gestion de flotte est la possibilité de planifier et d'optimiser les itinéraires à l'avance, en tenant compte des arrêts et des pauses carburant. L'optimisation des itinéraires permet de réduire les coûts de carburant et d'améliorer les délais de livraison.
Géorepérage ou surveillance régionale
Geofencing Il s'agit du processus de création de frontières virtuelles. Il vous permet de surveiller et de restreindre les déplacements de votre flotte à des régions spécifiques.
Grâce au géorepérage, vous pouvez configurer des alertes lorsque les conducteurs entrent ou sortent des zones désignées, ce qui vous permet d'informer vos clients en temps réel. Vous pouvez également recevoir des notifications si les conducteurs s'écartent des limites définies sans autorisation.
Planification de la maintenance
Un logiciel de gestion de flotte inclut des fonctionnalités qui vous permettent de suivre l'entretien régulier de votre véhicule, comme les vidanges, le parallélisme des roues, etc. Il peut également vous rappeler la date d'échéance de certains entretiens en fonction des données moteur, comme le kilométrage.
Maintenir votre flotte en parfait état peut contribuer à minimiser les temps d’arrêt, à prolonger la durée de vie de votre équipement et à améliorer la sécurité du conducteur.
Rapports détaillés
Les logiciels de gestion de flotte fournissent une multitude d'informations que les gestionnaires de flotte peuvent utiliser pour faciliter la planification des itinéraires, améliorer l'efficacité de la flotte et protéger les actifs précieux.
Il s'agit notamment de:
- Distance parcourue
- Temps de ralenti du moteur
- Nombre d'arrêts
- Temps moyen sur site
- Événements d'excès de vitesse
Grâce à ces informations, les gestionnaires de flotte peuvent prendre des mesures pour optimiser l'utilisation des véhicules et améliorer la sécurité des conducteurs. Par exemple, s'ils constatent un temps de ralenti excessif du moteur, ils peuvent rappeler l'importance de l'arrêt du moteur.
Avantages du logiciel de gestion de flotte
Gérer une flotte peut s'avérer complexe. C'est pourquoi de plus en plus de gestionnaires de flotte s'appuient sur des logiciels de gestion de flotte pour obtenir une vue d'ensemble plus complète de leur flotte.
Voici quelques-uns des principaux avantages de la mise en œuvre d’un logiciel de gestion de flotte.
Améliorer la sécurité du conducteur et surveiller les performances
La sécurité du conducteur est de la plus haute importance.
Les logiciels de gestion de flotte intègrent des fonctions télématiques à vos véhicules, qui transmettent les données en temps réel via des capteurs embarqués. Les gestionnaires de flotte peuvent ainsi surveiller des données telles que le régime moteur, le temps de ralenti, la localisation et d'autres données de diagnostic clés du véhicule.
Les comportements de conduite agressifs, comme les excès de vitesse et les freinages brusques, peuvent augmenter les coûts opérationnels en endommageant des marchandises précieuses, en augmentant le risque d'accident et en augmentant le risque de responsabilité de l'exploitant de flotte. Les gestionnaires de flotte peuvent configurer des alertes en temps réel pour ce type de comportement.
De plus, les gestionnaires de flotte peuvent accéder aux flux vidéo des caméras embarquées pour analyser les incidents. En surveillant le comportement des conducteurs, vous pouvez prendre des mesures pour améliorer leur sécurité. Par exemple, actualiser vos formations et créer des programmes de récompense pour une conduite prudente.
Planifiez la maintenance préventive et réduisez les temps d'arrêt imprévus
Les temps d’arrêt des véhicules peuvent coûter entre De 488 à 760 $ Jusqu'à 760 $ par véhicule et par jour, sans compter les réparations. Un entretien préventif peut minimiser les temps d'arrêt imprévus. Par exemple, effectuer des vidanges d'huile régulières, vérifier les bougies d'allumage et remplacer les plaquettes de frein.
Bien sûr, suivre l'entretien courant d'une flotte en pleine expansion n'est pas chose aisée. Un logiciel de gestion de flotte comme CalAmp Fleet Telematics vous aide à identifier les problèmes mineurs avant qu'ils ne s'aggravent.
Avec CalAmp Fleet Telematics, vous pouvez également créer des rappels programmés en fonction du kilométrage et de l'utilisation. Cela vous permet d'anticiper les plannings d'entretien, garantissant ainsi l'efficacité de votre flotte et la sécurité de vos conducteurs.
Réduction de la consommation de carburant
Le ministère de l'Énergie estime que les camions lourds consomment environ Gallons 0.8 de carburant par heure lorsque leurs moteurs tournent au ralenti. L'American Trucking Association estime que le ralenti double l'usure du moteur en raison de l'accumulation de résidus de carbone, ce qui entraîne un coût supplémentaire. $2,000 par camion et par an pour l'entretien.
Les logiciels de gestion de flotte peuvent contribuer à réduire la consommation de carburant. Ils y parviennent notamment en surveillant le temps de ralenti du moteur. Les gestionnaires de flotte peuvent exploiter ces données et contribuer à établir les meilleures pratiques pour réduire le temps de ralenti inutile du moteur.
Maintenir la conformité ELD
Depuis décembre 2017, la plupart des véhicules commerciaux (CMV) doivent être équipés d'un dispositif d'enregistrement électronique (ELD) installé conformément à la Federal Motor Carrier Safety Administration des États-Unis (FMCSA).
Cette mesure vise à améliorer la sécurité des conducteurs et à empêcher les conducteurs fatigués de prendre la route. Les conducteurs de véhicules doivent enregistrer électroniquement leurs heures de service (HOS). La règle HOS stipule que les conducteurs de camions ne peuvent conduire qu'un maximum de 11 heures sur un quart de travail de 14 heures.
CalAmp s'est associé à Télématique assurée pour fournir une solution ELD complète qui vous aide à maintenir la conformité. L'Apollo ELD d'Assureed Telematics a été approuvé par la FMCSA et permet aux conducteurs de gérer facilement leurs journaux de bord HOS, de signaler les inspections des véhicules, etc.
Prévenir les cas de fraude
La fraude est une réalité à laquelle les gestionnaires de flotte doivent faire face. Parmi les exemples, on peut citer l'utilisation de cartes carburant par les conducteurs pour des dépenses personnelles ou même l'utilisation de matériel de l'entreprise pour des activités annexes.
Logiciel de gestion de flotte combiné à une solution de suivi comme Étiquettes CalAmp vous permet de garder un œil sur vos actifs précieux.
Dans un cas, une entreprise de chauffage et de climatisation soupçonnait que ses employés utilisaient du fréon acheté par l’entreprise pour des activités non commerciales, ce qui coûtait à l’entreprise des centaines de dollars chaque semaine.
Grâce à une étiquette CalAmp apposée sur les bonbonnes de fréon et configurée pour effectuer des analyses régulières, le propriétaire a pu confirmer ses soupçons. Découvrez comment Entreprise de CVC utilisé les balises CalAmp pour suivre les actifs de l'entreprise et prévenir la fraude.
Avec ces avantages clés à l’esprit, il est clair que les logiciels de gestion de flotte peuvent avoir un impact positif sur votre entreprise.
Qui utilise un logiciel de gestion de flotte ?
Presque toutes les entreprises exploitant des véhicules commerciaux ont recours, à un degré ou à un autre, à la gestion de flotte. Voici comment les employés de différents secteurs utilisent un logiciel de gestion de flotte pour assurer le bon fonctionnement de leur flotte.
Gestionnaires de flotte
Les gestionnaires de flotte supervisent les opérations de la flotte. Leurs tâches comprennent la planification de l'entretien des véhicules, le suivi du comportement des conducteurs et la détermination du nombre et du type de véhicules nécessaires à un fonctionnement efficace.
Les logiciels de gestion de flotte aident les gestionnaires de flotte à obtenir une vue en temps réel de l'ensemble de leur flotte, afin qu'ils puissent prendre des décisions commerciales plus intelligentes et meilleures.
Chefs de projet
Les chefs de projet sont responsables de la livraison des projets dans les délais et le budget impartis. Leurs responsabilités incluent notamment la planification et l'organisation de toutes les ressources nécessaires.
Par exemple, les chefs de projet sur un chantier de construction peuvent utiliser un logiciel de gestion de flotte pour s’assurer que l’équipement et les outils sont au bon endroit au bon moment.
Responsables de la maintenance
Les responsables de l'entretien de flotte sont chargés de coordonner l'entretien et les réparations. Leur mission est de minimiser les temps d'arrêt imprévus et de maintenir les véhicules en parfait état.
Grâce aux logiciels de gestion de flotte, les responsables de maintenance peuvent surveiller la « santé » globale de chaque véhicule et recevoir des alertes lorsque certains codes moteur sont déclenchés.
Responsables logistiques
Les responsables logistiques coordonnent le stockage et la distribution des marchandises. Ils peuvent utiliser un logiciel de gestion de flotte pour obtenir une visibilité en temps réel sur le fret et assurer le bon fonctionnement des chaînes d'approvisionnement de l'entreprise.
Responsables sécurité
Les responsables de la sécurité jouent un rôle essentiel dans la gestion de flotte. Grâce à un logiciel de gestion de flotte, ils peuvent surveiller le comportement des conducteurs, analyser les accidents de véhicules et établir de nouvelles politiques pour prévenir de tels incidents.
Responsables de la conformité
Toute entreprise exploitant une flotte doit se conformer aux réglementations du Département des Transports (DOT) et de la FMCSA. Le non-respect de ces réglementations peut entraîner de lourdes sanctions, voire la mise hors service.
Les responsables de la conformité peuvent utiliser un logiciel de gestion de flotte pour s'assurer que les conducteurs enregistrent leurs heures de service et vérifient que les véhicules ont effectué les inspections nécessaires.
Taxis
Bien entendu, les conducteurs peuvent utiliser un logiciel de gestion de flotte via une interface pour accéder aux informations clients, suivre leurs horaires quotidiens, collecter des signatures, etc.
Ce ne sont là que quelques exemples des nombreuses façons dont les employés de votre organisation peuvent utiliser un logiciel de gestion de flotte. Par ailleurs, les cadres supérieurs peuvent suivre les indicateurs clés de performance pour identifier les axes d'amélioration.
Un guide étape par étape pour la mise en œuvre d'un logiciel de gestion de flotte
Une flotte plus performante a un impact positif sur vos résultats financiers. Mais vous avez besoin des bons outils pour gérer et optimiser vos opérations.
Suivez ces étapes pour mettre en œuvre un logiciel de gestion de flotte dans votre organisation.
1. Obtenez l’adhésion des dirigeants
La mise en œuvre d’un logiciel de gestion de flotte est une entreprise de grande envergure, c’est pourquoi il est important d’obtenir l’adhésion des principales parties prenantes.
La première étape pour obtenir l'adhésion consiste à évaluer l'impact de la mise en œuvre (par exemple, gestionnaires de flotte, techniciens, conducteurs, etc.). Ensuite, montrez comment le logiciel de suivi de flotte bénéficiera à chaque groupe.
Par exemple, si les temps d'arrêt imprévus sont source de difficultés pour les gestionnaires de flotte, vous pouvez montrer comment l'utilisation d'un logiciel peut les aider à respecter les calendriers de maintenance. Fournissez des données et des indicateurs pour étayer votre vision.
N'oubliez pas de recueillir également les commentaires des principales parties prenantes. Votre équipe sera plus réceptive au changement si elle a le sentiment de participer à sa mise en œuvre.
2. Définissez vos besoins en matière de gestion de flotte
Avant de vous lancer dans la recherche d'un logiciel de gestion de flotte, vous devez déterminer vos besoins. Un bon point de départ est de noter les problèmes ou défis rencontrés par votre équipe.
Les défis courants auxquels sont confrontés les gestionnaires de flotte incluent :
- Maintenir les véhicules dans un état optimal
- Maîtriser les coûts de carburant et d'entretien
- Gestion des calendriers de livraison
- Éviter la surcharge d'informations
- Répondre aux exigences de conformité
Définir vos besoins en matière de gestion de flotte vous aidera à trouver la solution adaptée et à déterminer les fonctionnalités les plus importantes pour votre organisation.
3. Définissez vos objectifs de gestion de flotte
L'étape suivante consiste à définir des objectifs pour la mise en œuvre du logiciel de gestion de flotte. Cela vous permettra d'établir des bases de référence et de mesurer les progrès.
Voici quelques exemples d’objectifs que vous pouvez définir :
- Améliorer les délais de livraison de x%
- Réduire le nombre d'incidents routiers de x%
- Réduisez les coûts de carburant et d'exploitation de x %
- Réduire le temps moyen passé sur le site de x %
La comparaison de ces mesures avant et après vous permettra de mesurer l’impact de la plateforme de gestion de flotte que vous avez choisie.
4. Choisissez un logiciel de gestion de flotte
Choisir le bon logiciel de gestion de flotte n'est pas chose aisée, car les options sont nombreuses. Voici quelques points à prendre en compte pour affiner votre choix :
- Caractéristiques : Tenez compte de vos besoins en matière de gestion de flotte afin de déterminer les fonctionnalités importantes pour vous. Par exemple, si la gestion du carburant est l'une de vos priorités, recherchez un logiciel qui met en évidence le temps d'inactivité du moteur et surveille la consommation de carburant.
- Facilité d'utilisation: L'objectif d'un logiciel de gestion de flotte est de rationaliser vos opérations. La solution choisie doit disposer d'une interface intuitive que toute votre équipe peut utiliser immédiatement avec une formation minimale.
- Évolutivité: Votre flotte ne compte peut-être que quelques véhicules, mais ce nombre peut rapidement croître à mesure que vos activités se développent. Un logiciel de gestion de flotte performant s'adaptera facilement à vos besoins.
- Installation: Les dispositifs télématiques vous permettent de suivre vos véhicules grâce au GPS. Cependant, un point important à prendre en compte est la facilité (ou la difficulté) d'installation de ces dispositifs.
- Service client: Les problèmes techniques peuvent entraîner des retards inutiles dans vos opérations. Choisissez un fournisseur offrant un excellent service client. Si vous avez besoin d'aide, vous savez que vous pourrez l'obtenir.
Dressez une liste de différents fournisseurs et comparez chaque option à vos besoins. Si une solution de gestion de flotte ne propose pas une fonctionnalité dont vous avez besoin, rayez-la de votre liste. Envisagez de constituer une équipe de sélection de logiciels pour vous accompagner dans cette étape.
5. Créer un plan de mise en œuvre
Déployer des changements importants d'un seul coup n'est généralement pas une bonne idée. Il est préférable d'élaborer un plan de mise en œuvre qui décompose le processus en étapes plus petites. Cela aidera votre équipe à s'adapter progressivement aux nouveaux changements.
Désignez un chef de projet pour superviser le déploiement de votre plan de mise en œuvre. Cette personne collaborera avec les personnes responsables des différents aspects de l'exploitation de votre flotte (maintenance, conformité, etc.). Par exemple, elle assurera la coordination avec les gestionnaires de flotte pour garantir que les véhicules sont prêts à être installés.
Lors de la mise en œuvre de votre plan, assurez-vous de communiquer avec votre équipe. Les changements organisationnels sont 6.3 fois Les dirigeants ont plus de chances de réussir lorsque leurs efforts de changement sont transparents avec le reste de l’organisation.
6. Éduquez et formez votre équipe
Que vous utilisiez un logiciel de gestion de flotte pour la première fois ou que vous changiez de solution, assurez-vous de proposer une formation adéquate. La dernière chose que vous souhaitez est que vos conducteurs soient sur le terrain sans comprendre le fonctionnement de certaines fonctionnalités.
Organisez des formations sur site pour aider vos conducteurs à se familiariser avec le logiciel de gestion de flotte que vous avez choisi et encouragez-les à poser des questions. Tous les utilisateurs de la plateforme, comme les gestionnaires de flotte et les techniciens, devraient également bénéficier d'une formation.
Enfin, n'oubliez pas que la formation est un processus continu. Si vous modifiez la politique de votre flotte d'entreprise, demandez à votre équipe de revoir les sections concernées.
Conclusion
Il ne fait aucun doute que la technologie peut améliorer l'efficacité de vos opérations. Grâce à un logiciel de gestion de flotte, vous pouvez améliorer l'efficacité de vos conducteurs, réduire les temps d'arrêt imprévus et prolonger la durée de vie de vos équipements.
Télématique de flotte CalAmp Le logiciel de gestion de flotte comprend tout ce dont vous avez besoin pour gérer votre flotte : suivez vos véhicules et vos actifs en temps réel, générez des rapports personnalisés, planifiez des travaux de maintenance, etc.
Demandez une démo dès aujourd'hui pour voir notre logiciel de gestion de flotte en action, ou Contacter notre équipe. si vous cherchez quelque chose de plus spécifique.