En tant qu’élément crucial de la chaîne d’approvisionnement mondiale, il est important que l’industrie du camionnage fonctionne aussi bien que possible.
Pour ce faire, les propriétaires de flottes doivent s'assurer que leurs véhicules sont alimentés et qu'ils disposent d'un accès rapide et fiable au carburant. C'est facile avec un ou deux semi-remorques, mais cela se complique avec l'augmentation de la flotte.
Avec tout ce qui entre en jeu dans le suivi de la consommation de carburant, les gestionnaires de flotte peuvent se retrouver dépassés, et c'est là qu'interviennent les cartes de carburant.
Dans cet article, nous allons examiner en détail ce que sont les cartes de carburant, comment vous pouvez les utiliser pour rationaliser vos opérations de camionnage et comment faciliter le transport pour vos chauffeurs.
Qu'est-ce qu'une carte de carburant pour camionnage ?
Une carte de carburant pour camion, également appelée carte de flotte, est une carte d'entreprise dont le solde peut être utilisé par les chauffeurs de camion pour couvrir leurs dépenses professionnelles telles que l'essence et l'entretien automobile.
Les gestionnaires de flotte peuvent les surveiller de plus près en intégrant une application télématique de flotte conçus pour développer encore plus leur utilité.
L'association des deux permettra d'étendre la visibilité en temps réel à l'échelle de la flotte et d'améliorer la supervision managériale en introduisant une grande variété de fonctions, comme nous le verrons ci-dessous.
Comment fonctionnent les cartes carburant pour les camionneurs ?
Pour les chauffeurs de camion, le bon programme de paiement des dépenses est leur billet pour une navigation en douceur sur la route, car il peut être mis en place pour couvrir de manière transparente diverses dépenses liées au travail.
En raison des aspects uniques du secteur du fret, plusieurs sociétés de cartes de carburant ont élargi leurs offres pour attirer les flottes de camions, avec des fonctionnalités qui vont au-delà du simple contrôle des dépenses des employés.
Ils ciblent ce marché grâce à des stratégies telles que des partenariats avec des relais routiers et la fourniture de solutions d'automatisation des déclarations fiscales pour les grandes flottes. Ainsi, les gestionnaires de flotte et de maintenance bénéficient de nombreux avantages inédits grâce à cette transition.
Quels sont les avantages d’une carte de flotte ?
L’intégration d’un système de carte carburant prépayée dans votre entreprise peut apporter de nombreux résultats positifs.
Voyons ce à quoi vous pouvez vous attendre :
1. Efficacité accrue
Une étude sur la maturité numérique sur le lieu de travail a révélé que 51 % des travailleurs déclarent consacrer au moins deux heures par jour à des tâches répétitives, soit un quart de la journée de travail standard.
Le plus grand avantage que vous pouvez attendre de l’utilisation de ces cartes de paiement est sans doute au niveau de la comptabilité, où elles remplacent les pratiques comptables traditionnelles grâce au suivi et à la création de rapports d’activité automatisés.
Les rapports de tendance vous fournissent des statistiques détaillées sur la consommation de carburant collectées sur une longue période que vous pouvez utiliser pour prendre des décisions plus intelligentes et plus éclairées.
La possibilité d'ajuster les limites de transaction quotidiennes et d'examiner les dépenses par conducteur signifie que vous pouvez prendre des décisions et mettre en œuvre des changements à la volée.
Vous pouvez également exporter les chiffres aux formats PDF, Excel ou CSV pour effectuer différentes opérations avec les données, comme créer des présentations ou regrouper des enregistrements financiers.
Utilisez le temps ainsi libéré pour concentrer votre attention sur d’autres domaines de votre entreprise de camionnage.
2. Sécurité améliorée
La fraude en entreprise est un problème grave, avec une estimation 40 % des entreprises se livrant à des infractions comptables.
Que vous soupçonniez que cela se produit dans votre entreprise ou que vous souhaitiez simplement être prêt en cas d'audit, l'émission d'une carte de carburant à chaque conducteur vous donne le contrôle des dépenses dont vous avez besoin pour garantir l'intégrité dès le départ.
Vous pouvez appliquer des limites de dépenses et définir des règles d'exception qui signaleront toute activité suspecte, comme un conducteur tentant de dépasser sa limite quotidienne, avec des alertes en temps réel.
Étudiez les rapports complets sur les premiers mois d'activité après l'introduction du programme et notez toute différence significative entre les chiffres des deux systèmes. Vous pourriez ainsi découvrir des transactions frauduleuses et prendre des mesures avant que la situation ne s'aggrave.
De plus, si une carte est volée, vous pouvez l’annuler immédiatement pour éviter qu’elle ne soit utilisée à mauvais escient.
3. Économies et remises
Presque toutes les cartes carburant proposent des avantages financiers tels que des réductions et des remises, et il suffit de choisir celle qui convient le mieux à votre configuration actuelle. La plupart de ces avantages sont évolutifs, ce qui vous permet d'atténuer l'impact de la hausse mondiale du prix du carburant.
Par exemple, si vous exploitez une grande flotte, vous pourriez bénéficier davantage d’un plan qui vous offre des réductions sur le carburant lorsque vous l’achetez en plus grande quantité.
4. Accès flexible
Le suivi numérique des dépenses de carburant signifie que vous pouvez suivre les dépenses des employés 24 heures sur 7, XNUMX jours sur XNUMX, où que vous soyez, à condition de disposer d'une connexion Internet.
Même avec les forfaits les plus basiques, vous aurez accès à un portail Web où vous pourrez suivre l'activité, charger les soldes, définir des budgets et bien plus encore.
L'intégration d'un service télématique étend les fonctionnalités sur tous les appareils et entre les emplacements, car la plupart des fournisseurs disposent d'applications adaptées aux mobiles et d'opérations basées sur le cloud.
5. Réduction du stress pour les conducteurs
Ce n’est un secret pour personne que les chauffeurs de camion sont sujets à beaucoup de stress sur la route, et tout ce qui peut leur soulager un peu l’esprit est une victoire pour l’entreprise.
La carte carburant idéale rendra vos conducteurs heureux afin qu'ils n'aient pas à s'inquiéter de :
- Enregistrer manuellement leurs dépenses de carburant
- Voyager avec de l'argent liquide ferait d'eux une cible
- Trouver des emplacements d'essence et de service si vous obtenez un forfait qui précharge les stations du réseau sur leur GPS
- Leur entretien sur la route si vous obtenez un plan qui prend en charge les visites aux relais routiers, où ils peuvent prendre une douche, manger et plus encore
Quelle carte de flotte est la meilleure pour les camionneurs ?
Lors de l'évaluation de différentes cartes de carburant de flotte, nous les avons classées en fonction de leur capacité à répondre aux éléments suivants :
- Emplacements du réseau, y compris les stations-service et les stations-service pour la disponibilité
- Gestion des données, par exemple, les déclarations fiscales
- Facilité d’utilisation dans la façon dont ils gèrent les intégrations tierces (comme les logiciels télématiques et de comptabilité), les emplacements réseau, le service client, etc.
- Rentabilité via des remises, des rabais, des frais récurrents faibles ou nuls, etc.
- Avantages supplémentaires, c'est-à-dire ce qu'ils offrent d'autre en plus de couvrir les frais de carburant
1. WEX FlexCard
Le Carte FlexCard WEX Se distingue des autres offres par son vaste réseau de stations-service et de stations-service. Elle est acceptée dans 95 % des stations-service des États-Unis et dans 45,000 XNUMX points de service.
Avec ces nombreux sites réseau, les gestionnaires de flotte et de maintenance peuvent être rassurés en sachant qu'ils sont mieux placés pour maintenir la disponibilité de l'ensemble du système.
Il offre également une remise de 3 cents par gallon et ne facture aucun frais annuel, d'installation ou de carte.
2. Carte de flotte Comdata de FLEETCOR
Le Carte de flotte Comdata de FLEETCOR est attrayant car, en plus d'une couverture dans plus de 8,000 XNUMX sites, il va plus loin pour promouvoir le bien-être des conducteurs.
Avec le programme Comdata Hotel Network, les conducteurs peuvent bénéficier d'une réduction d'au moins 20 % sur le prix le plus bas annoncé dans plus de 15,000 XNUMX hôtels participants.
Les partenariats de FLEETCOR avec Pilot Flying J et Love's donnent aux conducteurs l'accès à des relais routiers où ils peuvent prendre une douche, se restaurer et participer à d'autres activités récréatives, le tout couvert par leur carte.
3. Shell Fleet Navigator
Carte de navigation de la flotte Shell travaille dans les 13,000 95 stations-service de l'entreprise et dans XNUMX % des stations-service supplémentaires à travers les États-Unis.
Il offre également une remise de 5 cents par gallon de carburant et des réductions dans les centres de service Jiffy Lube participants.
Il dispose également d'une application dédiée que vous pouvez utiliser pour gérer les opérations si vous souhaitez une alternative au portail en ligne.
4. ExxonMobil BusinessPro
Le ExxonMobil BusinessPro La carte est acceptée dans plus de 12,000 95 stations Exxon et Mobil, ainsi que dans XNUMX % de tous les points de ravitaillement dans tout le pays.
Si vous choisissez d'acheter du carburant dans les stations-service appartenant à ExxonMobil, vous pouvez bénéficier de remises mensuelles aux tarifs suivants :
- 1 à 500 gallons - 1 cent par gallon
- 500 à 3,999 3 gallons - XNUMX cents par gallon
- 4,000 à 6,999 4 gallons - XNUMX cents par gallon
- 7,000 à 9,999 5 gallons - XNUMX cents par gallon
- 10,000 6 gallons et plus - XNUMX cents par gallon
Cette carte offre également des fonctionnalités de déclaration fiscale et ne facture pas de frais annuels, d'installation ou de carte sur les nouveaux comptes éligibles.
5. Fuelman Deep Saver Premium
Économies importantes de Fuelman est une autre carte carburant émise par FLEETCOR qui fonctionne dans plus de 50,000 XNUMX emplacements avec une longue liste d'avantages supplémentaires intéressants, notamment :
- Couverture des pertes dues à la fraude jusqu'à 25,000 XNUMX $ par an
- Assistance routière 24h/7 et XNUMXj/XNUMX
- Service client prioritaire « coupe-file »
- Déclaration fiscale
- Un vaste programme de fidélité qui vous récompense avec 2 points par gallon éligible
- Des réductions de 5 cents par gallon d'essence sans plomb et de 8 cents par gallon de diesel
Avec des frais de 12.99 $ par mois et par carte et des frais mensuels minimum de 60 $, la carte n'est pas aussi abordable que ses concurrents, mais les avantages pourraient la justifier pour les grandes entreprises.
6. Carte Mastercard BP Business Solutions
Le Carte Mastercard BP Business Solutions est une option polyvalente, disponible dans toutes les stations-service acceptant Mastercard. Si vous l'utilisez chez BP ou Amoco, vous n'aurez aucun frais de transaction à payer.
Il offre également des rabais allant jusqu'à 7 cents par gallon admissible et des rapports de taxe sur le carburant.
Attention à ne pas la confondre avec la carte BP Business Solutions Fuel Plus relativement restrictive, qui possède toutes les mêmes fonctionnalités, à l'exception de la prise en charge de Mastercard.
Comment choisir la bonne carte carburant pour votre flotte
Trouver la bonne carte de carburant de fret dépend de vos besoins exacts, et ceux-ci varient selon les flottes.
Prendre en compte ces facteurs vous aidera à trouver la meilleure option pour votre entreprise :
1. Couverture
La dernière chose que vous souhaitez est de vous engager avec une carte de carburant d’entreprise pour découvrir ensuite que les itinéraires que vous empruntez sont en dehors de son réseau de stations-service.
Cela dit, la couverture nationale n'est pas le seul critère important. Trouver une carte non émise par une compagnie pétrolière vous offre également davantage d'options, vous permettant par exemple de choisir vos points de ravitaillement en fonction des différences de prix du carburant.
2. Fonctionnalités de gestion de flotte
Si vous gérez une petite entreprise, il est facile de consacrer du temps aux tâches manuelles. Mais à mesure que votre flotte s'agrandit, cela devient moins pratique. Selon la taille de votre entreprise, vous devrez peut-être trouver un fournisseur de cartes carburant proposant des options de gestion de flotte complètes, que vous pourrez intégrer à votre service télématique pour limiter la surcharge de données.
Vous devez également faire attention à ne pas choisir une carte d'essence grand public, car celles-ci n'offrent aucune forme de gestion de flotte.
3. Des avantages adaptés à votre utilisation
La clé pour tirer le meilleur parti de votre carte de flotte est d’en choisir une qui réponde aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Les remises et les rabais sont une considération évidente, mais il existe encore plus d’avantages que vous pouvez prendre en compte.
Par exemple, si vous exploitez une flotte importante et que vous répondez aux critères de divulgation en vertu de l'Accord international sur la taxe sur les carburants (IFTA), un fournisseur doté de fonctionnalités de déclaration fiscale est un atout majeur.
Conclusion
Les cartes de carburant pour les entreprises de camionnage offrent un moyen simple de gérer les principales dépenses professionnelles pour tout, de l'essence à l'entretien, en un seul endroit.
En les intégrant à votre service télématique, vous pouvez optimiser l'efficacité de votre flotte grâce à des rapports avancés et à des contrôles de dépenses ajustables. Des avantages tels que des remises et des rabais garantissent des coûts d'exploitation réduits.
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