Déclarer les taxes sur les carburants peut être fastidieux, mais l'Accord international concernant la taxe sur les carburants (IFTA) simplifie ce processus. Il s'agit d'un accord entre les 48 États américains contigus et les 10 provinces canadiennes qui simplifie le processus de déclaration des carburants pour les transporteurs, les camions et les véhicules opérant dans plusieurs juridictions.
Créée en 1983, l’IFTA simplifie le processus de collecte et de distribution des taxes sur les carburants entre les juridictions participantes.
Dans cet article, nous allons examiner en détail l'IFTA et comment automatiser le processus de création de rapports IFTA avec un logiciel de gestion de flotte comme CalAmp.
Bref historique de l'IFTA
Avant l'IFTA, les camionneurs devaient obtenir un permis de carburant distinct pour chaque État ou province qu'ils traversaient. Ainsi, chaque fois qu'ils entraient dans une nouvelle juridiction aux États-Unis ou au Canada, ils devaient s'arrêter pour obtenir un permis de taxe sur le carburant.
Chaque État ou province avait ses propres procédures, directives de déclaration, dates limites de déclaration et politiques. Cela compliquait le processus de déclaration des taxes sur les carburants, et les camionneurs perdaient souvent beaucoup de temps à remplir toutes ces formalités. De plus, chaque juridiction avait sa propre réglementation, ce qui posait divers problèmes de conformité.
L'IFTA a été créée pour simplifier ce processus. Les conducteurs n'ont plus besoin de faire autant d'arrêts, ce qui a également permis de résoudre les problèmes de conformité.
Désormais, toutes les entreprises de transport routier américaines et canadiennes doivent s'inscrire auprès de l'IFTA. Une fois leur licence obtenue, elles doivent apposer un jeu d'autocollants délivrés par l'autorité compétente sur chaque côté de leur véhicule. Cette licence permet aux camions de circuler librement aux États-Unis et au Canada.
Comment fonctionne l'IFTA ?
En vertu de l'IFTA, les transporteurs routiers sont tenus de s'immatriculer et d'obtenir une licence IFTA auprès de leur juridiction de base . L'État ou la province de base est celui où votre véhicule et votre entreprise sont immatriculés.
Si vous possédez des véhicules dans plusieurs États ou provinces, vous pouvez contacter le bureau local concerné. En cas de doute, recherchez « Application IFTA [nom de la juridiction] » et consultez les résultats.
Vous devez vous assurer que votre véhicule répond aux exigences d'immatriculation (nous les avons mentionnées ci-dessous).
Une fois que vous êtes certain que votre véhicule répond aux exigences spécifiées, il est temps de demander un permis. Si vous immatriculez plusieurs véhicules, chaque véhicule nécessite une demande distincte. La plupart des demandes se font en ligne.
Avec votre demande, vous devez avoir les informations suivantes prêtes :
- Numéro de sécurité sociale
- Numéro d'identification d'employeur fédéral (FEI) pour les entités commerciales
- Numéro de plaque d'immatriculation (le véhicule doit avoir une plaque d'immatriculation approuvée par le Plan d'immatriculation international ou une plaque attribuée qui est honorée dans tous les États et provinces canadiennes)
- Numéro du Département des Transports des États-Unis (USDOT) (qui vous autorise à transporter des passagers ou des marchandises pour le commerce interétatique)
- Preuve de résidence légale
Le renouvellement de votre permis est obligatoire chaque année. L'IFTA vous envoie des rappels et des formulaires de renouvellement. Ce permis vous permet d'exercer dans toutes les juridictions membres et de déclarer votre consommation de carburant et votre kilométrage pour chaque juridiction.
Pour déclarer la taxe sur les carburants, les entreprises doivent déposer des déclarations trimestrielles. Elles doivent payer des taxes pour tous les véhicules admissibles. Les camionneurs doivent payer des taxes même si le véhicule admissible n'a pas été utilisé pendant le trimestre en question.
Les transporteurs routiers sont tenus de tenir des registres détaillés et précis des litres d'essence achetés et des kilomètres parcourus pour chaque véhicule. Ces informations déterminent si vous devez payer des taxes ou si vous devez obtenir un remboursement. Le bureau IFTA de votre État de résidence émet la dette ou le remboursement.
Voici comment vous pouvez calculer le nombre total de kilomètres parcourus et la consommation totale de carburant :
Kilométrage total : Total de tous les miles ou kilomètres parcourus par chaque véhicule admissible au cours de la période de déclaration.
Total en gallons ou en litres : Total de tous les gallons ou litres de carburant que vous versez dans le réservoir de carburant de chaque véhicule admissible au cours de la période de déclaration.
Il est important de conserver les reçus et factures de carburant. Les justificatifs d'achat doivent contenir des informations telles que le nombre de gallons achetés, la date d'achat, le type de carburant acheté, le prix au gallon, le nom et l'adresse du vendeur et le nom de l'acheteur.
Enfin, vous devez également saisir des détails sur votre véhicule, tels que le numéro du camion, le nom de la flotte, le type de carburant, le type de véhicule brut, la marque, le modèle et les rapports de voyage.
Les rapports de voyage nécessitent les détails suivants :
- Dates de début et de fin de votre voyage
- Origine et destination du voyage
- Distance totale
- Distance parcourue par chaque juridiction
- Itinéraires de voyage
- Début et fin de la lecture du compteur kilométrique
- Nom du déclarant
- Numéro d'identification du véhicule et numéro de flotte
Qualification pour la licence IFTA
Si vous conduisez un véhicule à moteur qualifié dans un État ou une province membre de l'accord IFTA, vous êtes admissible à une licence IFTA.
Un véhicule à moteur est considéré comme qualifié s'il :
- A trois essieux ou plus; ou
- A deux essieux et un poids brut du véhicule de plus de 26,000 11,797 livres ou XNUMX XNUMX kilogrammes; ou
- Pèse 26,000 11,797 livres ou XNUMX XNUMX kilogrammes en combinaison de véhicules à moteur.
Si vous utilisez un véhicule uniquement à des fins personnelles (comme une camionnette avec un camping-car), ces véhicules ne sont pas admissibles à une licence IFTA.
De plus, vous devez fonctionner dans le cadre de l'IFTA, avoir une présence physique dans leur juridiction de base, immatriculer vos véhicules à moteur qualifiés, parcourir une distance minimale dans chaque juridiction membre au cours de la période de déclaration et conserver un registre détaillé des achats de carburant.
Une fois votre demande de licence IFTA acceptée et traitée, vous recevrez deux autocollants IFTA de votre autorité IFTA d'État ou provinciale.
Ceci concerne chaque véhicule immatriculé pour l'année en cours et vous devez les coller de chaque côté de votre porte-vélos.
Avantages de l'inscription à l'IFTA
Les véhicules automobiles interétatiques circulant dans deux ou plusieurs États ou provinces membres peuvent bénéficier des nombreux avantages de l'IFTA. Par exemple :
- Vous devez sélectionner un État ou une province membre de l’IFTA comme « juridiction de base » et ne pas travailler avec plusieurs emplacements.
- Vous devez déposer une seule déclaration de revenus par trimestre auprès de la juridiction de base sélectionnée, en mentionnant votre consommation de carburant et votre kilométrage pour tous les États et provinces membres de l'IFTA.
- Si vous possédez de nombreux véhicules admissibles, vous recevez pour eux une seule licence de taxe sur le carburant que vous pouvez utiliser pour voyager dans toutes les juridictions IFTA.
- Vous devrez vous soumettre à des audits des dossiers de taxe sur le carburant uniquement par votre juridiction de base.
Lieux où les informations d'identification IFTA sont valables
Vous trouverez ici la liste de tous les États et provinces membres de l'IFTA . La plupart des provinces canadiennes et des États américains y figurent. Voici toutefois la liste des juridictions où l'IFTA n'est pas en vigueur :
- Canada : Territoires du Nord-Ouest, Nunavut et Yukon
- États-Unis : Alaska, Hawaï et le district de Columbia
- Mexique : tous les États et le District fédéral
Vous devez contacter les autorités compétentes de votre juridiction pour déclarer la taxe sur le carburant, si vous souhaitez voyager dans des endroits où l'IFTA n'est pas acceptée.
Taxes et types de carburants
L'IFTA concerne uniquement les taxes sur le carburant et n'inclut pas les taxes sur le poids et le kilométrage, les taxes routières ou d'autres taxes spécifiques à la juridiction.
L'accord sur la taxe sur les carburants stipule également que vous devez conserver vos dossiers fiscaux pendant au moins quatre ans au cas où les auditeurs auraient besoin d'y accéder.
Vous n'avez pas besoin de soumettre un dépôt de garantie avec votre demande, mais vous pouvez obtenir un dépôt de garantie plus tard si :
- Vous avez retardé le dépôt de vos déclarations de taxe sur les carburants
- Il y a un problème de déclaration fiscale dans un audit
Vous devez déclarer tous les carburants que vous utilisez, mais la déclaration peut varier selon les juridictions. Voici quelques exemples de carburants que vous pouvez déclarer :
- Gaz naturel liquéfié (GNL)
- Gaz de pétrole liquéfié (GPL) ou propane
- Mélange d'éther diméthylique et de gaz de pétrole liquéfié (mélange DME-GPL)
- Kérosène, mazout ou distillat
- Gaz naturel comprimé (GNC)
- Éther diméthylique (DME)
- Carburants à base d'alcool (c'est-à-dire l'éthanol et le méthanol)
- Carburants à base d'alcool mélangé contenant au maximum 15 % d'essence ou de carburant diesel
Les propriétaires de flottes disposant d'une installation de stockage de carburant en vrac peuvent bénéficier d'un crédit d'impôt pour le carburant prélevé. Cependant, vous devez disposer des informations et documents suivants :
- Type de carburant
- Date de retrait
- Gallons ou litres retirés
- Numéro d'unité du véhicule dans lequel le carburant a été rempli
- Factures d'achat et registres d'inventaire comme preuves montrant que la taxe a été payée sur vos achats de carburant en vrac
Quelles sont les périodes de déclaration de l'IFTA ?
La période de référence pour l'IFTA est la suivante :
- Pour la Janvier mars période de déclaration, la date d'échéance est Avril 30
- Pour la Avril-juin période de déclaration, la date d'échéance est Juillet 2023
- Pour la Juillet-septembre période de déclaration, la date d'échéance est Octobre 31
- Pour la Octobre-décembre période de déclaration, la date d'échéance est le 31 janvier
Les déclarations IFTA sont déposées trimestriellement. Si vous remplissez votre déclaration en ligne, le montant dû doit être payé avant minuit le jour de l'échéance pour être considéré comme respecté. Vous recevrez une confirmation après avoir déposé votre déclaration.
La date d'échéance est prolongée jusqu'au jour suivant si la date d'échéance tombe un week-end ou un jour férié.
Si vous payez la taxe en retard, si vous ne la déclarez pas ou si vous la payez en dessous de ce montant, vous serez passible d'une pénalité de 50 $ ou de XNUMX % du montant net de la taxe, selon le montant le plus élevé.
En cas de retard de paiement d'impôts, des intérêts seront également dus et calculés à partir de la date d'échéance pour chaque mois ou fraction de mois jusqu'au paiement intégral.
Révocation de la licence IFTA
Les juridictions des États et des provinces peuvent révoquer votre licence IFTA si vous ne :
- Suivez les dispositions de l'IFTA et les lois et réglementations fiscales de chaque État et province
- Produire une déclaration trimestrielle de taxe sur les carburants
- Payer les impôts dus à toutes les juridictions membres
- Payer le montant dû sur une facture d'audit ou ne pas demander un réexamen dans le délai imparti
- Voyager entre États
Erreurs à éviter
Pour vous aider à maîtriser la création de rapports IFTA, voici quelques éléments dont vous devez tenir compte afin de ne pas faire face à des pénalités.
- Produisez vos déclarations de revenus à temps et chaque trimestre.
- N'oubliez pas d'enregistrer vos kilomètres personnels. Sans eux, vos calculs pourraient comporter des erreurs pouvant entraîner des écarts et un contrôle.
- Calculez correctement le carburant et le kilométrage pour éviter les audits et les amendes.
- Même si vous n'opérez pas dans un trimestre particulier, il est obligatoire de déposer un rapport IFTA.
- Vérifiez que votre compteur kilométrique indique des valeurs exactes. Des données de kilométrage erronées peuvent fausser vos calculs fiscaux.
Des vérifications
Chaque année, 3 % des titulaires de licence font l'objet d'audits, même s'ils respectent scrupuleusement toutes les directives.
La notification d'un audit est effectuée par courrier ou par téléphone auprès du service des impôts de votre État d'origine. Votre entreprise est informée de l'audit au moins 30 jours à l'avance et vous recevez également des instructions concernant la date et l'heure de l'audit, ainsi que les documents à conserver en prévision de celui-ci.
L'auditeur désigné pour votre entreprise peut également contacter un représentant pour discuter des opérations de votre entreprise, des procédures d'audit, de la portée de l'audit et du système de comptabilité du carburant.
Les audits peuvent entraîner de lourdes amendes et des suspensions de permis en cas de données inexactes ou de déclarations fiscales tardives.
Les risques d'erreurs peuvent être réduits grâce à une solution télématique. Examinons ce qu'est la télématique et son utilité pour la déclaration IFTA.
Télématique et ELD pour la déclaration et la conformité IFTA
Les dispositifs d'enregistrement électronique (ELD) et les logiciels de gestion de flotte peuvent contribuer à résoudre les problèmes de conformité. Voici comment.
Les systèmes logiciels de gestion de flotte utilisent la télématique pour collecter des données telles que la position GPS, la vitesse, la consommation de carburant et les performances du moteur des véhicules.
Ces systèmes proposent également des dispositifs d'enregistrement électronique (ELD) installés dans les véhicules utilitaires. Ils enregistrent automatiquement les heures de fonctionnement du moteur, le temps de conduite, la consommation de carburant, le kilométrage et d'autres données nécessaires au respect des lois fédérales. Cela permet de minimiser les erreurs et de simplifier le processus de reporting.
CalAmp ELD aide à la création de rapports IFTA automatisés et garantit une conformité totale avec les réglementations américaines, canadiennes de l'annexe 1, de l'Ontario et du Québec.
Notre ELD est une tablette que vous pouvez installer sur votre camion ou votre cabine. Elle se connecte au moteur du véhicule ou à un appareil télématique qui importe les données du calculateur moteur (ECU) du transporteur pour les enregistrer automatiquement. Elle affiche ensuite ces informations clairement au conducteur ou au gestionnaire de flotte.
Son portail entièrement personnalisable et sa navigation intuitive vous permettent d'enregistrer facilement vos achats de carburant, votre consommation et votre kilométrage, et ainsi de déclarer vos impôts à temps, d'éviter les amendes coûteuses et de minimiser les risques d'audit.
De plus, vous pouvez inclure toutes ces informations dans un seul rapport et éviter les tracas liés à la gestion de plusieurs documents.
En dehors de cela, CalAmp est également doté des fonctionnalités suivantes :
- Suivi en temps réel: CalAmp fournit des informations en temps réel sur l'emplacement et l'état des véhicules.
- Système de planification de la maintenance : Cette fonctionnalité permet de suivre les tâches d'entretien régulières telles que les changements d'huile et les contrôles des pneus afin que vous ne soyez pas confronté à des temps d'arrêt du véhicule.
- Surveillance du comportement des conducteurs : Les gestionnaires de flotte peuvent suivre les comportements des conducteurs, comme les freinages brusques, les accélérations, les excès de vitesse, le talonnage et les manœuvres de pivotement. Cela leur permet d'identifier les axes d'amélioration et d'améliorer la sécurité des conducteurs et de la flotte.
- Système de gestion du carburant : CalAmp suit l'efficacité énergétique, le temps d'inactivité et la consommation de carburant, ce qui contribue à réduire les dépenses en carburant.
- Géolocalisation : Grâce à la fonctionnalité de géorepérage, vous pouvez définir des limites géographiques virtuelles. Ainsi, lorsque des véhicules entrent ou sortent de ces limites, le gestionnaire de flotte reçoit une alerte et peut surveiller l'état de la flotte à tout moment.
- Intégrations: CalAmp s'intègre à des logiciels tiers tels que des solutions de répartition ou cartes carburant pour centraliser l'information.
Rationalisez vos opérations et simplifiez la conformité IFTA
L'IFTA est utile pour les conducteurs et les exploitants de flottes car :
- Cela réduit la charge administrative liée au respect des multiples lois fiscales sur les carburants dans diverses juridictions.
- Elle favorise l’équité et l’uniformité fiscales.
- Il simplifie le processus de déclaration IFTA.
- Il aide les véhicules à éviter de lourdes amendes, des pénalités et des problèmes juridiques complexes.
L'utilisation d'un logiciel de gestion de flotte est l'un des moyens les plus simples de simplifier vos déclarations IFTA . Outre l'aide à la production de ces déclarations, il permet également d'optimiser les itinéraires en temps réel, de suivre les calendriers de maintenance, d'envoyer des alertes de maintenance préventive et d'optimiser les opérations de la flotte.
Pour découvrir comment CalAmp peut vous aider à respecter la réglementation IFTA, demandez une démonstration.