Dependiendo del tipo de vehículos que tenga en su flota, cada milla que conduzca podría costar $3 o más.
Lo más probable es que sus camiones recorran decenas de miles de kilómetros al año, lo que significa que estos costos se acumulan. Para gastos comerciales tan costosos como este, obviamente querrá aprovechar al máximo su inversión.
Aquí es donde entra en juego la gestión de flotas. Se trata de la disciplina de gestionar, supervisar y optimizar su flota para que realice el máximo número de entregas, visitas de servicio de campo u otros trabajos.
Implica una gran variedad de tareas y procesos, que abarcan recursos humanos, mantenimiento, planificación de rutas y más. En este artículo, exploraremos todos estos aspectos de la gestión de flotas, incluyendo su importancia inicial y cómo puede mejorar sus propios procesos de gestión de flotas.
¿Qué es la gestión de flotas y por qué es importante?
La gestión de flotas es la gestión de una flota de vehículos como camiones, furgonetas, coches, carretillas elevadoras, etc., y equipos relacionados como remolques y cualquier carga.
Las tareas principales de gestión de la flota incluyen supervisar el estado del vehículo y programar el mantenimiento necesario, rastrear y mejorar las rutas comunes de la flota, y más.
El objetivo final de un administrador de flota (y de todo el proceso de gestión de flota) es minimizar los costos operativos relacionados con la flota (como el consumo de combustible y los costos de mantenimiento) y al mismo tiempo maximizar el rendimiento del trabajo de la flota, por ejemplo, a través de una mejor ruta o una delegación más eficiente.
Es una parte integral de las empresas en una multitud de sectores, desde la logística hasta el transporte, la construcción, el paisajismo, los servicios de entrega y más. Cualquier empresa que gestione una flota privada o contrate una gran cantidad de vehículos subcontratados debería invertir en la gestión de flotas.
Si bien los equipos de gestión de flotas solían depender de la toma cuidadosa de notas, los teléfonos y el contacto activo con los conductores, gracias a los avances en telemática Gracias a la tecnología de las últimas décadas, cosas como el seguimiento de la ubicación del vehículo, los hábitos de conducción y el uso de combustible ahora se pueden realizar de forma automática.
¿Por qué es importante la gestión de flotas?
El costo promedio por milla para un camión en 2021 fue de $2.90 y, con el aumento de los precios del combustible, estos costos solo están aumentando mientras hablamos.
Si bien los costos del conductor representan la mayor parte de los gastos, los costos de combustible y mantenimiento por sí solos superan el 32 %. Y estos costos pueden verse gravemente afectados por la buena o mala gestión de la flota.
Por ejemplo, si sus conductores no siguen las mejores prácticas al conducir, aceleran rápidamente, frenan abruptamente, etc., esto no solo puede afectar el uso de combustible (entre 15 a 30%) pero el desgaste adicional también aumentará sus costos de mantenimiento.
Implementar un programa para promover hábitos de conducción seguros (por ejemplo, implementar rastreadores de vehículos Una excelente manera de abordar esta cuestión es realizar un seguimiento y recompensar el buen desempeño.
Además, promover una cultura de conducción segura también reduce las posibilidades de que se produzcan incidentes y protege a su empresa de honorarios legales innecesarios y escándalos no deseados.
Y esto es solo la reducción de costos. Mejorar la utilización de la flota (la eficacia con la que se utiliza cada vehículo en un momento dado) es el otro aspecto de la gestión de flotas.
Si no cuenta con un sistema, le resultará difícil asignar pedidos o trabajos de última hora al vehículo y al personal más cercanos. Tampoco dispondrá de los datos necesarios para analizar si existe una mejor manera de gestionar sus vehículos o si sería mejor trasladar un centro de distribución, por ejemplo.
¿Cuál es el propósito de la gestión de flotas?
En resumen, el objetivo de la gestión de flotas es gestionar eficazmente todos los activos de la flota, eliminar costos innecesarios y garantizar que se obtenga el máximo rendimiento viable de cada vehículo y conductor (sin sobrecargar a ningún conductor o máquina).
Ese es el panorama general. Analicemos con más detalle cómo se ve esto en los numerosos procesos clave que abarca la gestión de flotas.
Mantenimiento de vehículos y equipos
Es bastante evidente, pero una de las áreas clave que un administrador de flota supervisará y optimizará es el mantenimiento de todos los vehículos y equipos de la flota.
Esto significa programar mantenimiento preventivo de rutina, como cambios de aceite e inspecciones regulares, así como analizar las métricas de conducción para identificar vehículos específicos que puedan necesitar mantenimiento correctivo, como reemplazar neumáticos en función de una cantidad inusualmente alta de millas conducidas.
Gestión de los costes de la flota
También es responsabilidad del departamento de gestión de flotas realizar un seguimiento de todos los costos relacionados con la flota, incluida la adquisición de nuevos vehículos, los costos de combustible, los costos de mantenimiento del vehículo, los salarios de los conductores y más.
Si no dispone de estos datos, no tendrá forma de evaluar la rentabilidad de diferentes contratos, clientes o incluso secciones enteras de su negocio.
Seguimiento de vehículos
En el pasado, esto implicaba mantener registros detallados de las rutas planificadas de los conductores y comunicarse regularmente con ellos por radio, pero afortunadamente, hoy en día, todo lo que necesita hacer es mirar un tablero.
MODERNA sistemas de gestión de flotas Mostrará la ubicación en tiempo real de cada vehículo de su flota.
seguridad del conductor
Mejorar la seguridad de los conductores es otro objetivo y responsabilidad clave de cualquier equipo de gestión de flotas. Un aspecto de esto es el mantenimiento adecuado de todos los vehículos y equipos. El otro aspecto es la facilitación de programas que ayuden a todos los conductores a desarrollar hábitos de conducción seguros y prácticas de programación sólidas que eviten que algunos conductores tengan exceso de trabajo o falta de sueño.
Contratación y retención de conductores
Ya sea que entrevistar a nuevos empleados sea su trabajo como gerente de la flota o lo maneje otro departamento, administrar la cultura de la flota es su trabajo, por lo que debe establecer expectativas y pautas para la contratación.
Y cuando la industria del transporte por carretera está escasa conductores 80,500 Sólo en Estados Unidos es necesario que esos nuevos empleados se queden.
Por lo tanto, también es necesario establecer programas de capacitación y sistemas de apoyo que conduzcan a una mejor retención de conductores.
Adquisición de vehículos
Si tiene una flota privada, los administradores de flotas negociarán acuerdos con los fabricantes y programarán nuevas compras para garantizar la seguridad de sus conductores y la eficiencia de su flota sin retirar camiones viejos y otros vehículos antes de lo necesario.
Cumplimiento (ELD, por ejemplo)
Dependiendo de los tipos de vehículos comerciales de su flota, el tipo de trabajo que realiza su empresa y su ubicación, debe cumplir con una serie de estándares de cumplimiento.
Por ejemplo, la FMCSA (Asociación Federal de Seguridad de Autotransportistas) requiere que la mayoría de los vehículos de las flotas comerciales incluyan un ELD (Dispositivo de registro electrónico) y que los conductores cumplan normas estrictas sobre las “horas de servicio” cuando están en la carretera.
El trabajo del administrador de la flota es garantizar el cumplimiento en toda la flota, identificar posibles problemas y solucionarlos de forma continua.
Programación y optimización de rutas
Camiones bien mantenidos y conductores bien capacitados no son suficientes para que su flota funcione a la perfección. La otra parte de la ecuación es si divide eficazmente las cargas o las órdenes de trabajo entre los conductores y la eficacia de las rutas que les asigna.
No quiere pagar horas extras a 20 conductores mientras 12 vehículos permanecen en el estacionamiento de su empresa sin hacer nada. Y no quiere que los vehículos se queden atascados en el tráfico los martes por un problema de planificación de ruta.
La rutina diaria de un gestor de flota
Puede parecer mucha responsabilidad, y lo es, pero hoy en día, la mayoría de estas tareas están fuertemente respaldadas por tecnología y software modernos.
La jornada típica de un gestor de flota comienza con una revisión matutina de la ubicación y la carga de trabajo de los conductores, identificando posibles problemas, como una mala utilización de la flota o un conductor con exceso de trabajo. Posteriormente, el gestor de flota puede revisar los datos que destacan los hábitos de conducción de cada conductor para comprobar el progreso de la iniciativa de conducción segura.
Después de un almuerzo de trabajo en el que se discute la necesidad de ampliar la flota con nuevos camiones y conductores para la próxima temporada de vacaciones, el gerente de la flota se pone en contacto con el equipo de despacho para asegurarse de que el día haya transcurrido sin problemas.
Por último, trabajan en un informe para la administración que detalla todos los gastos trimestrales relacionados con la flota, así como los ahorros de costes y las mejoras de eficiencia que han podido acumular.
Por qué el software de gestión de flotas es una parte crucial del rompecabezas
En el pasado, los equipos de gestión de flotas necesitaban mucho personal que recopilaba manualmente una variedad de puntos de datos y creaba cronogramas de mantenimiento impecables con anticipación.
No solo era un gran gasto en nómina, sino que también era casi imposible analizar los datos e identificar áreas de oportunidad para mejoras; imagínese tratar de clasificar manualmente docenas de archivadores llenos de datos.
El software moderno de gestión de flotas ha dejado obsoletos a los equipos gigantes y ha hecho que sea fácil para equipos más pequeños (o en empresas más pequeñas, incluso para administradores de flotas individuales) administrar de manera eficaz grandes flotas privadas o alquiladas.
A continuación se muestra un adelanto de solo algunas de las ventajas que ofrece un sistema de gestión de flotas:
- Seguimiento de ubicación en tiempo real: Localice instantáneamente cualquier vehículo o conductor e identifique patrones que afecten los tiempos de entrega o respuesta.
- Datos de utilización de la flota: descubra qué tan uniformemente está distribuyendo el trabajo en la flota, identifique vehículos o conductores con exceso de trabajo, etc.
- Programación inteligente de mantenimiento basada en datos en vivo:En lugar de una programación rígida que es la misma para cada vehículo, puede confiar en los datos para programar el mantenimiento preventivo y correctivo en el momento ideal.
- Mejor enrutamiento:Sus despachadores pueden decir adiós a la planificación manual de rutas basadas en las diferentes paradas de cada conductor.
Y esto es solo la punta del iceberg. El software y la tecnología adecuados son la base de cualquier equipo de gestión de flotas eficiente hoy en día.
Si desea aprovechar esto en su propia empresa, le explicaremos cómo puede utilizarlo en la siguiente sección.
Cómo utilizar el software de gestión de flotas para optimizar su flota
¿Quiere ahorrar en combustible y mantenimiento y optimizar su trabajo con la misma cantidad de vehículos de flota? El sistema de gestión de flotas adecuado puede ayudarle a conseguirlo.
Encuentra el software y hardware adecuados
La solución adecuada depende de su industria, el tamaño de su flota, si su flota es privada o no y una variedad de otros factores.
Lo primero que debe considerar es si el sistema ofrece características únicas que puedan ayudar a su empresa a mejorar la eficiencia de sus operaciones.
Por ejemplo, si desea puntos de datos importantes como el uso real de combustible, frenado, ralentí, códigos de falla del motor, etc., es importante invertir en rastreadores de flotas físicos además de software habilitado en la nube, no en la solución basada en aplicaciones más barata.
Por ejemplo, en combinación con nuestra tecnología de vanguardia rastreadores de vehículos, Telemática de flotas de CalAmp Ofrece características como:
- Notificaciones automatizadas de ETA a sus clientes (que mejoran la experiencia del cliente y reducen la cantidad de llamadas de servicio entrantes)
- Notificaciones de mantenimiento automatizadas basadas en el kilometraje y otros datos de uso. También puede configurar alertas para códigos de falla específicos del motor.
- Capacidad de programar automáticamente el trabajo de manera más eficiente para utilizar mejor su flota y mantener a su personal feliz y saludable
- Accesible desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar
Si configuras telemática de vídeo Con CalAmp Video-Based Safety, nuestro software grabará y etiquetará automáticamente videoclips en función de eventos como frenadas repentinas o aceleraciones rápidas.
Utilice los datos para identificar posibles problemas de eficiencia
Por supuesto, configurar el software no es suficiente. Una vez que tenga acceso a todos estos nuevos datos, deberá aprovecharlos al máximo.
Aquí hay algunos lugares para comenzar:
- Analice el consumo de combustible de sus conductores. Si es inconsistente o deficiente en general, analice los datos. Si observa muchos casos de aceleración rápida, frenazos repentinos y conducción nerviosa, quizás sea momento de iniciar un programa de conducción segura y eficiente.
- Analice las rutas que toman sus conductores para cumplir con las rutas clave para clientes a largo plazo o entregas frecuentes. Intente identificar una mejor ruta. Cada minuto que ahorre se verá recompensado con el paso de los meses y los años.
- Compruebe que está distribuyendo uniformemente los pedidos y que todos sus conductores tienen cargas de trabajo manejables.
Optimice la programación y las comunicaciones con la automatización
Una vez que esté en funcionamiento, también debe aprovechar al máximo las funciones de optimización de programación automatizada y las notificaciones automáticas para ayudar a que su operación sea más eficiente.
Por ejemplo, en lugar de que los despachadores adivinen la ubicación de un vehículo y un conductor, pueden establecer una geovalla y recibir notificaciones cuando un vehículo ingresa o sale de un territorio geográfico específico.
Aumente las tasas de conducción segura con la telemática por vídeo
Si bien la recopilación de datos cuantitativos es un buen punto de partida, el video es la esencia de los datos cualitativos. Al observar cómo reaccionan sus conductores en situaciones de alta presión, puede identificar posibles problemas y solucionarlos antes de que provoquen problemas reales o accidentes.
Cómo superar los desafíos habituales en la gestión de flotas
Incluso con un software nuevo instalado, aún tiene mucho trabajo por delante con el aumento de los costos de combustible, la escasez de conductores y otros problemas. Aquí le mostramos cómo puede superar algunos de los desafíos más comunes en la gestión de flotas.
Aumento de los costos del combustible
En 2022, los precios promedio del diésel en EE. UU. alcanzaron máximos históricos de más de $5 por galón, lo que significa que el combustible está empezando a representar una parte desproporcionada del coste por milla.
Eso significa que es más importante que nunca mejorar. eficiencia de combustibleEsto es lo que puede hacer desde la perspectiva de la gestión de flotas:
- Promover hábitos de conducción eficientes (aceleración lenta y constante, mantener velocidades más bajas para reducir la resistencia, etc.)
- Identificar las rutas óptimas para cada vehículo para reducir el kilometraje requerido.
- Programe automáticamente el bombeo de neumáticos y el mantenimiento preventivo para mantener el nivel ideal de inflado de neumáticos para cada vehículo.
Escasez de conductores
Con la escasez de conductores en múltiples industrias, puede ser difícil mantener una flota completa en todo momento. Aquí te explicamos cómo sacar el máximo provecho de tu equipo:
- Distribuya los pedidos de manera eficiente, de modo que ningún conductor trabaje en exceso (ni tampoco en defecto).
- Crear una cultura y un ambiente de trabajo positivos donde los conductores se sientan respetados y escuchados, en lugar de ser extensiones sin rostro del vehículo en el que se encuentran.
- Crear un programa de seguridad de flota que recompense a los conductores con un comportamiento de conducción excepcional utilizando Tecnología de tarjeta de puntuación del conductor.
Conclusión
La gestión de flotas es una disciplina crucial para empresas de diversos sectores. Puede ayudarles a reducir costes operativos y, al mismo tiempo, a optimizar el rendimiento de sus vehículos y personal.
Una de las mejores formas de iniciar su objetivo de gestión eficiente de flotas de camiones es invertir en un software de gestión de flotas.
Telemática de flotas de CalAmp es una solución de gestión de flotas de última generación que aprovecha nuestro dispositivo telemático, plataforma en la nube y aplicación fácil de usar para entregar datos en tiempo real y ayudarlo a optimizar la utilización y el mantenimiento de la flota mediante una programación inteligente y recordatorios automatizados.