Como parte crucial de la cadena de suministro global, es importante que la industria del transporte por carretera funcione lo mejor posible.
Para que esto suceda, los propietarios de flotas deben asegurarse de que sus plataformas cuenten con energía y un acceso rápido y confiable al combustible. Esto es fácil si se trata de uno o dos semirremolques, pero se complica a medida que crece la flota.
Con todo lo que implica el seguimiento del uso de combustible, los administradores de flotas pueden sentirse abrumados, y ahí es donde entran en juego las tarjetas de combustible.
En este artículo, analizaremos en profundidad qué son las tarjetas de combustible, cómo puede utilizarlas para optimizar su operación de transporte y cómo facilitar el transporte a sus conductores.
¿Qué es una tarjeta de combustible para camiones?
Una tarjeta de combustible para camiones, también llamada tarjeta de flota, es una tarjeta de la empresa cuyo saldo los conductores de camiones pueden usar para cubrir gastos laborales, como gasolina y servicio de automóvil.
Los administradores de flotas pueden vigilarlos más de cerca mediante la integración de una aplicación telemática de flotas Diseñado para construir aún más sobre su utilidad.
La combinación de ambos ampliará la visibilidad en tiempo real de toda la flota y mejorará la supervisión gerencial al introducir una amplia variedad de funciones, como veremos a continuación.
¿Cómo funcionan las tarjetas de combustible para los camioneros?
Para los conductores de camiones, el programa de pago de gastos adecuado es su boleto a una navegación tranquila en la carretera porque puede configurarse para cubrir sin problemas diversos gastos relacionados con el trabajo.
Debido a los aspectos únicos de la industria del transporte, varias compañías de tarjetas de combustible han ampliado sus ofertas para atraer a las flotas de camiones, con características que van más allá de simplemente controlar el gasto de los empleados.
Se dirigen a este mercado mediante estrategias como la colaboración con paradas de camiones y la oferta de paquetes que automatizan la declaración de impuestos para grandes flotas. Como resultado, los gestores de flotas y mantenimiento pueden obtener varias ventajas novedosas al realizar el cambio.
¿Cuáles son los beneficios de una tarjeta de flota?
Integrar un sistema de tarjeta de combustible prepaga en su negocio puede proporcionar una gran cantidad de resultados positivos.
Echemos un vistazo a lo que puedes esperar:
1. Mayor eficiencia
Un estudio sobre la madurez digital en el lugar de trabajo descubrió que 51% de los trabajadores dicen que pasan al menos dos horas al día en tareas repetitivas, lo que supone una cuarta parte de la jornada laboral estándar.
Podría decirse que el mayor beneficio que puede esperar al usar estas tarjetas de pago es en la contabilidad, donde reemplazan las prácticas de contabilidad tradicionales a través del seguimiento y la generación de informes automatizados de actividades.
Los informes de tendencias le brindan estadísticas detalladas del uso de combustible recopiladas durante un largo período que puede utilizar para tomar decisiones más inteligentes e informadas.
La capacidad de ajustar los límites de transacciones diarias y revisar los gastos por conductor significa que puede tomar decisiones e implementar cambios sobre la marcha.
También puede exportar las cifras a formatos PDF, Excel o CSV para realizar diferentes cosas con los datos, como crear presentaciones o agregar registros financieros.
Utilice el tiempo que libera como resultado para canalizar su atención hacia otras áreas de su negocio de transporte.
2. Seguridad mejorada
El fraude corporativo es un problema grave, con un estimado de 40% de empresas que incurren en infracciones contables.
Ya sea que sospeche que esto está sucediendo en su empresa o simplemente quiera estar preparado en caso de una auditoría, emitir una tarjeta de combustible a cada conductor le brinda el control de gastos que necesita para garantizar la integridad desde el principio.
Puede aplicar límites de gasto y establecer reglas de excepción que marcarán cualquier actividad sospechosa, como un conductor que intenta superar su límite diario, con alertas en tiempo real.
Estudie informes completos sobre los primeros meses de actividad tras la implementación del programa y observe cualquier diferencia significativa entre las cifras de ambos sistemas. Podría descubrir transacciones fraudulentas y tener la oportunidad de actuar antes de que la situación empeore.
Además, si te roban una tarjeta, puedes cancelarla inmediatamente para evitar que sea utilizada indebidamente.
3. Ahorros y descuentos
Casi todas las tarjetas de combustible ofrecen incentivos financieros, como descuentos y reembolsos, y solo es cuestión de elegir la que mejor se adapte a tu situación actual. La mayoría de estos beneficios están diseñados para adaptarse a tu presupuesto, lo que significa que puedes mitigar el impacto del aumento del precio del combustible que se extiende por todo el mundo.
Por ejemplo, si opera una flota grande, podría obtener más beneficios de un plan que le ofrezca descuentos en combustible cuando lo compre en grandes cantidades.
4. Acceso flexible
El seguimiento digital de los gastos de combustible significa que puede estar al tanto de los gastos de los empleados las 24 horas del día, los 7 días de la semana, desde donde esté, siempre que tenga una conexión a Internet.
Incluso en los planes más básicos, tendrás acceso a un portal web donde podrás realizar un seguimiento de la actividad, cargar saldos, establecer presupuestos y más.
La integración de un servicio telemático extiende la funcionalidad entre dispositivos y entre ubicaciones, porque la mayoría de los proveedores tienen aplicaciones compatibles con dispositivos móviles y operaciones basadas en la nube.
5. Reducción del estrés para los conductores
No es ningún secreto que los conductores de camiones son propensos a sufrir mucho estrés en la carretera, y cualquier cosa que pueda aliviarles un poco la carga es una ganancia para el negocio.
La tarjeta de combustible ideal mantendrá felices a tus conductores para que no tengan que preocuparse por:
- Registrar manualmente su gasto de combustible
- Viajar con dinero físico los convertiría en un objetivo.
- Encontrar ubicaciones de servicio y gasolineras si obtiene un plan que precarga estaciones dentro de la red en su GPS
- Su mantenimiento en la carretera si obtiene un plan que atienda las visitas a las paradas de camiones, donde pueden ducharse, comer y más.
¿Qué tarjeta de flota es mejor para los camioneros?
Al evaluar diferentes tarjetas de combustible de flota, las clasificamos según su capacidad para abordar lo siguiente:
- Ubicaciones de red, incluidas tanto las estaciones de servicio como las de gasolina para garantizar el tiempo de actividad.
- Gestión de datos, por ejemplo, informes fiscales
- Facilidad de uso en qué tan bien manejan las integraciones de terceros (como software telemático y de contabilidad), ubicaciones de red, servicio al cliente, etc.
- Rentabilidad. a través de reembolsos, descuentos, tarifas recurrentes bajas o nulas, etc.
- Beneficios adicionales, es decir, qué más ofrecen además de cubrir los costos de combustible.
1. Tarjeta flexible WEX
El Tarjeta flexible WEX Se distingue de otras ofertas por su extensa red de gasolineras y estaciones de servicio. Es aceptada en el 95 % de las gasolineras de Estados Unidos y en 45,000 XNUMX puntos de servicio.
Con estos numerosos sitios de red, los administradores de flotas y mantenimiento pueden estar tranquilos sabiendo que están en una mejor posición para mantener el tiempo de actividad de todo el sistema.
También ofrece un reembolso de 3 centavos por galón y no cobra ninguna tarifa anual, de instalación o de tarjeta.
2. Tarjeta de flota Comdata de FLEETCOR
El Tarjeta de flota Comdata El servicio FLEETCOR es atractivo porque, además de tener cobertura en más de 8,000 ubicaciones, hace un esfuerzo adicional para promover el bienestar del conductor.
Con el programa Comdata Hotel Network, los conductores pueden obtener al menos un 20% de descuento sobre el precio más bajo anunciado en más de 15,000 hoteles participantes.
Las asociaciones de FLEETCOR con Pilot Flying J y Love's brindan a los conductores acceso a paradas de camiones donde pueden ducharse, comer y participar en otras actividades recreativas, todo cubierto por su tarjeta.
3. Navegador de flotas Shell
Tarjeta de Navegador de Flota de Shell Trabaja en las 13,000 estaciones de servicio de la compañía y en un 95% adicional de estaciones de servicio en todo Estados Unidos.
También ofrece un reembolso de 5 centavos por galón de combustible y descuentos en los centros de servicio Jiffy Lube participantes.
También cuenta con una aplicación dedicada que puedes utilizar para administrar operaciones si deseas una alternativa al portal en línea.
4. ExxonMobil BusinessPro
El ExxonMobil BusinessPro La tarjeta es aceptada en más de 12,000 estaciones Exxon y Mobil, así como en el 95% de todos los puntos de abastecimiento de combustible en todo el país.
Si elige comprar combustible en estaciones de servicio propiedad de ExxonMobil, puede obtener reembolsos mensuales a las siguientes tarifas:
- De 1 a 500 galones: 1 centavo por galón
- 500 a 3,999 galones - 3 centavos por galón
- 4,000 a 6,999 galones - 4 centavos por galón
- 7,000 a 9,999 galones - 5 centavos por galón
- 10,000 galones y más: 6 centavos por galón
Esta tarjeta también ofrece funciones de informes fiscales y no cobra tarifas anuales, de instalación ni de tarjeta en las cuentas nuevas elegibles.
5. Fuelman Deep Saver Premium
Fuelman's Deep Saver Premium es otra tarjeta de combustible emitida por FLEETCOR que funciona en más de 50,000 ubicaciones con una extensa lista de atractivos beneficios adicionales, que incluyen:
- Cobertura por pérdidas por fraude de hasta $25,000 al año
- Asistencia en carretera 24/7
- Atención al cliente prioritaria sin colas
- Declaración de impuestos
- Un extenso programa de fidelización que lo recompensa con 2 puntos por cada galón elegible
- Descuentos de 5 centavos por galón de gasolina sin plomo y 8 centavos por galón de diésel
Con un cargo de $12.99 por mes por tarjeta y un cargo mensual mínimo de $60, la tarjeta no es tan económica como sus competidoras, pero los beneficios podrían justificarla para empresas más grandes.
6. Tarjeta Mastercard de BP Business Solutions
El Tarjeta Mastercard de soluciones empresariales de BP Es una opción versátil que funciona en cualquier gasolinera que acepte Mastercard. Si la usas en BP o Amoco, no tendrás que pagar comisiones por transacción.
También ofrece reembolsos de hasta 7 centavos por galón elegible e informes de impuestos sobre el combustible.
Tenga cuidado de no confundirla con la tarjeta BP Business Solutions Fuel Plus relativamente restrictiva, que tiene todas las mismas características excepto la compatibilidad con Mastercard.
Cómo elegir la tarjeta de combustible adecuada para su flota
Encontrar la tarjeta de combustible de carga adecuada depende de cuáles sean sus necesidades exactas, y estas variarán entre flotas.
Tener en cuenta estos factores te ayudará a encontrar la mejor opción para tu negocio:
1. Cobertura
Lo último que desea es comprometerse con una tarjeta de combustible de la empresa solo para descubrir que las rutas que utiliza están fuera de su red de paradas de combustible.
Dicho esto, la cobertura nacional no es lo único que importa. Encontrar una tarjeta que no sea emitida por una compañía petrolera también te ofrece más opciones, permitiéndote, por ejemplo, elegir dónde cargar gasolina según las diferencias en los precios del combustible.
2. Funciones de gestión de flotas
Si gestiona una operación pequeña, es fácil dedicar tiempo al trabajo manual. Sin embargo, a medida que aumenta el tamaño de su flota, esto se vuelve menos práctico. Dependiendo del tamaño de su empresa, podría necesitar un proveedor de tarjetas de combustible con opciones integrales de gestión de flotas que pueda integrar en su servicio telemático para controlar la sobrecarga de datos.
También debes tener cuidado de no adquirir una tarjeta de gasolina para el consumidor, porque no ofrecen ningún tipo de gestión de flotas.
3. Beneficios que se adaptan a tu uso
La clave para obtener un valor sustancial de su tarjeta de flota es elegir una que satisfaga las necesidades específicas de su empresa.
Los descuentos y reembolsos son una consideración obvia, pero hay incluso más beneficios que puedes tener en cuenta.
Por ejemplo, si opera una flota grande y cumple con los criterios de divulgación del Acuerdo Internacional sobre el Impuesto al Combustible (IFTA), un proveedor con funciones de informes fiscales es un activo importante.
Conclusión
Las tarjetas de combustible para empresas de transporte brindan una forma sencilla de administrar los principales gastos comerciales, desde gasolina hasta servicio, en un solo lugar.
Al integrarlos en su servicio telemático, puede aumentar la eficiencia de su flota con informes avanzados y controles de gastos ajustables. Beneficios como descuentos y reembolsos prometen menores costos operativos.
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