Como agente de compras, siempre busca que su gerente de flota, gerente de mantenimiento o director de obras públicas obtenga los productos y soluciones exactos que necesitan lo más rápido posible, cumpliendo con los requisitos de contratación pública. Con frecuencia, la compra cooperativa es la estrategia más rápida y eficaz.
Cuando un departamento necesita una solución telemática para su flota, el proceso tradicional de adquisición, que consiste en elaborar una lista de especificaciones, publicar solicitudes de propuestas (RFP) y evaluar múltiples ofertas, puede prolongarse durante meses, lo que genera horas extras y jefes de departamento impacientes. Los contratos de compra cooperativa eliminan la mayor parte de ese trabajo, de modo que su agencia o institución obtiene lo que necesita antes, a un precio competitivo, y usted ahorra dinero a los contribuyentes.
¿Cómo funciona la compra cooperativa?
En un programa de compras cooperativas del gobierno, varias entidades gubernamentales (estatales, del condado y municipales), y en algunos casos, organizaciones educativas y sin fines de lucro, forman una sola entidad y comparten contratos de compra prenegociados con las organizaciones miembros.
Para establecer estos contratos, la cooperativa de compras elabora licitaciones detalladas según las necesidades de sus miembros y luego completa un riguroso proceso de solicitud de propuestas (RFP) que cumple con los requisitos de contratación pública, incluyendo la regla de tres. Publican las RFP y revisan minuciosamente cada propuesta, incluyendo la calidad de la oferta y el precio. Posteriormente, negocian contratos al mejor precio con proveedores de alta calidad y los ofrecen a sus miembros.
Algunas agencias gubernamentales malinterpretan cómo se formalizan los contratos y les preocupa que se hayan omitido los requisitos de contratación. No es así. La cooperativa de compras ha cumplido con los requisitos de la convocatoria pública o licitación en nombre de sus miembros.
Para protegerlo en caso de una auditoría, la mayoría de las cooperativas de compra proporcionan documentación contractual, incluida la RFP, así como la documentación de solicitud competitiva.
Sólo se necesitan un par de minutos para hacerse miembro y la membresía es gratuita.
Beneficios de las compras cooperativas
Los contratos de compra cooperativa no solo le ahorran el esfuerzo de publicar solicitudes de propuestas y revisar ofertas, sino que también:
- Minimiza la necesidad de investigar proveedores y productos.
- Ahorre tiempo para usted y sus usuarios finales en desarrollar especificaciones.
- Ayude a garantizar que sus usuarios finales no se pierdan funciones deseadas porque se omitieron inadvertidamente de las especificaciones.
- Eliminar los gastos de publicidad de RFP
Los usuarios finales pueden incluso especificar a qué proveedor desean comprar.
Supongamos que el gerente de flota se pone en contacto con usted tras investigar soluciones telemáticas y determinar que la flota se beneficiaría más de CalAmp iOn (la solución de gestión de flotas de CalAmp) y CalAmp Vision (la solución de telemática de vídeo de CalAmp), junto con su integración con EsriGIS . Simplemente busque una de las cooperativas de compra que tenga contratos con CalAmp y elija entre las ofertas disponibles a través de dicho contrato; ni siquiera necesita hablar con otros proveedores.
Los contratos cubren todas las necesidades actuales del usuario final y ofrecen la posibilidad de añadir otros productos y servicios en el futuro. Además, el precio puede ser mejor que el que obtendría por su cuenta.
Cómo elegir la cooperativa de compras adecuada
Tenga en cuenta estos factores al elegir una cooperativa de compras con la que trabajar.
¿Es una agencia gubernamental?
Algunas cooperativas de compras, como Sourcewell , no solo se especializan en adquisiciones gubernamentales, sino que son entidades gubernamentales. Esto significa que conocen de primera mano los requisitos para cumplir con las normas y regulaciones gubernamentales. Además, pueden gestionar sus propias solicitudes de propuestas y licitaciones, a diferencia de las cooperativas con o sin fines de lucro que dependen de otras agencias públicas para que las realicen en su nombre.
A diferencia de una cooperativa de compras gubernamental, algunas cooperativas con fines de lucro pueden otorgar contratos a proveedores de menor calidad, además de a proveedores de mayor calidad.
¿Qué documentación está disponible?
Además del contrato en sí, asegúrese de que la cooperativa tenga a su disposición toda la documentación de respaldo que necesitará en caso de una auditoría.
¿Cuál es su proceso de evaluación de proveedores?
Las cooperativas de compra no solo deben ofrecer una amplia selección de proveedores, sino también un buen programa de selección de proveedores. Solicite más detalles. Un programa de selección eficaz le ayuda a garantizar que compre productos de alta calidad de un proveedor de alta calidad. Sourcewell, por ejemplo, no solo considera la variedad y la profundidad de la oferta del proveedor, sino también factores como las garantías y el servicio al cliente.
El proceso de solicitud de propuestas (RFP) requiere muchísimo tiempo, y ningún responsable de compras puede ser experto en todos los tipos de productos y servicios que necesita adquirir. Los contratos de compra cooperativa son competitivos, cumplen con las normas y son eficientes. Esto los convierte en una buena práctica para los responsables de compras que buscan obtener el producto adecuado y la mejor oferta.
Obtenga más información sobre las soluciones de CalAmp para el sector gubernamental aquí.