Gestionar un solo vehículo de la empresa es bastante sencillo. Pero a medida que sus operaciones se expanden y su flota crece, surgen nuevos desafíos: planificar rutas óptimas, mantener sus vehículos, cumplir con los requisitos de cumplimiento, etc.
Gestionar eficazmente su flota es clave para minimizar los costos operativos y maximizar la productividad de los conductores. Pero ¿cómo afrontar los retos de una flota en expansión?
Aquí es donde entra en juego el software de gestión de flotas.
A continuación, analizamos qué es un software de gestión de flotas, sus funciones principales y cómo beneficia a su empresa. También veremos cómo implementarlo.
¿Qué es el software de gestión de flotas?
El software de gestión de flotas es una tecnología que permite a las empresas rastrear sus vehículos y activos en tiempo real. Permite gestionar su flota, optimizar su eficiencia y reducir los costos de operación y mantenimiento, todo desde una sola aplicación.
El software de gestión de flotas se basa en telemática Dispositivos que recopilan, procesan y transmiten datos a través de un servidor en la nube. Estos dispositivos se conectan directamente a los puertos de diagnóstico del vehículo, que proporcionan un flujo de información como:
- Ubicación del vehículo
- Velocidad del vehículo
- El consumo de combustible
- Tiempo y distancia recorrida
- Tiempo de ralentí del motor
- Comportamiento de conducción
Esta información se envía a un servidor en la nube y es accesible a través de un software de gestión de flotas como Telemática de flotas de CalAmpLos administradores de flotas pueden generar informes a pedido, ver tendencias históricas y monitorear su flota directamente desde el panel de control.
Características comunes del software de gestión de flotas
Ya sea que tenga pocos camiones o cientos de vehículos comerciales en su flota, una buena gestión de flota es fundamental. Pero intentar gestionarla con hojas de cálculo o papel no es práctico.
Estas son algunas de las características clave que ofrece el software de gestión de flotas de vehículos.
localización por GPS
El rastreo por Sistema de Posicionamiento Global (GPS) es una de las funciones principales del software de gestión de flotas. Estos sistemas le ayudan a monitorear su flota y rastrear sus activos en tiempo real.
Junto con la telemática, también puede rastrear aspectos como la velocidad del vehículo, el rendimiento del motor, el consumo de combustible y más. Esta información puede ayudarle a optimizar sus operaciones y supervisar el rendimiento del conductor.
Planificación y optimización de rutas
Ya sea para entregar mercancías o reunirse con clientes, es importante que sus conductores tomen las rutas más eficientes. De lo contrario, pasarán más tiempo en la carretera y consumirán más combustible.
Otra característica del software de gestión de flotas es la capacidad de planificar y optimizar rutas con antelación, considerando las paradas para repostar y los descansos. La optimización de rutas permite ahorrar combustible y mejorar los plazos de entrega.
Geofencing o monitoreo de regiones
geofencing Es el proceso de crear límites virtuales. Permite monitorear y restringir el movimiento de la flota a regiones específicas.
Con el geofencing, puede configurar alertas cuando los conductores entran o salen de áreas designadas, lo cual es útil para brindar actualizaciones en tiempo real a sus clientes. También puede recibir notificaciones si los conductores se desvían de los límites designados sin autorización.
Programación de mantenimiento
El software de gestión de flotas incluye funciones que le permiten mantenerse al día con los servicios regulares, como cambios de aceite, alineación de ruedas y más. También puede recordarle cuándo deben realizarse ciertos servicios según datos del motor, como el kilometraje.
Mantener su flota en óptimas condiciones puede ayudar a minimizar el tiempo de inactividad, extender la vida útil de su equipo y mejorar la seguridad del conductor.
Informes detallados
El software de gestión de flotas proporciona una gran cantidad de información que los administradores de flotas pueden utilizar para ayudar con la planificación de rutas, mejorar la eficiencia de la flota y proteger activos valiosos.
Éstos incluyen:
- Distancia recorrida
- Tiempo de ralentí del motor
- Numero de paradas
- Tiempo medio en sitio
- Eventos de exceso de velocidad
Con esta información, los administradores de flotas pueden tomar medidas para maximizar la utilización del vehículo y mejorar la seguridad del conductor. Por ejemplo, si observan un tiempo excesivo de ralentí del motor, pueden reiterar la importancia de apagarlo.
Beneficios del software de gestión de flotas
Gestionar una flota puede ser un desafío. Por eso, cada vez más administradores de flotas recurren al software de gestión para obtener una visión más integral de su flota.
A continuación se presentan algunos de los principales beneficios de implementar un software de gestión de flotas.
Mejorar la seguridad del conductor y supervisar el rendimiento
La seguridad del conductor es de suma importancia.
El software de gestión de flotas incorpora telemática integrada en sus vehículos, que transmite datos en tiempo real a través de sensores a bordo. Los administradores de flotas pueden supervisar datos como la velocidad del motor, el tiempo de ralentí, la ubicación y otros datos clave para el diagnóstico del vehículo.
Conductas de conducción agresivas, como el exceso de velocidad y las frenadas bruscas, pueden incrementar los costos operativos al dañar la valiosa carga, aumentar el riesgo de accidentes y aumentar el riesgo de responsabilidad civil del operador de la flota. Los administradores de flotas pueden configurar alertas en tiempo real para este tipo de comportamientos.
Además, los administradores de flotas pueden acceder a las transmisiones a través de las cámaras de video del tablero para revisar los incidentes. Al monitorear el comportamiento al volante, pueden tomar medidas para mejorar la seguridad vial. Por ejemplo, pueden actualizar su capacitación y crear programas para recompensar la conducción segura.
Programe el mantenimiento preventivo y reduzca el tiempo de inactividad no programado
El tiempo de inactividad del vehículo puede costar entre $488 a $760 USD Hasta $760 por vehículo al día, sin incluir el costo de las reparaciones. Realizar mantenimiento preventivo puede minimizar las paradas no programadas. Por ejemplo, realizar cambios de aceite regulares, revisar las bujías y cambiar las pastillas de freno.
Por supuesto, realizar el seguimiento del mantenimiento rutinario de una flota en expansión no es fácil. Un software de gestión de flotas como CalAmp Fleet Telematics le ayuda a identificar pequeños problemas antes de que se agraven.
Con CalAmp Fleet Telematics, también puede crear recordatorios programados según el kilometraje y el uso. Esto le ayuda a anticiparse a los programas de mantenimiento, lo que garantiza el funcionamiento eficiente de su flota y la seguridad de sus conductores.
Menor consumo de combustible
El Departamento de Energía estima que los camiones pesados consumen aproximadamente 0.8 galones de combustible por hora cuando sus motores están en ralentí. La Asociación Americana de Camiones estima que el ralentí duplica el desgaste del motor debido a la acumulación de residuos de carbón, lo que cuesta un adicional. $2,000 por camión anualmente para mantenimiento.
El software de gestión de flotas puede ayudar a reducir el consumo de combustible. Una forma de lograrlo es monitorizando el tiempo de ralentí del motor. Los administradores de flotas pueden utilizar estos datos y ayudar a establecer las mejores prácticas para reducir el ralentí innecesario del motor.
Mantener el cumplimiento de ELD
A partir de diciembre de 2017, la mayoría de los vehículos comerciales (CMV) deben tener instalado un dispositivo de registro electrónico (ELD) de acuerdo con la Administración Federal de Seguridad de Autotransportistas de los Estados Unidos (FMCSA).
El mandato busca mejorar la seguridad vial y evitar que los conductores fatigados conduzcan. Los operadores de vehículos deben registrar electrónicamente sus Horas de Servicio (HOS). La norma HOS establece que los conductores de camiones solo pueden conducir un máximo de 11 horas en un turno de 14 horas.
CalAmp se ha asociado con Telemática asegurada para brindar una solución ELD integral que le ayude a mantener el cumplimiento. Apollo ELD de Asegurado Telematics ha sido aprobado por la FMCSA y permite a los conductores administrar fácilmente sus registros HOS, informar inspecciones de vehículos y más.
Prevenir casos de fraude
Una realidad a la que se enfrentan los administradores de flotas es el fraude. Algunos ejemplos incluyen conductores que usan tarjetas de combustible para gastos personales o incluso materiales de la empresa para negocios secundarios.
Software de gestión de flotas combinado con una solución de seguimiento como Etiquetas CalAmp Le permite mantener un registro de activos valiosos.
En un caso, una empresa de calefacción y aire acondicionado sospechó que los empleados estaban usando Freón comprado por la empresa para actividades no comerciales, lo que le costaba a la empresa cientos de dólares cada semana.
Con una etiqueta CalAmp colocada en los cartuchos de freón y configurada para realizar escaneos regulares, el propietario pudo confirmar sus sospechas. Lea cómo... empresa de climatización Se utilizaron etiquetas CalAmp para rastrear los activos de la empresa y prevenir el fraude.
Con estos beneficios clave en mente, está claro que el software de gestión de flotas puede tener un impacto positivo en su negocio.
¿Quién utiliza el software de gestión de flotas?
Casi todas las empresas que operan vehículos comerciales dependen en cierta medida de la gestión de flotas. Así es como los empleados de diferentes sectores utilizan el software de gestión de flotas para garantizar un funcionamiento óptimo.
Gerentes de flotas
Los gerentes de flota supervisan las operaciones de la flota. Sus tareas incluyen programar el mantenimiento de los vehículos, supervisar el comportamiento de los conductores y determinar cuántos y qué tipo de vehículos se necesitan para operar eficientemente.
El software de gestión de flotas ayuda a los administradores de flotas a obtener una visión en tiempo real de toda su flota, para que puedan tomar decisiones comerciales más inteligentes y mejores.
Gestores de proyectos
Los gerentes de proyecto son responsables de que los proyectos se entreguen a tiempo y dentro del presupuesto. Parte de sus responsabilidades incluye planificar y organizar todos los recursos necesarios.
Por ejemplo, los gerentes de proyectos en una obra en construcción pueden usar software de gestión de flotas para garantizar que el equipo y las herramientas estén en el lugar correcto en el momento correcto.
Gerentes de mantenimiento
Los gerentes de mantenimiento de flotas son responsables de coordinar el mantenimiento y las reparaciones. Su trabajo consiste en minimizar las paradas no programadas y mantener los vehículos en óptimas condiciones.
Con el software de gestión de flotas, los gerentes de mantenimiento pueden monitorear la “salud” general de cada vehículo y recibir alertas cuando se activan ciertos códigos de motor.
Gerentes de logística
Los gerentes de logística coordinan el almacenamiento y la distribución de mercancías. Pueden usar software de gestión de flotas para obtener visibilidad en tiempo real de la carga y mantener la eficiencia de las cadenas de suministro de la empresa.
Gerentes de seguridad
Los gerentes de seguridad desempeñan un papel fundamental en la gestión de flotas. Con el software de gestión de flotas, pueden supervisar el comportamiento de los conductores, analizar los accidentes de vehículos y establecer nuevas políticas para prevenir incidentes similares.
Gerentes de cumplimiento
Toda empresa que opere una flota debe cumplir con las regulaciones del Departamento de Transporte (DOT) y la FMCSA. El incumplimiento puede resultar en multas severas o la suspensión del servicio.
Los gerentes de cumplimiento pueden usar el software de gestión de flotas para garantizar que los conductores registren sus HOS y verifiquen que los vehículos hayan completado las inspecciones necesarias.
Factores de la migración
Por supuesto, los conductores pueden utilizar el software de gestión de flotas a través de una interfaz para acceder a la información de los clientes, realizar un seguimiento de sus horarios diarios, recopilar firmas y más.
Estas son solo algunas de las muchas maneras en que los empleados de su organización pueden usar el software de gestión de flotas. Otros ejemplos incluyen el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento por parte de los altos ejecutivos para identificar áreas de mejora.
Una guía paso a paso para implementar un software de gestión de flotas
Una flota más eficiente tiene un impacto más positivo en sus resultados. Sin embargo, necesita las herramientas adecuadas para gestionar y optimizar sus operaciones.
Siga estos pasos para implementar un software de gestión de flotas en su organización.
1. Obtenga la aceptación del liderazgo
Implementar un software de gestión de flotas es una tarea enorme, por lo que es importante contar con la aceptación de las partes interesadas clave.
El primer paso para lograr la aceptación es considerar el impacto de la implementación (por ejemplo, gerentes de flota, técnicos, conductores, etc.). A continuación, mostrar cómo el software de seguimiento de flotas beneficiará a cada grupo.
Por ejemplo, si las paradas no programadas causan problemas a los administradores de flotas, puede mostrar cómo el uso del software puede ayudarles a mantenerse al día con los programas de mantenimiento. Proporcione datos y métricas para respaldar su visión.
Asegúrese también de obtener retroalimentación de las partes interesadas clave. Su equipo estará más receptivo al cambio si siente que participa en la implementación.
2. Define tus necesidades de gestión de flotas
Antes de empezar a buscar un software de gestión de flotas, debe determinar cuáles son sus necesidades. Un buen punto de partida es anotar los problemas o desafíos que enfrenta su equipo.
Los desafíos comunes que enfrentan los administradores de flotas incluyen:
- Mantener los vehículos en óptimas condiciones
- Control de costes de combustible y mantenimiento
- Gestión de los plazos de entrega
- Cómo evitar la sobrecarga de información
- Cumplir con los requisitos de cumplimiento
Definir sus necesidades de gestión de flotas le ayudará a encontrar la solución adecuada. También le ayudará a determinar las características más importantes para su organización.
3. Establezca sus objetivos de gestión de flota
El siguiente paso es establecer objetivos para la implementación del software de gestión de flotas. Esto le permitirá establecer puntos de referencia y medir el progreso.
Algunos ejemplos de objetivos que puedes establecer incluyen:
- Mejorar los tiempos de entrega en un x%
- Reducir el número de incidentes de tráfico en un x%
- Reducir los costos de combustible y operación en un x%
- Reducir el tiempo promedio en el sitio en un x%
Comparar estas métricas antes y después le permitirá medir el impacto de la plataforma de gestión de flotas elegida.
4. Elija un software de gestión de flotas
Elegir el software de gestión de flotas adecuado no es fácil, ya que existen muchas opciones. Aquí tienes algunos aspectos a considerar para ayudarte a reducir tus opciones:
- Características: Considere las necesidades de gestión de su flota para determinar qué funciones son importantes para usted. Por ejemplo, si la gestión del combustible es una de sus principales prioridades, le conviene buscar un software que registre el tiempo de inactividad del motor y monitoree el consumo de combustible.
- Facilidad de uso: El objetivo de usar un software de gestión de flotas es optimizar sus operaciones. La solución que elija debe tener una interfaz intuitiva que todo su equipo pueda usar de inmediato con una capacitación mínima.
- Escalabilidad: Quizás solo tenga unos pocos vehículos en su flota, pero esa cantidad puede crecer rápidamente a medida que sus operaciones se expanden. El mejor software de gestión de flotas de vehículos se adaptará fácilmente a sus necesidades.
- Instalación: Los dispositivos telemáticos permiten rastrear vehículos mediante GPS. Sin embargo, es importante considerar la facilidad (o dificultad) de instalación.
- Atención al cliente: Los problemas técnicos pueden causar retrasos innecesarios en sus operaciones. Asegúrese de elegir un proveedor que ofrezca un excelente servicio al cliente. Si necesita ayuda, sabe que podrá obtenerla.
Prepare una lista de diferentes proveedores y compare cada opción con sus necesidades. Si una solución de gestión de flotas no incluye una función que necesita, táchela. Considere formar un equipo de selección de software para que le ayude con este paso.
5. Crear un plan de implementación
Implementar cambios significativos de golpe no suele ser buena idea. En su lugar, conviene crear un plan de implementación que divida el proceso en pasos más pequeños. Esto ayudará a tu equipo a adaptarse gradualmente a los nuevos cambios.
Designe a un líder de proyecto para supervisar la implementación de su plan. Esta persona trabajará con quienes supervisan diferentes aspectos de las operaciones de su flota (mantenimiento, cumplimiento, etc.). Por ejemplo, se coordinará con los gerentes de flota para garantizar que los vehículos estén listos para las instalaciones.
A medida que implemente su plan, asegúrese de comunicarse con su equipo. Los cambios organizacionales son 6.3 equipos Es más probable que tengan éxito cuando los líderes son transparentes sobre los esfuerzos de cambio con el resto de la organización.
6. Eduque y capacite a su equipo
Tanto si se está iniciando en el software de gestión de flotas como si está cambiando de solución, asegúrese de ofrecer la capacitación adecuada. Lo último que quiere es que sus conductores estén en el campo y no entiendan cómo funcionan ciertas funciones.
Organice sesiones de capacitación in situ para ayudar a sus conductores a familiarizarse con el software de gestión de flotas que elija y fomentar las preguntas. Cualquier persona que utilice la plataforma, como gerentes de flota y técnicos, también debería recibir capacitación.
Por último, recuerde que la capacitación es un proceso continuo. Si realiza algún cambio en la política de flota de su empresa, solicite a su equipo que revise las secciones correspondientes.
Conclusión
Sin duda, la tecnología puede aumentar la eficiencia de sus operaciones. Con un software de gestión de flotas, puede mejorar la eficiencia de sus conductores, reducir las paradas no programadas y prolongar la vida útil de sus equipos.
Telemática de flotas de CalAmp El software de gestión de flotas incluye todo lo que necesita para administrar su flota: rastrear sus vehículos y activos en tiempo real, generar informes personalizados, programar trabajos de mantenimiento y más.
Solicite una demostración hoy para ver nuestro software de gestión de flotas en acción, o contactar a nuestro equipo técnico. Si buscas algo más específico.