Independientemente de que un operador de flota supervise 10 o 100 vehículos, debe garantizar que todos los vehículos lleguen a tiempo, los conductores estén seguros y no haya pérdidas, daños ni robos.
La gestión manual de flotas mediante hojas de cálculo de Excel y llamadas telefónicas constantes es cosa del pasado. El software de seguimiento de flotas se ha vuelto omnipresente, pero aun así, los operadores y gerentes deben elegir la tecnología y las herramientas adecuadas.
Si elige un software de seguimiento demasiado básico, seguirá pegado al teléfono, contactándose constantemente con los conductores y el personal del lugar de trabajo para asegurarse de que todo se complete a tiempo.
Por otro lado, un sistema dinámico de seguimiento de flotas GPS puede ayudar a los gerentes y operadores a rastrear, analizar y optimizar todas las operaciones de su flota en tiempo real.
En este artículo, analizaremos el seguimiento de flotas, qué es, por qué necesita un software de seguimiento de flotas y las características que debe tener este software.
¿Qué es el seguimiento de flotas?
El rastreo de flotas es un sistema que se utiliza para supervisar y gestionar los vehículos y activos de la flota, como conductores, trabajadores y equipos. El sistema de posicionamiento global (GPS) es el método principal utilizado en este sistema.
Otros términos utilizados para describir este proceso son Localización Automática de Vehículos (AVL) y rastreo de vehículos.
Los operadores de flotas y los propietarios de negocios utilizan software de seguimiento, como la solución CalAmp Fleet Telematics, para ver dónde se encuentra cada vehículo en tiempo real, acceder a estadísticas generales del vehículo y supervisar cómo los conductores manejan sus vehículos.
El software avanzado de seguimiento de flotas GPS puede proporcionar información más completa, como recordatorios de servicio, kilometraje y uso en tiempo real y notificaciones relacionadas con la seguridad del conductor y del vehículo.
¿Por qué utilizar un software de seguimiento de flotas?
Los operadores de flotas, los responsables de seguridad, los gestores de proyectos, el personal de mantenimiento y el personal de logística valoran una buena herramienta de gestión de flotas con seguimiento GPS debido a estos ocho beneficios:
#1. Menores costes de mantenimiento y riesgos de averías.
El software de gestión de flotas puede ayudar a operadores, propietarios de empresas y gerentes a reducir los costos de mantenimiento. Aquí te explicamos cómo:
- Software como CalAmp Fleet Telematics monitorea el diagnóstico de su vehículo. Este monitoreo automático le permite identificar de inmediato pequeños problemas de mantenimiento en cuanto surgen.
- Los administradores u operadores reciben notificaciones de estos problemas y pueden reparar los vehículos antes de que un problema menor se convierta en un gasto importante.
- Como también puedes ver todos tus vehículos en un tablero en tiempo real, puedes crear mejores cronogramas.
- Los administradores de flotas también pueden agregar vehículos para cubrir aquellos que están en reparación, o pueden eliminar vehículos que consideren excesivos.
- Los operadores también pueden establecer recordatorios de servicio basados en el kilometraje o informes de uso, que están disponibles en tiempo real.
- Los propietarios de flotas pueden ver qué vehículos necesitan mantenimiento constante y pueden reemplazarlos con vehículos en pleno funcionamiento.
Estas características le ayudan a reducir los costos de mantenimiento de su flota y a prolongar su vida útil.
#2. Crea rutas más eficientes y optimiza las asignaciones de trabajo
Con la ayuda del rastreo GPS, los operadores pueden diseñar rutas que ayuden a su flota a operar de forma más productiva. Tener una visión general de todas las operaciones puede ayudar a transformar una flota dispersa y desorganizada en una que realice más trabajo en menos tiempo.
Algunos programas de seguimiento de flotas ayudan a los operadores a establecer rutas específicas para cada vehículo. Las opciones de ruta permiten maximizar la eficiencia.
También mejoran la capacidad de programación de su flota. Dado que los gerentes pueden ver la ruta asignada a un vehículo y estimar el tiempo que tarda en completarla, pueden crear horarios y asignaciones de trabajo que se ajusten a las diferentes opciones de ruta.
Cuando sabe que el “Camión A” va a un área específica como parte de la “Ruta 1”, puede programar asignaciones de trabajo adicionales dentro de esa ruta para que el camión pueda completar más tareas.
Esto reduce la necesidad de vehículos y personal adicionales para la flota. En esencia, se puede realizar más trabajo con menos recursos de la flota.
#3. Reducir los costos de combustible
Sin un sistema de gestión de flotas coherente, los vehículos se programan en rutas y tareas en función de diversos factores no concretos.
Por ejemplo, los operadores de flotas podrían asignar entregas varias veces al día en la misma área según cuándo los clientes realicen los pedidos.
Estas entregas repetidas significan que los vehículos de su flota deben viajar de ida y vuelta, desperdiciando grandes cantidades de combustible.
Con una herramienta de seguimiento de flotas, puede recopilar datos precisos y optimizar la utilización y las asignaciones de la flota para reducir los costos de combustible.
Así, utilizando el mismo ejemplo mencionado anteriormente, los operadores de flotas ahora pueden utilizar el software para programar todas las entregas en un área para que se completen en un turno de mañana y otro de tarde, en lugar de enviar vehículos al azar durante todo el día.
Cambios como estos parecen complicados al principio. Pero cuando se tienen datos detallados y precisos al alcance de la mano, idear e implementar cambios puede ser más fácil.
#4. Despacho puntual
Todos conocemos la frustrante sensación de esperar un pedido todo el día, solo para que llegue al día siguiente o incluso más tarde. Es lo mismo cuando te ausentas del trabajo porque viene un electricista a arreglar tu electrodoméstico, pero no llega a tiempo.
Estas experiencias irritan a los clientes y dan lugar a críticas negativas para el vendedor/proveedor de servicios y la empresa de logística.
Dependiendo de la magnitud del incidente, su cliente podría dudar en volver a utilizar los servicios de su flota. Por eso, la puntualidad en el despacho y la entrega son vitales.
El software de rastreo GPS de flotas facilita el despacho puntual de productos y servicios, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente. Esto se debe a que los operadores de flotas pueden optimizar sus horarios para un alto rendimiento.
Con el software de gestión de flotas, puede aumentar la eficiencia y planificar los horarios con días de antelación. Cualquier posible retraso se detecta y se puede solucionar sin afectar al cliente.
#5. Mejorar la seguridad y la protección
El seguimiento de flotas permite a los operadores y administradores garantizar la seguridad de sus vehículos, activos y conductores. Algunas funciones clave son:
- Prevenir el robo de vehículos y el uso no autorizado: Cada vehículo se rastrea en tiempo real, por lo que cualquier actividad potencialmente peligrosa se detecta de inmediato. También se pueden crear geocercas que asignan y monitorean el movimiento de los vehículos. El rastreo también puede ayudar a las fuerzas del orden a recuperar bienes robados.
- Monitoreo visual: Una solución telemática de vídeo totalmente integrada como Seguridad basada en video de CalAmp Pueden proporcionar transmisiones de video o imágenes del conductor y la carretera. Estos videos ayudan a mantener a los conductores bajo control y también sirven como material de apoyo en caso de un incidente vial.
- Alertas: Los operadores pueden configurar alertas para incidentes relacionados con el exceso de velocidad. Pueden comparar la velocidad actual con el límite de velocidad establecido en una ubicación específica.
- Tags: Etiqueta CalAmp Las soluciones permiten a los operadores colocar sensores de proximidad inteligentes rastreables en sus activos para garantizar que equipos costosos nunca se pierdan ni se olviden.
Estas funciones de seguimiento de flotas ayudan a los operadores y propietarios a garantizar que la seguridad nunca se vea comprometida.
#6. Gestión remota de flotas
La mayoría de los sistemas de gestión de flotas en línea funcionan en múltiples dispositivos para que los operadores de flotas puedan administrar sus vehículos y activos desde cualquier lugar.
Esto brinda la libertad de trabajar desde diferentes ubicaciones y administrar múltiples ubicaciones de la flota, como un sitio de trabajo o un almacén.
Todas las funciones necesarias están disponibles en un software dinámico compatible con teléfonos, computadoras de escritorio, portátiles o tabletas. Esto es esencial para la gestión de flotas móviles.
La gestión remota de flotas también reduce las horas de trabajo administrativo, ya que los administradores pueden supervisar, optimizar y recopilar comentarios sobre su flota desde una ubicación conveniente, como la oficina, en lugar de viajar a sitios de trabajo individuales.
#7. Modernice sus tarjetas de tiempo
Las geocercas son límites digitales que pueden eliminar la necesidad de registrar manualmente los registros en lugares de trabajo, estaciones de servicio y más.
Cuando una empresa configura una geocerca , cualquier vehículo de su flota que entre en ella queda registrado automáticamente en el sistema. Esto también puede funcionar como un registro de horas para el conductor.
Los vehículos que salen de la geovalla se registran automáticamente como salidos.
Toda esta información se guarda en un panel y puede utilizarse para simplificar el proceso de nómina. Ya no es necesario recopilar y mover datos manualmente. Todos los datos están justo donde los necesita. Solo tiene que introducirlos en su proveedor de nómina.
#8. Ahorra tiempo y dinero
Las características anteriores ayudan a los administradores de flotas a ahorrar dinero y tiempo mientras mantienen a los conductores seguros.
No sólo ahorran horas perdidas y reducen el consumo de combustible con la optimización de la flota, sino que el software le ayuda activamente a ahorrar dinero.
Por ejemplo, el diagnóstico vehicular en tiempo real ayuda a los operadores a comprender si los vehículos funcionan correctamente. Las alertas de mantenimiento fomentan la acción temprana, lo que se traduce en ahorro de tiempo y dinero.
Cómo funcionan los sistemas de seguimiento de flotas
Hay tres componentes principales de un sistema de seguimiento de flotas:
- El dispositivo en el vehículo
- Servidores
- Aplicaciones o software
Al utilizar CalAmp Fleet Telematics, cada vehículo está equipado con un dispositivo GPS que rastrea la ubicación, registra diagnósticos y otros datos en tiempo real. Al añadir las etiquetas CalAmp y las soluciones de seguridad basadas en video, se crea un catálogo completo y actualizado periódicamente de datos, videos y ubicación de activos.
Toda esta información se envía luego a nuestra plataforma en la nube, que interpreta los datos y luego los envía a su dispositivo móvil o de escritorio.
En el software CalAmp Fleet Telematics, puede ver actualizaciones de seguimiento en tiempo real y datos de la cámara de video y las etiquetas de los activos.
Soluciones de seguimiento de flotas para diferentes industrias
Así es como CalAmp ha ayudado a los administradores de flotas en múltiples industrias:
Seguimiento de vehículos - OEMS de la Mancomunidad de Virginia
Los funcionarios del Servicio Médico de Emergencia de Virginia (OEMS, por sus siglas en inglés) recorren los 42,774 kilómetros cuadrados del estado para garantizar que la formación, las certificaciones y las credenciales del personal médico de emergencia estén actualizadas.
Los empleados de OEMS suelen compartir vehículos compartidos cuando acuden a las inspecciones. Para un mejor seguimiento del uso del vehículo por parte de cada agente, el estado colaboró con CalAmp para instalar lectores de tarjetas de identificación estatales individuales en sus vehículos compartidos.
Esta solución mejoró enormemente el seguimiento de los viajes de cada inspector. Eliminó la necesidad de los informes de viaje manuales mensuales, semanales y diarios que se utilizaban anteriormente, habilitó los registros automáticos de las cabinas de peaje mediante geocercas y ayudó a los administradores a brindar un mejor soporte a los inspectores que enfrentan problemas con los vehículos en terreno.
Gestión de activos - Empresa de servicios de restauración
El dueño de una empresa de restauración tenía problemas con los trabajadores que olvidaban sus linternas de 200 dólares en los lugares de trabajo. Los técnicos no podían trabajar hasta que encontraban la linterna o la reemplazaban. Esto provocaba retrasos y un aumento en los costos laborales.
ArgoTrak, concesionario y proveedor de servicios de CalAmp, ayudó al propietario instalando etiquetas CalAmp en cada linterna. Cada vez que una linterna se alejaba del vehículo, se enviaban alertas al propietario y a los dispositivos telemáticos de CalAmp a bordo, lo que facilitaba una rápida recuperación.
Esto aumentó significativamente el presupuesto del propietario en su primera semana de uso.
Reducción del costo del combustible - Obras Públicas del Condado de Florida
El condado de Florida instaló dispositivos de rastreo GPS de CalAmp en 556 vehículos de servicios públicos para responder mejor a las quejas de la comunidad y mejorar la planificación de la flota.
Esto mejoró la gestión de las órdenes de trabajo y mejoró el comportamiento de los conductores, ya que los datos se enviaban automáticamente a la oficina central. Como resultado, ya no tenían que depender de información sin fundamento y podían servir a su comunidad con datos fiables.
Los datos en tiempo real permitieron tomar mejores decisiones laborales y el condado de Florida ahorró aproximadamente $150,000 en costos anuales de combustible en 2020.
¿Qué buscar en un software de gestión de flotas?
Su sistema de seguimiento de flota GPS debe tener las siguientes características:
#1. Monitoreo en tiempo real
La función más básica de cualquier software de gestión de flotas es la capacidad de rastrear vehículos y activos en tiempo real. Conocer la ubicación de cada automóvil, camión, remolque o vehículo de una flota permite a los operadores gestionar las operaciones eficazmente.
CalAmp Fleet Telematics, por ejemplo, proporciona actualizaciones en tiempo real sobre la ubicación del vehículo, la ubicación de los activos, el estado, el diagnóstico del motor, la utilización y más. Todos estos datos se actualizan al instante y se visualizan fácilmente en una sola pantalla.
La recopilación de estos datos permite optimizar la flota mediante una mejor programación, planificación de rutas y gestión de vehículos. Los operadores de flotas pueden identificar rápidamente las causas de los retrasos u otros problemas y solucionarlos directamente desde sus teléfonos, ordenadores o tabletas.
#2. Paneles de control intuitivos
Por supuesto, no querrá que su sistema de seguimiento de flotas sea un flujo constante de números y datos que tenga que descifrar manualmente. Esto anula todo el propósito y solo consume un poco menos de tiempo que mantenerse en contacto con los conductores por teléfono.
Su software de rastreo GPS de flotas debe proporcionar datos prácticos y fáciles de entender de un vistazo. Los números complejos o los datos de ubicación se desglosan en contenido visual y dinámico.
Por ejemplo, en el software CalAmp Fleet Telematics, puede ver dónde está un vehículo en tiempo real en lugar de solo obtener una ubicación general.
Su panel de control no solo permite rastrear la ubicación. También debe ofrecer una visión general de todo lo relacionado con su flota, incluyendo incidentes y métricas.
#3. Alertas personalizadas
Cuando una flota cuenta con varios vehículos, los operadores deben poder actuar con rapidez para brindar apoyo o corregir a los conductores. Su sistema de seguimiento de flotas desempeña un papel fundamental en este aspecto.
Las alertas periódicas son clave para la gestión de flotas. Por ejemplo, CalAmp Fleet Telematics le envía notificaciones de mantenimiento periódicas para que pueda solucionar cualquier pequeño problema antes de que se convierta en uno grave.
Además, puede crear alertas personalizadas para múltiples escenarios, como el comportamiento del conductor, los códigos de falla del motor, el consumo de combustible y el tiempo de inactividad del motor. Estos factores causan retrasos en las entregas o servicios, aumentan los gastos y podrían generar problemas legales.
Por ejemplo, los operadores pueden usar CrashBoxx , el servicio de gestión de riesgos vehiculares de CalAmp , para configurar alertas personalizadas en caso de colisión. Si ocurre una, los operadores, las aseguradoras y el destinatario designado por el conductor reciben una notificación inmediata. Además, obtienen datos cruciales relacionados con el accidente prácticamente en tiempo real, junto con informes de accidentes del fabricante.
CrashBoxx también puede ayudar a reconstruir el accidente mediante datos detallados sobre lo ocurrido antes, durante y después del accidente. Esto facilita la investigación y puede exonerar al conductor. Este tipo de software puede automatizar los informes de incidentes y agilizar significativamente el proceso de reclamaciones.
#4. Cuadro de mando del comportamiento del conductor
El rastreo GPS es un buen punto de partida para la gestión de flotas, pero los datos no siempre son suficientes. A veces es necesario supervisar la situación. Por eso, las buenas herramientas de rastreo de flotas utilizan videotelemática.
Las soluciones de telemática de vídeo, como CalAmp Video-Based Safety, utilizan cámaras con inteligencia artificial orientadas hacia la carretera y el conductor, para que los gestores de flotas puedan supervisar constantemente a sus conductores, vehículos y activos.
Las cámaras de video ayudan a los conductores y a los administradores de flotas. Por ejemplo, los administradores pueden usarlas para supervisar el comportamiento de los conductores y corregirlos cuando incurren en conductas perjudiciales, como exceder la velocidad, seguir de cerca a otros vehículos, tomar curvas bruscas o frenar bruscamente.
Este asesoramiento amable y en tiempo real puede ser más efectivo que un correo electrónico o una llamada telefónica posterior. Además, aumenta la confianza del conductor y genera confianza.
Los conductores están protegidos de problemas legales o laborales ya que tienen vídeos que demuestran su comportamiento.
#5. Compatibilidad con múltiples dispositivos
Su sistema de gestión de flotas debe funcionar en todas las plataformas principales, incluidos teléfonos, computadoras de escritorio, portátiles y tabletas.
La desventaja de la mala compatibilidad entre plataformas es que se pierden notificaciones, incidentes y alertas.
Por ejemplo, si su software solo funciona en una computadora de escritorio, las notificaciones fuera del horario laboral se perderán y solo se revisarán al siguiente día laborable. Esto podría provocar que se ignoren alertas urgentes y problemas generales, desde conductores hasta repartidores.
Cuando su plataforma de administración funciona en todos sus dispositivos, usted y su personal pueden administrar su flota de forma remota y reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas repetitivas, como registros de viaje individuales e informes escritos en lápiz y papel.
#6. geocercas
El geofencing permite a los administradores de flotas crear un radio alrededor de una obra, rutas de entrega, almacén u otra ubicación. Este geofencing registra automáticamente la entrada o salida de los vehículos, por lo que los conductores ya no tienen que registrar manualmente su entrada o salida.
Esta función de telemática para flotas de CalAmp también permite a los operadores de flotas controlar las horas de llegada y salida de sus vehículos, lo que podría revelar posibles retrasos o errores.
Por ejemplo, si hay informes constantes de clientes sobre entregas tardías de un vehículo o en un área, puede cotejar información de ubicación e información de geocerca para ver dónde se produce realmente la demora.
#7. Funciones adicionales
Una vez que haya instalado su software de seguimiento de flota, se dará cuenta de que se puede hacer mucho más a través de integraciones y complementos.
Con CalAmp, puedes añadir servicios como CalAmp Tag o CrashBoxx para obtener una visión más completa de tu vehículo y tus bienes.
También puede realizar integraciones a gran escala con Supply Chain Visibility y nuestras otras soluciones para visualizar las operaciones de su flota y todo su flujo de trabajo.
Seguimiento de flotas basado en aplicaciones vs. "caja negra"
Un dispositivo GPS o telemático, comúnmente conocido como una "caja negra", se instala en los vehículos de su flota. Este dispositivo transmite datos sobre el camión, el remolque y el conductor a la nube, que luego muestra información en tiempo real sobre su flota en una aplicación de gestión de flotas fácil de usar, como CalAmp Fleet Telematics.
Otras empresas utilizan el rastreo mediante teléfonos inteligentes, sin necesidad de instalar un dispositivo GPS en el vehículo. En su lugar, los operadores de flotas simplemente rastrean el teléfono del conductor para determinar su ubicación.
En el seguimiento de flotas basado en aplicaciones, los operadores de flotas dependen de que los conductores instalen la aplicación de seguimiento y proporcionen manualmente toda la información que la aplicación no puede proporcionar.
Por ejemplo, si la aplicación es un rastreador de ubicación básico, los conductores tendrán que rastrear factores como el kilometraje, el uso de combustible y el diagnóstico del motor por su cuenta.
¿Qué pasa si sus datos son inexactos? O peor aún, ¿qué pasa si desinstalan la aplicación cuando quieren para que no los rastreen?
Para evitar situaciones como esta, los operadores de flotas pueden optar por una solución integral de gestión de flotas como CalAmp Fleet Telematics, que incluye el dispositivo telemático, la plataforma en la nube y la aplicación. Esta herramienta de seguimiento de flotas cuenta con funciones que facilitan el mantenimiento y la mejora de la seguridad del conductor. Además, es inalterable.
Conclusión
El seguimiento de flotas es crucial para la satisfacción del cliente. Quiere que las entregas o servicios se presten puntualmente y de manera eficiente, y la logística es la base de esto.
Con un sistema de seguimiento GPS eficiente para flotas como CalAmp Fleet Telematics, los operadores de flotas pueden supervisar sus vehículos y conductores al tiempo que recopilan datos útiles e información valiosa para tomar decisiones más fundamentadas que mejoren la eficiencia y la seguridad de la flota.
Solicite una demostración hoy mismo para ver cómo nuestro software de seguimiento de flotas puede ayudarle, o póngase en contacto con nuestro equipo para obtener más información.