Como propietario-operador, sabe que cualquier vehículo de su flota que no esté en circulación le cuesta dinero a su empresa. Si bien se transportan millones de cargas a diario por todo Estados Unidos, no todas están optimizadas para lograr eficiencia y rentabilidad.
¿Cómo puede entonces expandir sus operaciones y obtener carga rentable? ¿Cómo puede mantener a sus conductores puntuales y satisfacer todas las necesidades de los clientes?
Una opción es utilizar un despachador de carga, alguien que pueda ayudarlo a encontrar y programar cargas para que su flota las entregue.
En este artículo, explicaremos qué es un despachador de carga y cómo puede optimizar las operaciones de su flota. También analizaremos las herramientas que puede proporcionarles para aumentar su productividad.
¿Qué es un despachador de carga?
Un despachador de carga, o despachador de camiones, es quien representa a su empresa en la búsqueda y negociación de carga. Sus funciones incluyen coordinar con los conductores de camiones, gestionar los horarios de entrega y mantener informados a los clientes.
Gestionar una operación de transporte conlleva sus propios desafíos, desde la contratación y retención de conductores cualificados hasta el cumplimiento normativo. Quizás el mayor reto sea encontrar nuevas cargas para transportar.
Aquí es donde las cosas se ponen complicadas.
No puedes elegir cualquier carga que te llegue. Debes considerar factores como el tipo de carga, las limitaciones de tiempo y los destinos para determinar si una carga es lo suficientemente rentable como para aceptarla. De lo contrario, te arriesgas a perder dinero.
Entonces, ¿cómo encontrar cargas rentables para transportar?
Una opción es usar los portales de carga, servicios que te conectan con transportistas que buscan transportistas para sus cargas. Piensa en ellos como mercados en línea o portales de empleo que puedes explorar. Algunos incluso tienen filtros avanzados que te permiten refinar tu búsqueda.
Los paneles de carga son excelentes herramientas que te ayudan a encontrar cargas rentables. Sin embargo, revisarlos exhaustivamente puede consumir mucho tiempo. Incluso si encuentras algo prometedor, es probable que otros también compitan por ello.
Los despachadores de carga trabajan entre bastidores para asegurar cargas de envío rentables y garantizar que los conductores cumplan con sus plazos de entrega. También pueden comunicarse directamente con los clientes para brindarles actualizaciones cuando sea necesario.
¿Qué hace un despachador de carga?
Los despachadores de carga desempeñan un papel fundamental tanto en flotas en crecimiento como consolidadas. Analicemos con más detalle sus responsabilidades.
Encontrar y negociar cargas
La función principal de un despachador de carga es ayudar a su empresa a encontrar y negociar cargas. Se basará en recursos como los paneles de carga e incluso en las conexiones existentes para encontrar cargas que se ajusten a sus preferencias y a las capacidades de su flota.
Si bien las empresas de transporte suelen emplear a despachadores como empleados, también pueden trabajar como contratistas independientes. Esto les da la flexibilidad de trabajar con diferentes transportistas.
Gestionar los horarios de entrega
Los despachadores de carga también son responsables de coordinar los horarios de entrega. Trabajarán directamente con los conductores para garantizar que la mercancía se recoja y entregue puntualmente.
Los despachadores suelen realizar un seguimiento de las entregas en tiempo real mediante la telemática de flotas , un sistema que utiliza la tecnología del Sistema de Posicionamiento Global (GPS) para rastrear y mostrar la ubicación de los vehículos en un mapa interactivo. Estos sistemas ayudan a los despachadores a realizar el seguimiento de las entregas e incluso proporcionan alertas si los conductores encuentran algún problema en sus rutas.
Supervisar los registros de los conductores
Los conductores de camiones comerciales deben completar un registro del conductor o un registro del estado de servicio (RODS), que registra información como fechas, números de vehículos y horas totales de conducción.
Un dispositivo de registro electrónico (ELD) registra automáticamente estos detalles y ayuda a las flotas a cumplir con la normativa ELD . Además, los operadores pueden acceder a los datos de estos dispositivos para asegurarse de que los conductores cumplen con la normativa y operan sus vehículos de forma segura.
Planificar rutas óptimas
Los despachadores de carga ayudan a los conductores a planificar rutas óptimas según sus entregas del día. Si los cierres de carreteras o las condiciones meteorológicas impiden que los conductores lleguen a sus destinos de forma segura, los despachadores deben poder cambiar de ruta sobre la marcha.
Supervisar y programar el mantenimiento
Un mantenimiento adecuado de la flota mantiene sus vehículos en buen estado, prolonga su vida útil y previene reparaciones costosas. Los coordinadores de transporte de mercancías pueden ayudar a programar las reparaciones y el mantenimiento.
Los responsables de la logística pueden utilizar una solución telemática para flotas con el fin de programar el mantenimiento preventivo en función del kilometraje y el uso. También tendrán en cuenta los horarios de entrega para minimizar el tiempo de inactividad de los vehículos.
Comunicarse con los transportistas
No hay dos cargas iguales. Los despachadores se comunicarán con los transportistas para determinar si existen requisitos especiales y transmitirán esa información a los conductores. También proporcionarán actualizaciones frecuentes si algo afecta el cronograma de entrega.
Informe a la gerencia
Finalmente, los despachadores informarán a los propietarios-operadores o a la alta gerencia y les proporcionarán actualizaciones sobre cualquier otro problema potencial. También pueden sugerir maneras de mejorar las operaciones de la flota.
Despachador de carga vs corredor de carga: ¿cuál es la diferencia?
Para encontrar carga para transportar, existen varias opciones. Puede usar un portal de carga o trabajar con un despachador de carga. Otra opción es trabajar con un agente de carga.
Veamos la diferencia entre un despachador de carga y un corredor de carga.
Despachadores de carga
Una distinción importante entre los despachadores de carga y los agentes de carga es para quién trabajan.
Los despachadores suelen ser empleados o contratados por las empresas de transporte. Dado que reciben un porcentaje de la tarifa de la empresa, intentarán negociar las mejores tarifas. Suelen realizar más tareas administrativas para las empresas de transporte, lo que los convierte en una contratación valiosa para operadores más pequeños.
Los buenos despachadores considerarán sus preferencias de ruta, tarifas de flete preferidas y especificaciones de equipo al buscar cargas. También se coordinarán con los conductores para garantizar la entrega puntual y mantener informados a los clientes.
La remuneración total estimada para un despachador de carga es de 55,954 dólares al año (39,606 dólares de salario base + 16,348 dólares de pago adicional por bonificaciones, comisiones, etc.).
Otra diferencia clave entre despachadores y corredores es que los primeros no tienen licencia ni seguro. No están legalmente autorizados para representar a los transportistas. Solo pueden representar a un transportista en la búsqueda y negociación de carga. Cualquier acuerdo sobre remuneración y bonificaciones se realiza estrictamente entre los despachadores y los transportistas a los que representan.
Agentes de carga
Los agentes de carga operan de forma independiente. Actúan como intermediarios entre los expedidores y los transportistas y ayudan a coordinar la logística de cada entrega.
Al igual que los despachadores, los agentes de carga ganan una comisión por cada transacción. Sin embargo, deben encontrar un equilibrio entre encontrar transportistas dispuestos a pagar tarifas más altas y ofrecer a los transportistas una tarifa que les genere una ganancia decente por la intermediación.
Por ejemplo, supongamos que un expedidor tiene una carga pendiente y contacta a un agente para encontrar un transportista. Ambos acuerdan una tarifa de $5,000. El agente encuentra un transportista que acepta transportarla por $4,500 y se queda con la diferencia como comisión. Sin embargo, no está obligado a revelar la tarifa original que negoció con el expedidor.
La siguiente gráfica muestra los salarios promedio y las tasas de comisión de los corredores de carga en diferentes regiones de EE. UU.:
A diferencia de los despachadores, los agentes de carga deben estar autorizados y registrados ante la Administración Federal de Seguridad de Autotransportistas ( FMCSA ). Si bien no están obligados a tener seguro, la mayoría opta por algún tipo de cobertura para limitar su responsabilidad.
Despachador de carga vs. corredor de carga: ¿cuál es el adecuado para usted?
Si su empresa es pequeña, contratar a un despachador de carga puede ayudarle a expandir sus operaciones. Además, los despachadores de carga suelen encargarse de gran parte del trabajo administrativo, lo que significa menos preocupaciones para usted como propietario-operador.
Los agentes de carga suelen ser más convenientes. Además, suelen tener relaciones más estrechas con diversos transportistas, lo que significa que pueden ayudarle a encontrar cargas rápidamente. Sin embargo, una desventaja es que algunos agentes podrían no negociar en absoluto porque no quieren arriesgarse a dañar las relaciones con ciertos transportistas.
Si contrata a un agente, asegúrese de que tenga licencia y esté registrado en la FMCSA. Si contrata a un despachador de carga, busque a alguien que pueda brindarle los servicios que necesita. Debe tener excelentes habilidades de comunicación, gestión del tiempo y organización. Considere pedir recomendaciones a otros propietarios-operadores.
Otra opción es trabajar con un servicio de despacho externo. Sin embargo, asegúrese de que la empresa tenga licencia de la FMCSA y lea atentamente los contratos antes de trabajar con ella.
Si decide contratar a un despachador de carga, es importante equiparlo con las herramientas adecuadas para realizar el trabajo.
Cómo la telemática puede ayudar a sus despachadores de carga
Los despachadores de carga tienen mucho que hacer, desde encontrar cargas rentables hasta programar a los conductores y garantizar el cumplimiento normativo. Confiar en hojas de cálculo y procesos manuales para gestionar estas tareas simplemente no es práctico.
Así es como CalAmp iOn puede ayudar a sus gestores de transporte de mercancías a trabajar de forma más productiva.
Obtenga visibilidad en tiempo real
La telemática de flotas utiliza tecnología GPS, lo que permite a sus despachadores monitorear las flotas en tiempo real. El sistema de rastreo permite a los despachadores proporcionar tiempos de entrega precisos a los clientes.
Además, los despachadores pueden usar el sistema de gestión de flotas para crear geocercas, o zonas virtuales que activan una alerta cuando los vehículos entran o salen de áreas designadas. Esto ayuda a prevenir el uso no autorizado.
Planificar los horarios de los conductores
Las rutas ineficientes aumentan los costos operativos y pueden retrasar las entregas. Con un sistema telemático de flotas, los despachadores pueden planificar rutas de entrega eficientes para sus conductores. También pueden acceder a información meteorológica en tiempo real y redireccionar rápidamente a los conductores si es necesario.
Estas superposiciones ayudan a los despachadores a orientar a los conductores en situaciones de retrasos debido al mal tiempo y tráfico pesado.
Mejorar la seguridad del conductor
El exceso de velocidad, las frenadas bruscas, las curvas cerradas y otras conductas peligrosas ponen en riesgo a sus conductores y a quienes los rodean. También pueden dañar su carga y aumentar el desgaste de sus vehículos.
Con CalAmp, los operadores pueden supervisar el comportamiento de los conductores y recibir alertas cuando estos realizan conductas de riesgo. Los gestores de flotas pueden identificar estas conductas y utilizar la información obtenida para mejorar la seguridad de los conductores.
Por supuesto, los datos por sí solos no siempre ofrecen una visión completa. Por ejemplo, un conductor puede haber frenado bruscamente para evitar chocar con algo. La combinación de un sistema telemático para flotas con cámaras de salpicadero con grabación de vídeo proporciona un contexto más completo sobre este tipo de incidentes.
Garantizar el cumplimiento
Los operadores de flotas deben cumplir con ciertas regulaciones. Una de ellas es el mandato ELD, que establece que los conductores deben tener un dispositivo instalado en sus vehículos para registrar su estado de servicio.
Un sistema telemático de flotas, combinado con un ELD compatible, garantiza que sus conductores cumplan con todas las regulaciones de la FMCSA. Además, los despachadores pueden avisar a los conductores si se están acercando a su límite de horas de servicio (HOS) o si olvidan realizar sus inspecciones diarias.
Monitorizar y rastrear activos
Una de las mayores responsabilidades de los despachadores de carga es garantizar que las entregas se realicen a tiempo. Con CalAmp, los despachadores pueden rastrear la ubicación en tiempo real de los activos, tanto motorizados como no motorizados.
Gracias a los sensores inteligentes, los operadores pueden utilizar aplicaciones de visibilidad de la cadena de suministro para monitorizar la temperatura, la humedad y los golpes de cada paquete, lo cual resulta útil si su empresa distribuye productos sensibles a la temperatura. Si una entrega supera ciertos umbrales de temperatura, los operadores pueden actuar con rapidez para reducir el deterioro.
Automatizar el mantenimiento
Los operadores pueden usar el CalAmp iOn para generar informes a demanda para cada vehículo y programar el mantenimiento según el uso y el kilometraje. También pueden recibir una alerta si un vehículo activa un código de diagnóstico de avería (DTC) y, si es necesario, desviar al conductor a un taller o enviar un vehículo de apoyo.
Conclusión
Los despachadores de carga se encargan de buscar y negociar la carga, gestionar los plazos de entrega, comunicarse con los clientes y mucho más. Por supuesto, es importante proporcionarles las herramientas adecuadas para optimizar su productividad.
Solicite una demostración hoy mismo para ver cómo CalAmp iOn puede ayudar a sus gestores de transporte de mercancías a trabajar de forma más eficiente y a ampliar su flota.