La tecnología puede mejorar enormemente el funcionamiento de una empresa y sus resultados. Esto también aplica a la gestión de flotas.
Los operadores de flotas pueden supervisar fácilmente vehículos, conductores y activos mediante software dinámico. Los sistemas telemáticos de flotas pueden mejorar la seguridad, la eficiencia y la productividad con funcionalidades adaptadas a empresas de todos los sectores.
En este artículo, abordaremos los sistemas de gestión de flotas, su funcionamiento y las ocho ventajas clave que demuestran por qué todo operador de flotas los necesita. También enumeramos los aspectos esenciales del software de gestión de flotas para que pueda elegir el más adecuado.
¿Qué es un sistema de gestión de flotas?
Un sistema de gestión de flotas es un software que ayuda a supervisar, rastrear y gestionar un grupo de vehículos. Los propietarios de empresas y operadores de flotas utilizan este software para garantizar que cada vehículo se utilice de forma responsable y eficiente.
Las soluciones telemáticas de flotas también pueden ayudar a capacitar a los conductores, garantizar que conduzcan correctamente y gestionar los activos (equipos o carga).
Un software de gestión de flotas dinámico como CalAmp Postulación utiliza dispositivos telemáticos instalados en vehículos para permitir el seguimiento basado en GPS, el diagnóstico del motor y los informes sobre el consumo de combustible.
El objetivo principal de usar un sistema de gestión de flotas es impulsar la productividad y mejorar la seguridad mediante métricas precisas que impulsen la toma de decisiones basada en datos. Los informes personalizados, centrados en KPI de alta prioridad, permiten tomar decisiones informadas que ayudan a alcanzar objetivos organizacionales más amplios.
Cuando los operadores y propietarios tienen la herramienta correcta, también pueden ahorrar dinero utilizando informes de mantenimiento preventivo, una mejor programación y la automatización de procesos operativos back-end como la gestión de nóminas.
8 beneficios clave de un sistema de gestión de flotas
Hay ocho ventajas cruciales de utilizar un sistema integral de gestión de flotas.
A continuación analizaremos cada uno de ellos en detalle.
1. Mejorar la seguridad
Implementando un programa de seguridad de la flota Y alentar a los conductores a operar sus vehículos de manera segura es esencial porque previene una conducción insegura que podría causar colisiones y otros incidentes, costando a las empresas miles de dólares en daños, pérdida de activos y honorarios legales.
Un sistema de gestión de flotas puede proporcionar información para el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento establecidos en el programa de seguridad de la flota. También ofrece a los operadores acceso en tiempo real al diagnóstico de sus vehículos y permite alertas inmediatas sobre conductas de conducción arriesgadas, como exceso de velocidad y frenadas bruscas.
CalAmp también ofrece soluciones de seguridad basadas en vídeoLas cámaras de tablero inalámbricas pueden ayudar a los operadores a monitorear la conducción y guiar a los conductores mientras conducen sus vehículos. También pueden proporcionar contexto y evidencia en caso de accidente.
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2. Supervisión e información en tiempo real
El rastreo vehicular por GPS y la telemática permiten a los operadores de flotas rastrear la ubicación de sus vehículos en tiempo real. Esta mejor visibilidad de la flota ayuda a los gerentes a comprender mejor lo que sucede en el campo y lo planificado inicialmente.
Por ejemplo, si hay un retraso constante en una obra o un conductor se retrasa repetidamente en sus entregas, los operadores pueden comprender claramente el motivo y tomar las medidas necesarias. También pueden planificar mejores rutas, optimizar la comunicación con los clientes y aumentar su satisfacción.
Un software como CalAmp iOn toma visibilidad de la flota Un paso más allá. No solo muestra la ubicación del conductor. También recopila información sobre el diagnóstico del motor, el comportamiento del conductor, los recursos, el consumo de combustible, los tiempos de inactividad, los códigos de falla del motor y más.
Los operadores pueden utilizar filtros y la función de búsqueda para obtener rápidamente las métricas que necesitan y tomar decisiones informadas en el momento.
3. Mantenimiento mejorado de la flota
Mantener todos los vehículos de su flota en buen estado es clave para crear una fuerza laboral eficiente que garantice la puntualidad de todas las entregas y servicios. Una flota con varios vehículos que requieren reparación reduce la eficiencia y provoca retrasos en el trabajo.
Estos retrasos cuestan dinero a las empresas y generan malas experiencias para los clientes. Además, causan frustración en los conductores y obligan a otros miembros de la flota a realizar trabajo extra para compensar el tiempo de inactividad causado por las constantes averías.
Estos factores se pueden solucionar fácilmente con el mantenimiento regular de la flota, pero si se ignoran, pueden tener graves consecuencias financieras. Una pequeña reparación que no se atiende a tiempo puede provocar daños importantes, largos tiempos de inactividad y miles de dólares en gastos en el mecánico.
Una solución de gestión de flotas que envía notificaciones periódicas de mantenimiento de vehículos fomenta las reparaciones preventivas y reduce los costos de mantenimiento. CalAmp envía alertas periódicas basadas en métricas de uso del vehículo, como horas de motor, consumo de combustible y kilómetros recorridos.
Con el software adecuado, puedes automatizar el mantenimiento de la flota y evitar costosas reparaciones.
4. Informes personalizados
Las operaciones de la flota son únicas para cada flota y los gerentes priorizan diferentes métricas en función de estos procesos.
Un sistema de gestión de flotas que permite a los administradores generar informes de vehículos personalizados facilita la toma de decisiones eficiente. Ayuda a los operadores a recopilar los datos necesarios para obtener información útil.
Estos informes son fáciles de compartir con los miembros del equipo y fomentan un enfoque colaborativo para mejorar la flota.
Los informes personalizados también incluyen notificaciones o alertas personalizadas que los operadores pueden usar para monitorear eficazmente su flota. Las advertencias genéricas podrían ser suficientes para elementos como el mantenimiento, pero cuando los operadores pueden personalizar las notificaciones relacionadas con el comportamiento del conductor o de cada vehículo, tienen un mejor control sobre su personal.
5. Gestión remota de flotas
La mayoría de las flotas actuales son móviles y están en movimiento, con múltiples vehículos que recorren diferentes rutas y probablemente brindan productos y servicios únicos.
Es importante que los operadores tengan la flexibilidad de supervisar su flota desde una ubicación remota o un sitio de trabajo, además de ver las operaciones desde oficinas, almacenes o instalaciones de distribución.
Una herramienta en línea con aplicaciones para computadoras de escritorio, portátiles, móviles y tabletas es clave para la gestión moderna de flotas. Permite a los administradores obtener una visión general de toda su flota en una sola ventana y acceder a ella desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Esto es especialmente crucial para las flotas internacionales, donde los operadores de diferentes zonas horarias intentan comunicar información de forma asincrónica.
6. Ahorra tiempo y dinero
Todas las funciones mencionadas anteriormente ayudan a los propietarios de flotas y empresas. mejorar la eficienciaPueden realizar más trabajo en menos tiempo. En consecuencia, ahorran dinero que de otro modo se habría gastado en reparaciones, retrasos, horas extras y más.
Por ejemplo, cuando las empresas cuentan con las herramientas necesarias para implementar un programa de seguridad para flotas, pueden mejorar la puntualidad de las entregas sin riesgo de accidentes ni conducción agresiva. Además de los ingresos que esto genera, también puede evitar gastos innecesarios derivados de colisiones y sus consecuencias.
Lo mismo aplica a una mejor programación, mantenimiento rutinario e informes personalizables. Una simple mejora en cualquiera de estas áreas puede generar beneficios para toda la flota.
El seguimiento de activos también es esencial para prevenir pérdidas y gastos en reemplazos. Por ejemplo, cuando los operadores y conductores reciben alertas de que se olvidan activos, como herramientas, pueden recuperarlos de inmediato en lugar de perderlos y reemplazarlos más tarde.
7. Mejorar la satisfacción del cliente
Una flota bien gestionada con una buena planificación y un seguimiento activo permite entregar las mercancías a tiempo y completar el servicio puntualmente.
Una empresa de servicios a domicilio que utiliza métodos manuales para el seguimiento de conductores y personal es ineficiente y lenta. Asegurarse de que todos los conductores o miembros del servicio lleguen puntualmente a sus citas puede ser tedioso, y los clientes se frustrarán por los retrasos en los servicios.
Por otro lado, una flota que utiliza un buen software para planificar sus rutas y rastrear sus activos puede verificar rápidamente la puntualidad de sus miembros. Pueden identificar rápidamente los retrasos, sus causas y corregir cualquier error recurrente.
De esta forma, una mejor visibilidad de la flota puede ayudar a los operadores a cumplir con sus cronogramas y mantener contentos a los clientes.
8. Hacer cumplir el cumplimiento
Los dueños de negocios deben asegurarse de que su flota cumpla con las directrices locales, estatales y nacionales. Una de ellas es el mandato ELD y sus puntuaciones CSA (cumplimiento, seguridad y responsabilidad).
An ELD o dispositivo de registro electrónico Es un dispositivo telemático y una tableta instalados en el vehículo que recopilan el tiempo de conducción, los datos del motor y los kilómetros recorridos. La solución ELD que utilice debe cumplir con los requisitos establecidos por la Administración Federal de Seguridad de Autotransportistas (FMCSA).
Las regulaciones federales exigen que los conductores comerciales utilicen un ELD para recopilar los registros del conductor y los datos del motor, según los requisitos especificados por la FMCSA. Si bien existen algunas excepciones, muchas flotas comerciales requieren una solución ELD para cumplir con las regulaciones más recientes.
Qué buscar en un sistema de gestión de flotas
Hay decenas de opciones de sistemas de gestión de flotas en el mercado, pero sus operadores necesitan el adecuado para gestionar una fuerza laboral eficiente.
Una solución telemática completa debe tener las siguientes características.
Miremos más de cerca.
1. Visibilidad de extremo a extremo
Su sistema de gestión de flotas debe garantizar la transparencia en toda la operación. Desde los lugares de trabajo hasta las rutas de los conductores y el diagnóstico de los vehículos, debe ofrecer una visión general detallada de todos los procesos que conforman una flota exitosa.
Generar informes personalizados a pedido y recopilar datos en tiempo real sobre el diagnóstico del vehículo, el comportamiento del conductor y los lugares de trabajo es crucial.
Mejorar la visibilidad de la flota Permite a los operadores rastrear y alcanzar las métricas correctas. Pueden tomar decisiones informadas en minutos, en lugar de esperar informes estáticos e implementar cambios en semanas o meses.
2. Telemática en tiempo real
El software de flotas debe proporcionar datos en tiempo real sobre la ubicación de los conductores, los activos, el diagnóstico del motor, los comportamientos de riesgo de los conductores y más. Los operadores deben poder acceder a la ubicación precisa y el diagnóstico de cada vehículo en segundos.
El software de flotas suele utilizar dispositivos a bordo del vehículo para recopilar y cargar estos datos en la plataforma en la nube del proveedor. Posteriormente, la plataforma los traduce y proporciona datos útiles al usuario final, en este caso, los operadores de flotas o los propietarios de empresas.
Esta telemática ayuda a mejorar la seguridad de los conductores, a proteger los activos y a garantizar que los servicios o entregas rara vez se retrasen. Contribuye a crear una flota eficiente y segura.
3. Seguridad basada en vídeo
Un aspecto vital de la gestión de flotas es seguridad basada en vídeoSi bien compartir y capacitar sobre las pautas de seguridad es el primer paso para una flota segura, los operadores necesitan una forma de garantizar que los conductores cumplan efectivamente los protocolos en sus rutas.
Cámaras de video y herramientas como CalAmp iOn facilitan esto. Los gerentes pueden ver cómo operan los conductores en su campo, recibir alertas instantáneas sobre conductas de conducción arriesgadas y contactarlos al instante para corregirlas.
4. UI intuitiva
Los equipos necesitan un software fácil de usar para operadores y gerentes con diferentes capacidades técnicas. Una interfaz de usuario compleja anula el propósito de una solución de gestión de flotas, ya que ralentiza la recopilación de información y, por lo tanto, la toma de decisiones.
Los operadores y gerentes deben poder personalizar rápidamente el software para adaptarlo a su flota y configurar las métricas correctas para rastrear y automatizar la generación de informes.
5. Capacidades de geocercado
El geofencing permite a las empresas automatizar las tarjetas de tiempo y optimizar la nómina. Los administradores de flotas pueden establecer un área predefinida alrededor de un almacén, obra o centro de servicio. Cuando un vehículo entra en este "perímetro", el sistema lo registra automáticamente.
El registro automático elimina las conjeturas sobre la nómina y elimina la dependencia de que los conductores informen sus horas con precisión.
El geofencing también puede restringir áreas a las que los conductores pueden acceder mientras trabajan, como parques, casinos o instalaciones de entretenimiento.
6. Gestión de activos
Rastree sus activos en tiempo real con etiquetas que le indican la ubicación de su equipo en todo momento. Utilice este rastreo para garantizar que sus herramientas, carga y remolques nunca se pierdan.
Sin seguimiento de activosLos proveedores de servicios podrían perder accidentalmente su equipo al dejarlo abandonado en casa de un cliente o al caerse de su vehículo. En la mayoría de los casos, los propietarios deben reemplazarlo con sus propios ingresos.
Los activos también pueden ser robados o retirados sin permiso. Los administradores pueden prevenir todas estas situaciones mediante software de seguimiento de activos.
7. Acceso móvil
Los operadores de flotas no siempre pueden acceder a varias ubicaciones para gestionar los vehículos. Es más fácil supervisar la flota desde una computadora o un dispositivo móvil, lo que les permite iniciar sesión en cualquier momento y obtener datos casi al instante.
Sin acceso móvil, los operadores de flotas se ven obligados a acudir a la oficina para recopilar datos, programar rutas y supervisar las entregas. Esta opción no es viable para los trabajadores de flotas híbridas.
8. Integraciones
Una solución telemática de flotas compatible con su software de logística y nóminas actual es ideal. Una plataforma como CalAmp cuenta con herramientas para desarrolladores que le permiten integrar datos a través de CalAmp Telematics Cloud (CTC) en sus sistemas internos y externos.
Esta funcionalidad vital crea un proceso de trabajo cohesivo que permite a los operadores transferir datos sin problemas y obtener información útil sobre sus conductores, activos y más.
9. Informes
Asegúrese de que su flota funcione de forma óptima con datos a corto y largo plazo. En lugar de depender de datos granulares en un sistema disperso, puede usar un software de gestión de flotas para recopilar todos los datos relevantes en un solo lugar y analizar cómo un factor afecta a otro.
Los operadores también necesitan exportar conjuntos de datos e informes y compartirlos fácilmente con su equipo o las partes interesadas. CalAmp iOn es la herramienta perfecta para esto, ya que permite filtrar y buscar entre todos los datos y compartirlos con el equipo en tan solo unos clics.
Estos son sólo unos pocos Características imprescindibles para una solución de gestión de flotasPuede obtener más información a través de nuestro seminario web gratuito.
Conclusión
Los sistemas de gestión de flotas pueden optimizar cualquier flota, independientemente de su tamaño o sector. Ofrecen a los operadores toda la información que necesitan casi al instante y les ayudan a convertir conjuntos de datos dispersos en información coherente y práctica.
Los operadores pueden rastrear vehículos, monitorear el comportamiento de los conductores, capacitarlos, rastrear activos, crear geocercas y más. Estas funcionalidades hacen que el software de gestión de flotas sea una mejor opción que el rastreo manual.
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