Als Einkäufer möchten Sie Ihrem Flottenmanager, Wartungsleiter oder Bauleiter stets schnellstmöglich die benötigten Produkte und Lösungen liefern und gleichzeitig die behördlichen Beschaffungsvorschriften einhalten. Der kooperative Einkauf ist oft der schnellste und effektivste Ansatz.
Wenn eine Abteilung eine Telematiklösung für ihre Flotte benötigt, kann sich der traditionelle Beschaffungsprozess – die Erstellung einer Spezifikationsliste, die Veröffentlichung von Ausschreibungen und die Auswertung mehrerer Angebote – über Monate hinziehen. Das führt zu Überstunden und ungeduldigen Abteilungsleitern. Kooperative Einkaufsverträge eliminieren den Großteil dieser Arbeit. Ihre Behörde oder Institution erhält die benötigte Lösung schneller und zu einem wettbewerbsfähigen Preis. Und Sie sparen Steuergelder.
Wie funktioniert der kooperative Einkauf?
Bei einem kooperativen staatlichen Einkaufsprogramm bilden mehrere staatliche Stellen (Bundesstaaten, Landkreise und Gemeinden) und in manchen Fällen auch Bildungs- und gemeinnützige Organisationen eine einzige Einheit und teilen vorab ausgehandelte Einkaufsverträge mit den Mitgliedsorganisationen.
Um diese Verträge abzuschließen, erstellt die Einkaufsgenossenschaft detaillierte Ausschreibungen, die auf den Bedürfnissen ihrer Mitglieder basieren. Anschließend durchläuft sie ein strenges Ausschreibungsverfahren, das den Anforderungen der öffentlichen Beschaffung, einschließlich der Dreierregel, entspricht. Die Ausschreibungen werden veröffentlicht und jedes Angebot sorgfältig geprüft, einschließlich der Qualität des Angebots und der Preisgestaltung. Anschließend werden mit hochwertigen Lieferanten die günstigsten Verträge ausgehandelt und den Mitgliedern angeboten.
Einige Behörden missverstehen, wie die Verträge zustande kommen, und befürchten, dass die Beschaffungsanforderungen nicht eingehalten wurden. Das ist nicht der Fall. Die Einkaufsgenossenschaft hat die Anforderungen der öffentlichen Ausschreibung bzw. des Angebots im Namen ihrer Mitglieder erfüllt.
Um Sie im Falle einer Prüfung zu schützen, stellen die meisten Einkaufsgenossenschaften Vertragsdokumente einschließlich der RFP sowie Unterlagen zur Ausschreibung bereit.
Die Mitgliedschaft dauert nur wenige Minuten und ist kostenlos.
Vorteile des kooperativen Einkaufs
Durch gemeinsame Einkaufsverträge sparen Sie sich nicht nur den Aufwand für die Veröffentlichung von Ausschreibungen und die Prüfung von Angeboten, sondern sie bieten auch:
- Minimieren Sie den Bedarf für die Recherche von Anbietern und Produkten
- Sparen Sie sich und Ihren Endbenutzern die Zeit, die Sie mit der Erstellung von Spezifikationen verbringen
- Stellen Sie sicher, dass Ihren Endbenutzern keine gewünschten Funktionen entgehen, weil diese versehentlich in den Spezifikationen nicht aufgeführt wurden.
- Eliminieren Sie die RFP-Werbekosten
Die Endbenutzer können sogar angeben, von welchem Anbieter sie kaufen möchten.
Angenommen, der Fuhrparkmanager kommt nach Recherchen zu Telematiklösungen zu Ihnen und hat festgestellt, dass der Fuhrpark am meisten von CalAmp iOn (CalAmps Fuhrparkmanagementlösung) und CalAmp Vision (CalAmps Videotelematiklösung) sowie deren EsriGIS-Integration profitieren würde . Suchen Sie einfach eine der Einkaufsgenossenschaften, die Verträge mit CalAmp hat , und wählen Sie aus dem Angebot dieses Vertrags – Sie müssen nicht einmal mit anderen Anbietern sprechen.
Die Verträge decken alle aktuellen Anforderungen Ihres Endbenutzers ab und bieten die Möglichkeit, künftig weitere Produkte und Dienstleistungen hinzuzufügen. Darüber hinaus sind die Preise möglicherweise günstiger als bei einer eigenständigen Lösung.
Die Wahl der richtigen Einkaufsgenossenschaft
Berücksichtigen Sie diese Faktoren bei der Auswahl einer Einkaufsgenossenschaft, mit der Sie zusammenarbeiten möchten.
Ist es eine Regierungsbehörde?
Manche Einkaufsgenossenschaften, wie beispielsweise Sourcewell , sind nicht nur auf die öffentliche Auftragsvergabe spezialisiert, sondern selbst staatliche Einrichtungen. Daher kennen sie die Anforderungen an die Einhaltung staatlicher Regeln und Vorschriften aus erster Hand. Zudem können sie – anders als gewinnorientierte oder gemeinnützige Genossenschaften, die auf die Beauftragung anderer öffentlicher Stellen angewiesen sind – ihre eigenen Ausschreibungen und Vergabeverfahren durchführen.
Im Gegensatz zu einer staatlichen Einkaufsgenossenschaft vergeben manche gewinnorientierten Genossenschaften Aufträge möglicherweise neben Lieferanten höherer Qualität auch an Lieferanten geringerer Qualität.
Welche Dokumentation ist verfügbar?
Stellen Sie sicher, dass die Genossenschaft Ihnen neben dem Vertrag selbst auch alle anderen Belege zur Verfügung stellt, die Sie im Falle einer Prüfung benötigen.
Wie sieht ihr Lieferantenprüfungsprozess aus?
Einkaufsgenossenschaften sollten nicht nur eine große Auswahl an Lieferanten, sondern auch ein gutes Lieferanten-Screening-Programm anbieten. Fragen Sie nach Details. Ein effektives Screening-Programm stellt sicher, dass Sie qualitativ hochwertige Waren von einem hochwertigen Lieferanten kaufen. Sourcewell beispielsweise achtet nicht nur auf die Breite und Tiefe des Angebots, sondern auch auf Faktoren wie Garantien und Kundenservice.
Der RFP-Prozess ist unglaublich zeitaufwändig, und kein Einkäufer kann Experte für alle Produkte und Dienstleistungen sein, die er beschaffen muss. Kooperative Einkaufsverträge sind wettbewerbsfähig, konform und effizient. Das macht sie zu einer bewährten Methode für Einkäufer, die das richtige Produkt und das beste Angebot suchen.
Erfahren Sie hier mehr über die Lösungen von CalAmp für den Regierungssektor.